3 conseils pour mettre en place des outils numériques dans un groupe
3 conseils pour mettre en place des outils numériques dans un groupe
En une phrase
Commencer par soi-même ; commencer simple ; commencer en présence
Type de fiche
Astuces
Thématique concernée
Partage et circulation de l'information (à distance)
Description
Des outils numériques imposés ou inadaptés sont au mieux inefficaces, voire parfois nuisible au groupe.
Nous vous proposons ces 3 règles de bon sens lorsque vous voulez utiliser de nouveaux outils pour "faciliter" le travail collectif :
1/ Commencer par soi : assurez-vous d'être vous-même à l'aise avec l'outil, de pouvoir facilement le présenter et d'être capable d'aiguiller une personne à distance qui appelerait "je suis paumé avec ton outil, tu peux m'aider à ..."
2/ Commencer simple : privilégiez des outils les plus simples possibles. Questionnez-vous 2 fois avant de mettre un identifiant/mot de passe (cela suffit à perdre un bon nombre de personne).
3/ Commencer en présence : profitez des temps de réunions pour présenter l'outil et le faire tester concrètement. Si il y a besoin de créer un compte, faites-le ensemble. C'est un peu fastidieux mais c'est la garantie de lever d'éventuels obstacles techniques (beaucoup plus durs à lever une fois que chacun est reparti chez soi).
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Merci et... au fait, pourquoi pars-tu ?
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Astuces
Thématique concernée
Implication
Description
Il est normal que les personnes se désimpliquent et s'éloignent tôt ou tard d'un projet. Cela se fait parfois "en douceur" (déménagement, famille, construction d'une maison...), ou parfois avec des frictions :
le syndrome EPM (Et Puis Merde) illustre en quoi une personne peut soudainement partir en claquant la porte. Le risque est alors l'effet "contagion" de cette attitude.
"C'est pas mon problème" est un autre mécanisme, où les personnes restent "mobilisées" (souvent via un contrat de travail, un ordre direct de leur chef-fe) mais ne sont plus "impliquées".
Dans tous les cas, lorsque l'animateur-ice du projet repère une désimplication, il sera toujours :
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Garder les portes du projet/groupe ouvertes pour un renouvellement naturel des forces vives
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Astuces
Thématique concernée
Implication
Description
Les personnes impliquées aujourd'hui dans votre projet finiront par se désimpliquer. Il faut donc anticiper le renouvellement. Quelques questions à se poser pour se mettre dans le peau d'un "nouveau" :
Un nouveau a-t-il accès aux informations ? Ces infos sont-elles synthétisées et rendues compréhensibles pour une personne qui n'est pas dans le quotidien du projet ?
Existe-t-il des réunions dédiées aux nouveaux ? (une "session de rattrapage", une réunion notre projet "pour les nuls" etc...) Bref, un temps où ils se sentent autorisés à venir et poser toutes les questions de néophytes.
Existe-t-il des tâches simples et accessibles pour des personnes peu impliquées ? Cela permettrait de franchir une 1ère étape dans l'implication.
De façon générale, cela consiste à travailler le parcours d'implication : personnes extérieures > observateurs > réactifs > proactifs
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S'assurer qu'on reste dans le sujet, de façon constructive
Description
Être vigilant aux échanges hors-sujet qui surgiront (immanquablement), et ramener en douceur vers le sujet de la réunion. Si un point précis focalise les échanges (sujet complexe ou clivant) et risque d'accaparer tout le temps disponible, on peut inviter à le re-programmer lors d'un temps/une réunion dédiée.
Garantir le timing, tant sur le déroulé global de la réunion que des prises de paroles trop longues ou trop répétées.
Aller chercher celles·ceux qui ne s'expriment pas ou peu.
Ces recadrages seront d'autant mieux acceptés et légitimes que vous aurez précisé votre rôle au début de la réunion (mon rôle m'autorise à la concision, à recadrer les débats, à garantir la répartition de la parole, à nous ramener vers des postures constructives etc...)
Les phrases-type du facilitateur : "je vous invite à...", "je vous propose de"...
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Des règles et un cadre qui sécurisent les participants.
Type de fiche
Astuces
Thématique concernée
Partage et circulation de l'information (en présence)
Description
Quelques outils
Le Bâton de parole : un objet qui est placé au milieu du cercle à prendre pour prendre la parole et à reposer quand on a fini de parler ; pas d'intervention tant que l'objet n'est pas reposé (évite la surréaction et permet à l'intervenant d'aller au bout de son cheminement) ; si on souhaite intervenir, on prend des notes ; on peut aussi prendre l'objet de parole pour créer un silence.
Accords de groupe sur les prises de parole. Il s'agit de décider ensemble des règles de prise de parole (ou règles de vie en réunion) et les afficher ensuite au mur à chaque réunion (des Panneaux indicateurs de paroles). Ex : “Savoir lâcher prise et relativiser”, “Écouter de sorte de pouvoir parler”, “Parler de sorte de pouvoir Écouter”, “le silence est bon”, “Parole consciente”, “Parler avec élan”, “Parler en "Je"”, “Parler au centre” (s'adresser au collectif), “Suspendre ses jugements”, “Laisser de la place à l'autre” et “Savoir trouver sa place”. Il peut y avoir aussi des règles sur les horaires, la mise en place d'un quorum (=nombre minimum de personnes) et les modalités de prise de décision.
Contenu
Les regroupements sont les temps-forts de la formation. Il est essentiel d'y participer.
Du 15 avril au 24 avril 2019 :
25 et 26 avril 2019 : 1er regroupement, à Gap
Du 29 avril au 10 mai :
Du 13 mai au 24 mai
Du 27 mai au 5 juin
6 et 7 juin : 2ème regroupement, à Gap
....
...
...
En une phrase
Créer volontairement la polémique dans un cadre ludique !
Objectif·s de l'animation
Discuter , échanger, questionner
DescriptionLa méthode en quelques étapes
Ce débat permet d’exprimer son opinion en se déplaçant physiquement.
0. Concevoir une ou plusieurs questions clivantes. Dans un espace ouvert matérialiser deux cotés: d’accord/pas d’accord.
1. Expliquer la règle: chacun peut à tout moment exprimer son avis en se déplaçant.
2. Poser la question et inviter les participants à se positionner.
3. Donner alternativement la parole à un camp puis l’autre en régulant / reformulant.
4. Quand le débat s’essouffle, poser la question suivante ou clore.
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Un cadre qui sécurise les individus et leurs besoins
Type de fiche
Concepts
Astuces
Thématique concernée
Partage et circulation de l'information (en présence)
Description
Les accords de groupes peuvent se définir comme la formalisation d'un cadre collectif qui sécurise la participation des individus à un temps de réunion et qui permet ainsi de remplir les besoins individuels de chacun des participants.
Il est l'aboutissement de l’expression des besoins de chaque participant et, si nécessaire, d'une négociation entre besoins contradictoires. Les accords de groupe prennent souvent la forme d'un nuage de mots ou de petites phrases qui permettent de rendre visible au groupe l'ensemble des besoins de ses membres afin de permettre leur prise en compte par chacun.
Le but des accords de groupe, c'est qu'à travers l'expression des besoins de tous, le temps collectif ne rencontre les limites de personnes. On parle donc bien a priori ici de besoins profonds sur et non de simples préférences, que les participants peuvent formuler à travers une phrase commençant par "Pour que ce moment passé ensemble ne rencontre pas mes limites, j'ai besoin de...". On valide donc généralement les accords de groupe au consentement, en ce sens qu’ils ne remplissent pas nécessairement les préférences de chacun, mais qu'ils ne percutent les limites de personne.
Puisqu'ils sont garants d'un cadre collectif sécurisant, c'est au collectif dans sa globalité qu'il incombe de veiller au respect des accords de groupe. Un rôle peut-être attribué pour dédier à quelqu'un la tâche d'être en attention du respect du cadre à une personne en particulier, mais il ne dédouane personne de sa responsabilité quand à son respect individuel des besoins et limites des autres.
Les accords de groupe doivent
Être co-créés par chaque participant : puisque aucune personne ne peut formuler les besoins ou les limites du moment d'une autre. Une petite méthode d'animation pour co-créer vos accords de groupe. Le temps de formulation des besoins du collectif doit être sanctuarisé et être suffisamment accueillant /serein pour permettre à chacun d'exprimer ses besoins en toute liberté et authenticité,
Être redéfinis dés lors que la composition du groupe change : puisqu'ils sont liés aux individus, dés que la composition du groupe évolue, il faut faire évoluer les accords qui s'adaptent aux besoins des personnes présentes;
Être re-validés à chaque nouveau regroupement : puisque si la composition d'un groupe ne change pas, les besoins et limites de chacun évoluent chaque jour. La re-validation des accords de groupe peut donc être rapide mais elle est nécessaire (à travers un tour de consentement par exemple);
Être rendus visibles : puisqu'ils doivent être respectés tout le temps, ils doivent être visibles et accessibles en permanence, d'autant plus que c'est le groupe dans sa globalité qui est garant du respect de ces accords.
Les accords de groupe ne permettent pas
De sécuriser de manière globale les échanges au sein d'un projet collectif ou d'une organisation : ils sont à privilégier pour les moments de rencontres physiques ou distants de type réunion, mais doivent être complétés par des architectures plus fines à l'échelle d'une organisation (moments dédiés à l'apaisement des tensions, rituels de gestion des conflits, etc...).
De sécuriser les échanges sur des sujets trop brûlants ou dans l'urgence : les accords de groupe reposent principalement sur la capacité de chacun à exprimer avec authenticité ses besoins à respecter les besoins des autres. En situation de conflit interpersonnels ou dans des contextes trop chargés émotionnellement, les accords de groupe doivent être remplacés par des dispositifs de médiation plus complet et pertinents.
Et si nos besoins se marchent sur les pieds ?
Il arrive parfois que les besoins de deux personnes ou plus se percutent, s'opposent. On ne peut pas commencer à travailler sereinement dans ces conditions, les concernés ne pouvant être sereins à ce moment. Dans ce cas, trois petites étapes permettent de débloquer la situation :
Clarifier : inviter chaque concerné à reformuler son besoin pour vérifier qu'il y a vraiment une opposition et bien comprendre ce qu'il y a derrière les mots;
Effectuer une nouvelle proposition : une fois bien compris les besoins exprimés, une reformulation peut-être proposée et passée au consentement auprès des deux intéressés. Exemple :"J'ai besoin de calme VS j'ai besoin de bouger" deviendrait "j'ai besoin de moments de calme ET j'ai besoin de moments pour bouger"
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Des rôles plutôt que des fonctions !
Type de fiche
Astuces
Thématique concernée
Partage et circulation de l'information (en présence)
Description
L'animation de la réunion peut être “distribuée” à plusieurs personnes pour des rôles tels que :
un animateur, qui gère le déroulement de l'ordre du jour
un facilitateur qui facilite le passage de parole de l'un à l'autre, qui s'assure que les participants s'écoutent et ne se coupent pas la parole et qui est attentif à ce que chacun puissent parler
un maître du temps qui garantit le “timing” pour chaque point à l'ordre du jour et qui prévient des débordements de temps => "combien de temps pour ce point ?", "il reste X min"...
un scribe pour prendre des notes et/ou garder une trace, réaliser un compte-rendu, un relevé de décisions
Il existe d'autres rôles potentiels, selon les besoins :
un accueilleur, qui accueille les personnes en retard (à voix basse, sans interrompre la réunion) et leur précise où en est la réunion. Les personnes se sentent ainsi intégrées à la réunion sans que le déroulement s'en trouve interrompu.
un scrutateur d'ambiance ou responsable de la convivialité ou garant de la bienveillance ou dynamiseur, qui s'attache à repérer les signes non verbaux des participants et fait des propositions à l'animateur pour adapter le rythme de la réunion.
un scrutateur de la circulation de la parole qui note, sous forme d'un schéma, les personnes qui ont pris la parole et à qui elles se sont adressées (au collectif ? à une personne en particulier ?) et qui le montre en fin de réunion par exemple.
Il peut être intéressant de faire tourner les rôles pour que les personnes du groupe partagent les responsabilités.
Ressources CC-BY-SA Auteures : Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Description
Poser des questions ciblées est souvent bien plus puissant que d'apporter des réponses construites, mais qui pourrait être perçues comme péremptoires et surtout en contradiction avec la posture de service de l'animateur·ice.
Si ces questions sont ouvertes (à l'inverse des questions fermées qui appellent une réponse par oui ou non), c'est encore mieux.
En une phrase
Du risque de ne pas travailler sur l'implication et le renouvellement
Type de fiche
Concepts
Thématique concernée
Posture de l'animateur-ice
Description
S'il est normal que l'animateur assume un côté "dictateur bienveillant" lorsque le groupe/projet est au stade "enfant (voir la fiche "maturité des groupes"), cette posture doit s'atténuer au fil du temps sous peine de se transformer en "fondateur-fossoyeur" : c'est à dire la personne, souvent charismatique et visionnaire, qui a rendu le groupe/projet tellement dépendante d'elle que tout s'écroule le jour où cette personne part.
En une phrase
"Parler est un besoin, écouter est un art"
Description
Cette petite citation de Goethe résume parfaitement la posture essentielle d'animation d'une réunion : se centrer sur l'écoute.
Quelques questions pour interroger sa propre écoute :
M'arrive-t-il d'interrompre les autres ?
M'arrive-t-il de ne plus écouter sincèrement ce que dit l'autre parce que j'ai un besoin intense et urgent d'exposer mon idée ou mon point de vue ?
Ai-je déjà essayé d'écouter quelqu'un en me forçant à ne pas réagir, simplement écouter cette personne en me taisant ?
M'arrive-t-il de laisser mes pensées aller ailleurs alors que quelqu'un est en train de parler ?
Comme tout travail sur soi, l'écoute idéale n'existe pas et ne doit pas devenir un fardeau de culpabilité. La posture d'animateur·ice de réunion implique cependant de faire de son mieux. Ni plus ni moins.
En une phrase
Etre en attention au groupe, prendre du recul
Description
"Sentir" un groupe n'est pas toujours aisé, mais il est parfois bien utile de jauger l'ambiance, les tensions, le niveau d'attention des personnes...
Lorsque l'animateur·ice détecte un frein (participants fatigués, tendus) ou une opportunité (envie partagé de travailler ou de discuter d'un sujet...) , deux possibilités :
soit on propose de ré-orienter le déroulé de la réunion (parfois une simple pause supplémentaire suffit, parfois il faut réguler en "crevant" l'abcès des tensions)
soit on invite le groupe à prendre conscience de sa propre dynamique : "si on regarde la situation de l'extérieur, qu'est-il en train de se passer dans notre groupe ?"
En effet, vous avez raison, cette posture est en partie incompatible avec la précédente posture sur l'écoute active :-/
En une phrase
Un classique de l'intelligence collective, dont on ne se lasse pas !
Objectif·s de l'animation
Discuter , échanger, questionner
Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations
Description
Une question centrale, à partir de laquelle chaque participant·e peut proposer un atelier thématique.
Une idée simple et empreinte de liberté, mais qui demande un cadre bien préparé.
Jeux de positionnements / Visualisation de données avec les pieds
Jeux de positionnements / Visualisation de données avec les pieds
En une phrase
Les participants se positionnement les uns par rapport aux autre
Objectif·s de l'animation
S'énergiser, briser la glace
Description
Ce jeu d'inclusion spécial "données ouvertes" permet de démarrer une réunion tout en restant sur le terrain de jeu de la journée... Le principe est simple. Les personnes d'un groupe se répartissent dans l'espace de manière à représenter visuellement des données. Idéalement un animateur donne les consignes, aide les personnes à se placer et donne quelques commentaires de chaque figure.
L'animation dure 10-15 minutes et nécessite un groupe d'au moins une douzaine de personnes.
1ère figure
Le groupe est invité à se répartir dans un espace défini. Il lui est expliqué à quoi peut servir une donnée (mesurer la répartition socio professionnelle d'un groupe, l'âge des individus...). Une des premières formes permettant de faire ce type de mesure est le camembert : l'animateur invite alors le groupe à former un cercle pour représenter le camembert et demande ce qu'il est possible de mesurer avec. En fonction des réponses (exemple : parité), on invite alors les personnes à se répartir dans le cercle par catégorie (H/F)...ce qui permet de réaliser la mesure et la commenter.
2ème figure
Pour la deuxième figure, on peut choisir les histogrammes qui, par exemple, peuvent mesurer par tranche d'âge. Le groupe est alors invité à se mettre en rang en fonctions de repères qu'aura fixé l'animateur et selon leur tranche d'âge. Il est alors possible de commenter la répartition.
3ème figure
Le groupe est invité à se répartir sur une cartographie fictive (NORD-EST-SUD-OUEST) définie dans l'espace, en fonction, par exemple, de son lieu de naissance. Dans un second temps, on lui demande de se répartir sur cette cartographie en fonction de son lieu de travail. On peut aussi commenter les flux migratoires ;-) . La fin peut se faire de manière festive en demandant à toutes et à tous de se rejoindre sur le lieu de la manifestation en cours...
En une phrase
Pas de coopération sans inter-connaissance
Type de fiche
Astuces
Thématique concernée
Dynamiques des groupes
Partage et circulation de l'information (en présence)
Description
Ne pas oublier que prendre le temps de faire connaissance (par des présentations, des jeux ou des temps informels – repas, balades, ateliers de création...) est un préalable indispensable à la coopération.
L'interconnaissance pourra ensuite mener à la confiance et à la créativité.
Les jeux de coopération et/ou d'interconnaissance permettent de mieux connaître les fonctionnements des autres membres du groupe :
La gare centrale : pour organiser et rendre visible l'information
La gare centrale : pour organiser et rendre visible l'information
En une phrase
L'espace de partage d'information qui rend visible tous les éléments utiles aux membres d'un collectif pour y agir en collaboration.
Type de fiche
Concepts
Description
Une gare centrale : des usages multiples
En fonction de la manière dont elle est conçue, et selon la nature du collectif, la gare centrale peut être à la fois :
Un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun
Un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun
Un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles et relevé de décision
Un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien
Un tableau de bord : qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages
Un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'information nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit,
Que trouve t-on dans une gare centrale ?
Pour rendre concret l'intérêt d'une gare centrale, voici quelques exemples d'éléments que nous pouvons y trouver.
Pour favoriser une gouvernance collective
Les éléments de définition du collectif et dans lesquels s'inscrit l'action (valeurs, finalité, objet, raison d'être, projet associatif...)
Les règles de prise de décision afin de permettre à chacun de contribuer selon les modalités définies collectivement
Les modalités de gouvernance et les rôles de chacun qui rend lisible les différents organes qui rythment la vie du collectif et leurs fonctions (groupes de travail, conseil d?administration, comité de pilotage, etc.)
L'agenda qui met en avant les prochains temps de rencontre et permet à chacun de savoir quand rencontrer le collectif (réunions formelles, événements,...)
L'annuaire ou la cartographie des contributeurs afin de visualiser qui compose le collectif et de prendre contact avec chacun
Pour conserver la mémoire
L'historique du collectif afin de pouvoir s'imprégner de sa culture et des grandes étapes de son développement afin d'ancrer le projet
Les différents comptes-rendus, en guise de restitution des actions de chacun et en tant que mémoire vivante de l'action
Les relevés de décision qui évitent de se reposer plusieurs fois les même questions et de rendre effectifs les choix effectués
Pour agir collectivement
La liste des différents outils utilisés par le collectif, leurs règles d'usage utilisés par le collectif. Il peut s'agir des outils numériques ou physiques (forums, listes de discussion, mur des projets, affichage de l'agenda, espace de stockage de documents, etc...) et ce peut-être complété par des liens vers des tutoriels.
Les modalité de d'implication dans les actions qui permettent à chacun de savoir comment contribuer sur tout ou partie du projet porté par le collectif (référents, fréquence de réunion, prochaine rencontre, modalités de contribution,etc.).
La liste des actions menées en cours ou passées afin de rendre visible ce qui se fait et ce qui s'est fait par le passé afin d'agir en ayant une vision d'ensemble.
Les ressources partagées par le collectif (bases de données, fiches méthodologiques, rapports d'activités,...)
Tout cet ensemble n'est pas nécessairement intégré DANS la gare centrale, mais on trouve au moins le lien vers ces informations, qui peuvent utiliser des outils externes.
La gare centrale est le guichet unique qui nous permettra de retrouver une ressource.
Avec quels outils créer une gare centrale ?
De nombreux outils peuvent être utilisés pour des gares centrales, en fonction de la complexité du collectif concerné, de sa taille, du nombre d'éléments à partager et des compétences disponibles.
En voici quelques exemples classés du plus simple (mais limité en fonctionnalité) au plus complexe (mais pleins de possibles) :
Un simple affichage physique : avec des feutres et du scotch. Lorsque le groupe dispose d'un espace physique accessible régulièrement à tous les membres, un simple support physique peut largement suffire.
Illustration :
Une pauvre page oueb : avec le html. Quand le nombre d'informations à transmettre est limité, une simple page html est largement suffisante !
Les Pads : avec les papapad. Le PapaPad est la papa de tous les pads, il est bien utile pour ne pas perdre les liens vers ses pads de comptes-rendu, mais vite limité !
Padlet : c'est un principe de "tableau blanc" sur lequel on va pouvoir coller un certain nombre d'éléments. Il deviendra peu lisible dés lors que l'on aura trop de choses à y mettre.
Wekan / Trello : ce sont des tableaux de bords adaptés à agencer un plus grand nombre d'éléments que Padlet, notamment car l'outil permet d'organiser plusieurs tableau dédié à une équipe.
Agorakit : un outil qui permet de créer une sorte de minisite avec un certain nombre d'outils déjà intégrés (agendas, annuaire, cartographie des membres, etc. Il s'agit 'un logiciel libre. il rencontre une limite dés lors que nos besoins sortent du cadre déjà prévu.
Yeswiki : c'est un logiciel de création de site webs collaboratifs, facilement modifiable par chacun. Il demande une prise en main plus importante que les autres outil mais s'adapte à tous les besoins du collectif. YesWiki a été conçu pour rester simple, mais il a été aussi pensé pour que des fonctionnalités cachées, installées par défaut, puissent être activées au fur et à mesure de l'émergence des besoins du groupe.
En une phrase
Brise glace simple et ludique où une personne en guide une autre qui chemine les yeux fermés.
Objectif·s de l'animation
S'énergiser, briser la glace
DescriptionLa méthode synthétisée
0. Choisir un espace favorable à la marche (terrain relativement plat, peu d’obstacles, pas de danger à proximité) avec des environnements variés (sols différents, dedans/dehors, stimulations auditives/olfactives).
1. Demander aux participants de se mettre par binôme. L’un ferme les yeux, l’autre guide le premier par la voix et/ou un contact physique.
2. Cheminer quelques minutes avant d’inverser les rôles.
En une phrase
Un bon délesteur émotionnel avant de démarrer une réunion
Objectif·s de l'animation
Ouvrir/cloturer une réunion
DescriptionLa méthode synthétisée
Un exercice où l’on demande aux participants d’exprimer leur état intérieur du moment sous forme de météo.
1. Demandez aux participants de partager leur humeur du moment sous forme de météo: « Si vous étiez un ciel, de quelle couleur seriez vous aujourd’hui ? »
2. À tour de rôle chacun s’exprime autant qu’il le souhaite, sans être interrompu par les autres.
En une phrase
Voter ou effectuer le meilleur choix... plutôt que le moins pire !
Objectif·s de l'animation
Décider et rendre visible les décisions
Description
Le principe est simple : il s'agit de demander aux personnes de se positionner sur l'ensemble des choix possibles, en leur demandant si comment ils jugent cette possibilité sur une échelle graduée de "oulala c'est la cata" à "ce serait trop tip-top". Une fois tous les votes effectués il suffit de comptabiliser la somme des positionnements des participants et de décider en fonction de ses propres critères définis à l'avance (exclure tous ceux ayant au moins un avis trop négatif, prendre celui qui recueille les avis le plus positif,...).
C'est un mode de prise de décision qui se marrie très bien avec des habitudes de décisions par consentement, dans des situation où il faut choisir entre plusieurs propositions.
Ainsi le jugement majoritaire permet d'éliminer les propositions rencontrant les limites de certains et de conserver celles qui recueillent le plus d'avis positifs, indépendamment du nombre de voie pour l'un ou l'autre des choix possibles. Cela évite notamment la fameuse "tyrannie de la majorité" au profit d'un consentement autour du meilleur choix pour le groupe.
En une phrase
Une alternative au consensus (parfois mou)
Objectif·s de l'animation
Décider et rendre visible les décisions
Description
Là où, pour agir, le consensus exige que tous les participants à une décision soient unanimes, le consentement se contente du fait qu’aucun membre n’y oppose d’objection raisonnable. Une objection est jugée raisonnable si elle bonifie la proposition à l’étude ou l’élimine complètement. L’objection n’est plus synonyme d’obstruction mais d’identification de limites, de tolérances qui deviennent les conditions de réalisation de la proposition. Le processus permet de faciliter l’identification de ces conditions et la mise en pratique des décisions.
En une phrase
Ou l'art de résoudre les problèmes avant qu'ils ne surgissent
Type de fiche
Astuces
Thématique concernée
Posture de l'animateur-ice
Description
En tant qu'animateur, nous avons tendance à voir arriver les problèmes de loin, et il nous est naturel de vouloir les résoudre. Le problème est que les membres du groupe ne voient rien et ont l'impression que tout va bien, alors l'animateur sue sang et eau.
Laisser quelques problèmes survenir, lâcher-prise sur quelques sujets permet de rendre visible l'activité, les tâches et ainsi de rendre le groupe plus autonome et plus conscient.
Description
Cette méthode peut prendre des formes différentes, plus ou moins complexes, mais le processus reste la même :
chaque participant apporte des éléments de réponse ou d’intuition face à une problématique posée via des petits papiers
toutes les contributions sont ensuite commentés et classés devant l’assemblée (soit selon une typologie déterminée en amont, soit en fonction de récurrences constatées sur le moment par l’animateur et le groupe).
Le tableau ainsi réalisé permet à chacun de visualiser la problématique sous tous ses angles avec ses points forts et ses points faibles et de partir d’une base de discussion commune
En une phrase
Nourrir les proactifs, les réactifs, les observateurs et mêmes les inactifs !
Type de fiche
Concepts
Thématique concernée
Partage et circulation de l'information (à distance)
Partage et circulation de l'information (en présence)
Description
R comme "Rencontres (synchrones) : elles concernent les plus actifs
E comme "Échanges entre les rencontres" (asynchrones) : cette activité permet de ne pas oublier les moins actifs (en particulier les « observateurs » qui pour certains pourront un jour devenir actifs).
P comme "Partage", et plus précisément "Espace de partage" : ce n’est pas un simple flux qui passe dans le temps. Il permet de retrouver les éléments importants en fonction de la thématique plutôt que de celui du moment où ils ont été apportés. C’est un peu la mémoire du groupe.
I comme "Information". Elle concerne tout le monde (y compris ceux qui sont actuellement, en dehors de la communauté), mais comme c’est trop souvent la première (et parfois la seule) activité à laquelle on pense, je l’ai placée en dernier !
Selon Jean-Michel CORNU, il est essentiel de répartir le peu de temps dont vous disposez pour avoir même très imparfaitement ces quatre activités et votre groupe se développera de façon naturelle, sans rien oublier.
En une phrase
Groupe enfant, adolescent, adulte...et cri de l'animateur-ice
Type de fiche
Concepts
Thématique concernée
Posture de l'animateur-ice
Dynamiques des groupes
Description
Un groupe évolue suivant différents niveau de maturité.
Lorsque le groupe est enfant, c'est avant tout l'animateur-ice qui prend les initiatives (on parle alors de "dictateur bienveillant").
Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "C'est moi qui fait tout !"
Au bout de 18 mois à deux ans (parfois plus pour des groupes "Tanguy" qui restent très longtemps dans le giron de l'animateur-ice), le groupe devient adolescent. Certains cherchent alors à prendre des initiatives et cela se fait au début contre l'animateur-ice. Ils adoptent alors un rôle de "leader négatif". Cette période, parfois dure à vivre pour les groupes comme pour les humains, est fondamentale car elle ouvre la porte à l'appropriation du groupe par ses membres. Pendant cette période, il est difficile souvent pour l'animateur-ice de se justifier voire de protéger le groupe d'un leader négatif qui en allant trop loin, met en péril le groupe.
Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "Ils font n'importe quoi !"
Dans la phase suivante, le groupe devient adulte. Suffisamment de membres se sont appropriés le groupe et sont même prêts à le défendre. Il ne sert à rien de griller les étapes, pour un groupe comme pour un humain, il faut passer par les différentes étapes. Vouloir constituer un groupe adulte de toute pièce dès le départ pourrait s'appeler le "syndrome de Frankenstein"...
Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "Mais à quoi je sers ?"
Parfois le groupe devient sénile. Il peut alors mourir mais peut-être a-t-il essaimé en donnant naissance ou en inspirant d'autres groupes, s'assurant ainsi une descendance.
La maturité d'un groupe peut aussi être traitée selon l'axe coopération/collaboration :
La démarche coopérative est plus structurée et encadrante. L'animateur organise et "contrôle" le travail. Ce type de travail convient davantage au "groupe-enfant";
La démarche collaborative est plus souple et les membres du groupe disposent de plus de liberté, Elle convient davantage au "groupe-adulte".
En une phrase
L'individu est évidémment la clé de réussite (ou d'échec) d'un groupe
Type de fiche
Concepts
Thématique concernée
Dynamiques des groupes
Description
Les travaux d'Elzbieta Sanojca posent l'hypothèse qu'une trentaine de compétences peuvent être mobilisées dans un processus collaboratif, notamment 3 compétences pivots
A l'issue de cette formation, nous souhaitons que vous maîtrisiez les éléments-clés du travail collaboratif avec les outils et méthodes issus du monde numérique.
Objectifs spécifiques
A l'issue de cette formation, nous souhaitons que vous...
• ayez construit une approche opérationnelle pour animer un projet collaboratif
• sachiez choisir et utiliser les outils numériques collaboratifs
• ayez produit des biens communs dans un groupe
• ayez développé une culture de la coopération, au niveau individuel et au niveau collectif
Il s'agit de la présente plateforme ; elle regroupe toutes les ressources et outils de la formation. C'est un wiki, chaque page peut-être modifiée par tout le monde.
Le menu, en haut de page, vous donne accès aux contenus selon 2 logiques :
une logique chronologique, c'est à dire selon le déroulé des contenus dans le temps
une logique pédagogique, proche de la première, mais où les contenus se regroupés par modules cohérents.
2. La liste de discussion formation-gap-2019@animacoop.net
Nous utiliserons cette liste de discussion pour échanger au sein du groupe... au moins au début de la formation ! (plus tard viendront d'autres surprises :-)
Cette liste de discussion permettra :
De recevoir les consignes et relance pour les modules et travaux à distance
D'interagir, de coopérer ensemble dans les activités de la formation
A noter :
Stagiaires et formateurs y sont inscrits
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3. Le trombinoscope
Chaque participant dispose d'un espace personnel permettant de se faire connaître (ainsi que son projet support) au groupe et de partager ses découvertes et pépites ! Accéder aux pages personnelles
Passer d'une logique d'intention à une posture d'attention
Passer d'une logique d'intention à une posture d'attention
Type de fiche
Concepts
Thématique concernée
Posture de l'animateur-ice
Description
En intention, le coordonnateur-ice prévoit dès le début les objectifs, les résultats à atteindre, le déroulement du projet, le calendrier, le budget... c'est la méthodologie de projet traditionnelle.
En attention, l'animateur-ice
crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...),
doit faire émerger les besoins collectifs
doit être ensuite réactif pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif
C'est la méthodologie de projet coopératif
L'animateur-rice doit apprendre à...
mettre ses idées de côté
privilégier l'écoute et l'observation
être concentré-e sur le processus plutôt que sur le résultat
En une phrase
Utiliser une image pour s'exprimer plus facilement en groupe
Objectif·s de l'animation
S'énergiser, briser la glace
Se rencontrer, se présenter
Description
- Mettre à disposition une collection variée d’images/cartes postales et choisir la question.
- Poser la question (image qui vous représente, humeur du jour, opinion sur un sujet).
- Choisir: « Choisissez 1 ou 2 images qui représentent au mieux votre réponse ».
- Échanger en groupe: Chaque participant présente au groupe son image en la posant contre son torse et donne une explication.
Si le groupe est important, présenter en 1 mot
Lorsque la personne s'est exprimée, elle a partagé avec le groupe sa réponse. Il est important d'en tenir compte pour la suite de l'animation (ex : moi j'ai choisi... parceque mon humeur c'est à l'orage, ça ne va pas du tout...)
En une phrase
Car ce sont les proactifs de demain ! (anticiper le renouvellement des membres)
Type de fiche
Astuces
Thématique concernée
Implication
Description
Les proactifs d'aujourd'hui finiront par se désimpliquer. La question n'est pas "si", mais "quand".
Pour anticiper le renouvellement de forces vives dans le groupe, l'animateur peut aller chercher les réactifs par petite touche, par exemple
en leur donnant l'occasion de s'exprimer :
en dehors des réunions, lors de temps moins formels
anonymement parfois (boites à idées ouvertes, questionnaire en ligne...)
en les sollicitant directement pour une petite action, ou pour une aide ponctuelle
...
Le principal est de les accompagner dans leurs 1ers pas d'implication
En une phrase
Marre des tours de table de présentation ?
Objectif·s de l'animation
Se rencontrer, se présenter
Description
Les participants se regroupent en binôme avec la consigne de se présenter à l’autre selon deux ou trois axes choisis par l’animateur (exemple : parcours professionnel / activité actuelle / intérêt pour la rencontre ; travaux en cours / sujet préféré du métier exercé / hobby) pendant 5mn.
Puis le groupe se reconstitue et chaque binôme doit exprimer ce qu’il a retenu de la présentation de l’autre (2mn par personne). La personne présentée peut compléter si des éléments ont été oubliés.
L'intérêt de l'exercice est double :
présenter une autre personne peut être plus facile pour une personne n’osant pas trop s’exprimer;
ce premier échange de proximité permet d'échanger au moins plus directement avec une des personnes de l’assemblée et de mieux connaître l’ensemble du groupe.
En une phrase
Donner à voir les tâches à faire et les réunions
Type de fiche
Astuces
Thématique concernée
Implication
Description
cela consiste par exemple à
lister les temps de réunions et leur fonction
lister les tâches, notamment les plus simples qui permettrait à des nouveaux de faire un 1er pas dans leur implication. C'est le Premier Petit Pas Possible (PPPP)
Puis donner à voir ces espaces d'implication, par ex
une liste de tâches à faire, nécessitant des compétences variées (tailler les arbres, faire une liste des producteurs de la vallées)
une liste de tâches à faire organisées dans le temps : une frise chronologique sur l'année
une liste de tâches à faire organisées selon le temps disponible de la personne
Ces exemples peuvent évidemment être déclinés en numérique.
En une phrase
Quelques moments importants en réunion
Type de fiche
Astuces
Thématique concernée
Partage et circulation de l'information (en présence)
Description
Des rituels, pour donner le tempo
Différents moments de la vie du groupe peuvent mériter d'être ritualisés quand ils sont trop important pour que l'on se permette de les oublier.
Se réunir régulièrement
Pour être vivant, le groupe doit nécessairement se réunir régulièrement que ce soit en présence ou à distance. Cette régularité prouve au groupe qu'il est en vie. Cette régularité dépend des groupes, ce peut être une fois par an pour les adhérents à une association (assemblée générale), une fois par mois pour un conseil d'administration,...
Acter une régularité de rencontre permet surtout de déceler des dysfonctionnement : si quelqu'un ne vient plus, si les rencontres s'espacent et finissent par ne plus se faire au rythme minimum définit par le groupe, c'est un signal qui dit nous alerter quand à la vitalité du projet.
L'ouverture
Elle consiste à permettre aux participants de partager leur "humeur du moment", dire dans quel état ils abordent la réunion.
Objectif : Laisser ses petits tracas au vestiaire, le cas échéant, partager un gros souci avec le groupe. Dans les 2 cas, l'ouverture s'attache à ce que les émotions liées à une préoccupation personnelle ne viennent pas perturber le fonctionnement du groupe et à ce que chacun puisse être disponible, "au centre".
Éventuellement commencer par soi (donner l'exemple) pour donner le ton “authentique”.
Outils :
la Météo sous forme de métaphore sur le brouillard, le soleil, nuageux, etc.
avec un support (photos, images, smileys...) : je choisis une photo qui me parle et je m'exprime sur cette base
La Clôture
Elle est à intégrer également le plus possible dans les réunions ou événements.
Objectifs : exprimer les bons moments qui donnent de l'énergie “au centre”, exprimer les tensions et difficultés, ce qui donne une chance de les traiter collectivement dès qu'elles se présentent, même en dehors de la réunion, sans laisser les ressentiments et les commérages pourrir et consumer l'énergie du groupe.
Outils :
"je prends / je laisse" (pour un groupe jusqu'à 15 personnes max sinon trop long)
"pépitérato", pour un plus grand groupe : l'animateur prend 3 personnes qui souhaitent partager
une pépite (ce que j'ai apprécié, découvert...) et 3 autres qui souhaitent partager un râteau (ce que
je n'ai pas apprécié)
"lancer de mots" : en 3mn, en mode "pop corn" (pas en tour de cercle) les personnes disent des mots qui leur viennent à l'esprit sur leurs ressentis.
Les règles de base pour les clôtures :
j'évoque mon ressenti (je ne refais pas la synthèse)
je n'ai pas le droit de réagir sur le ressenti de quelqu'un d'autre
je ne prends la parole qu'une seule fois
ce qui doit être dit est dit ici
j'utilise le "je" et j'évite le jugement de l'autre (le "Tu" tue)
s'assurer que tout le monde a eu l'occasion de s'exprimer (il n'y a pas d'obligation à s'exprimer).
Constat : il est parfois difficile de dire un ressenti négatif sans juger et sans blesser... Prendre le temps d'instaurer les rituels d'ouverture et de clôture à chaque fois pour que les personnes s'ouvrent petit à petit et deviennent de plus en plus authentiques dans leurs prises de parole.
Les célébrations
Enfin, il est bon de célébrer les avancées du projet et/ou du collectif (en les répertoriant sur un panneau par
exemple). La célébration de ce qui a été accompli pendant la réunion permet de de poser un regard dans le rétroviseur et de réaliser le chemin accompli.
Les temps de rencontre et les moments de notre emploi du temps dédiés au projets deviennent sinon dédiés à des chose sà faire, à des problèmes à résoudre, et on peut alors ne plus voir que les choses avancent et ne pas suffisamment prendre conscience du plaisir pris à s'impliquer dans le groupe.
Les temps de régulation
Ritualiser un temps de régulation dans chaque ordre du jour permet de s'assurer que les problèmes ou conflits vécus par les uns et les autres ont un espace pour s'exprimer. Cet espace est indispensable car comme il s'agit d'un moment généralement désagréable, les concernés ont souvent tendance à ne pas le demander. Or, une problématique non traitée peut rapidement enfler et finir par mettre en péril le groupe ou l'implication de certains de ses membres.
Ressource CC-BY-SA Auteur-e-s : Sarah Gaucher, Alice Oschner, Romain Lalande, Cré-sol
Description
Sans doute la compétence la plus fine de la facilitation : "sentir" le groupe.
Lorsqu'on s'aperçoit que son animation patauge, que le groupe n'est pas dans de bonnes conditions (tensions palpables, actualité hors-norme qui empêche toute concentration...), il vaut mieux arrêter l'animation en cours.
2 solutions sont alors possibles :
1/ vous proposez un autre déroulé sur le vif, en revoyant les ambitions de la réunion à la baisse et en proposant un autre déroulé. Parfois, cela peut signifier changer complètement l'objectif de la réunion, notamment en prenant les tensions à bras le corps et en les traitant avec méthode
1/ Vous aviez prévu que le contexte pouvait être difficile et vous avez donc un plan B ! C'est plus confortable, mais demande plus de préparation et pas toujours facile à anticiper.
Contenu
Animacoop repose sur une diversité de format pédagogique :
des modules à distance, à suivre seul⋅e devant un ordinateur. Ils sont conçus pour une durée de 15 jours, mais restent accessibles à tout moment.
des regroupements en "présentiel", c'est à dire "en vrai". Il y a 3 regroupements de 2 jours. Notez bien ces dates, ce sont les temps forts de la formation : 15-16 avril 2019, 6-7 juin, et 2 journées fin septembre-début octobre 2019.
des exercices de groupes à distance
des webinaires, organisés par les formateurs⋅ices des différentes sessions Animacoop en France. Ils prennent la forme d'une visioconférence, scindées en 20 minutes de présentation sur un sujet précis, puis 20 minutes de questions-réponses avec les participants.
Apprentissage en autonomie
Chaque participant est autonome quant à la manière de consulter les modules à distance de la formation. Ceux-ci peuvent être abordés en une seule fois ou en plusieurs moments fractionnés. Cela dépend à la fois de votre volume horaire disponible pour la formation et du fonctionnement individuel de chacun⋅e.
Des messages sont envoyés 2 à 3 fois par quinzaine pour rythmer les apprentissages et mettre l'accent sur certains contenus.
Le temps de formation individuelle à distance peuvent être un piège en matière d'organisation (on les repousse, les annule en cas de "réunion importante" etc.). Quelques conseils pour s'aménager des temps dédiés à la formation
1. Une bonne pratique consiste à sanctuariser un créneau dans votre semaine, dédié aux modules à distance (ex : tous les lundis de 9h à 12h)
2. Informer ses collègues de travail des temps d'indisponibilité où vous vous consacrez à Animacoop
3. "Débrancher" le téléphone, mettre le portable sur silencieux, fermer votre boite de courriel et la porte de votre bureau (pour ne pas être dérangé⋅e).
Les différents cours et ressources proposés sont légendés de la manière suivante :
""<span class="glyphicon glyphicon-eye-open"></span>"" ""<span class="glyphicon glyphicon-eye-open"></span>"" ""<span class="glyphicon glyphicon-eye-open"></span>"" A consulter absolument
""<span class="glyphicon glyphicon-eye-open"></span>"" ""<span class="glyphicon glyphicon-eye-open"></span>"" A consulter si le sujet est nouveau ou mal maîtrisé (en fonction de vos connaissances et de votre projet)
""<span class="glyphicon glyphicon-eye-open"></span>"" A consulter pour aller plus loin (selon le temps disponible et vos centres d'intérêts)
En une phrase
Se projeter dans le futur en imaginant que le projet est déjà terminé et à « se rappeler » ce qui s’est passé.
Objectif·s de l'animation
Discuter , échanger, questionner
DescriptionLa méthode synthétique
0. Concevoir la question.
1. Poser la question: « Quelques mois ou quelques années ont passé et le projet a réussi. Ça été un grand succès pour tous.tes. Pourquoi ? Décrivez ce qui vous a plu en parlant au passé.
2. Réfléchir: notez de manière lisible un « souvenir » par post-it
3. Mettre en commun les souvenirs
4. Capitaliser (TRI PAR AFFINITÉ, MANDALA HOLISTIQUE, …)
En une phrase
Votre projet comporte des proactifs, des réactifs, des observateurs et des inactifs
Type de fiche
Concepts
Thématique concernée
Implication
Description
Les "proactifs" qui prennent des initiatives sont entre un et quelques pour cent.
Les "réactifs" qui réagissent lorsqu'on les sollicite sont entre dix et quelques dizaines de pour cent.
Certains sont des "observateurs", suivent les travaux du groupe, les utilisent pour eux, même s'ils ne participent pas.
D'autres sont inactifs.
Vu de notre place d'animateur, la difficulté est qu'on ne peut pas faire la différence entre les observateurs et les inactifs, puisque ni l'un ni l'autre ne donne signe de vie. Par contre, en facilitant son implication, on pourra permettre à un observateur de basculer dans l'action et de devenir réactif.
Ainsi, il y a toute une gradation dans les rôles plus ou moins actifs que peut prendre un participant, lui permettant de s'impliquer de plus en plus... ou de moins en moins.
Contenu CC-By-SA, auteur Jean-Michel CORNU (source), modifications par Nicolas GEIGER.
En une phrase
Est-ce que ça convient à tout le monde ?
Description
La validation des échanges par le groupe, sert à marquer la fin d'un point ou la fin d'une réunion : cela fait appel à la capacité de l'animateur·ice à repérer les points essentiels des discussions et à les synthétiser pour les rendre claires à l’ensemble du groupe et enfin à les faire valider. Le compte-rendu reprendra donc les éléments de cette validation.
En une phrase
Les participants débattent d’une question ou d’un sujet en petits groupes autour de tables puis changent de table à intervalles réguliers pour féconder les conversations avec les idées issues des rotations précédentes.
Objectif·s de l'animation
Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations
Description
Débat sur un sujet en petits groupes autour de tables puis changent à intervalles réguliers pour polliniser les idées.
0. Créer un espace convivial avec tables et chaises.
1. Accueillir des participants, présenter le processus et les questions à étudier.
2. Discuter le sujet (20-30 min) avec prise de notes.
3. Tourner: l’hôte reste et accueille de nouveaux participants.
4. Tourner: les participants reviennent à leur table d’origine et rédigent une synthèse.
