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Cadrer et réguler

Cadrer et réguler

En une phrase S'assurer qu'on reste dans le sujet, de façon constructive
Description
  • Être vigilant aux échanges hors-sujet qui surgiront (immanquablement), et ramener en douceur vers le sujet de la réunion. Si un point précis focalise les échanges (sujet complexe ou clivant) et risque d'accaparer tout le temps disponible, on peut inviter à le re-programmer lors d'un temps/une réunion dédiée.
  • Garantir le timing, tant sur le déroulé global de la réunion que des prises de paroles trop longues ou trop répétées.
  • Aller chercher celles·ceux qui ne s'expriment pas ou peu.

Ces recadrages seront d'autant mieux acceptés et légitimes que vous aurez précisé votre rôle au début de la réunion (mon rôle m'autorise à la concision, à recadrer les débats, à garantir la répartition de la parole, à nous ramener vers des postures constructives etc...)

Les phrases-type du facilitateur : "je vous invite à...", "je vous propose de"...
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Des questions plutôt que des affirmations

Des questions plutôt que des affirmations

En une phrase Et des questions ouvertes svp :-)
Description Poser des questions ciblées est souvent bien plus puissant que d'apporter des réponses construites, mais qui pourrait être perçues comme péremptoires et surtout en contradiction avec la posture de service de l'animateur·ice.
Si ces questions sont ouvertes (à l'inverse des questions fermées qui appellent une réponse par oui ou non), c'est encore mieux.
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Ecouter

Ecouter

En une phrase "Parler est un besoin, écouter est un art"
Description Cette petite citation de Goethe résume parfaitement la posture essentielle d'animation d'une réunion : se centrer sur l'écoute.
Quelques questions pour interroger sa propre écoute :
  • M'arrive-t-il d'interrompre les autres ?
  • M'arrive-t-il de ne plus écouter sincèrement ce que dit l'autre parce que j'ai un besoin intense et urgent d'exposer mon idée ou mon point de vue ?
  • Ai-je déjà essayé d'écouter quelqu'un en me forçant à ne pas réagir, simplement écouter cette personne en me taisant ?
  • M'arrive-t-il de laisser mes pensées aller ailleurs alors que quelqu'un est en train de parler ?

Comme tout travail sur soi, l'écoute idéale n'existe pas et ne doit pas devenir un fardeau de culpabilité. La posture d'animateur·ice de réunion implique cependant de faire de son mieux. Ni plus ni moins.
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Ecouter...
...le groupe !

Ecouter...
...le groupe !

En une phrase Etre en attention au groupe, prendre du recul
Description "Sentir" un groupe n'est pas toujours aisé, mais il est parfois bien utile de jauger l'ambiance, les tensions, le niveau d'attention des personnes...
Lorsque l'animateur·ice détecte un frein (participants fatigués, tendus) ou une opportunité (envie partagé de travailler ou de discuter d'un sujet...) , deux possibilités :
  • soit on propose de ré-orienter le déroulé de la réunion (parfois une simple pause supplémentaire suffit, parfois il faut réguler en "crevant" l'abcès des tensions)
  • soit on invite le groupe à prendre conscience de sa propre dynamique : "si on regarde la situation de l'extérieur, qu'est-il en train de se passer dans notre groupe ?"

En effet, vous avez raison, cette posture est en partie incompatible avec la précédente posture sur l'écoute active :-/
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S'adapter en live

S'adapter en live

En une phrase Rester souple et agile
Description Sans doute la compétence la plus fine de la facilitation : "sentir" le groupe.
Lorsqu'on s'aperçoit que son animation patauge, que le groupe n'est pas dans de bonnes conditions (tensions palpables, actualité hors-norme qui empêche toute concentration...), il vaut mieux arrêter l'animation en cours.

2 solutions sont alors possibles :
1/ vous proposez un autre déroulé sur le vif, en revoyant les ambitions de la réunion à la baisse et en proposant un autre déroulé. Parfois, cela peut signifier changer complètement l'objectif de la réunion, notamment en prenant les tensions à bras le corps et en les traitant avec méthode
1/ Vous aviez prévu que le contexte pouvait être difficile et vous avez donc un plan B ! C'est plus confortable, mais demande plus de préparation et pas toujours facile à anticiper.
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Valider les échanges

Valider les échanges

En une phrase Est-ce que ça convient à tout le monde ?
Description La validation des échanges par le groupe, sert à marquer la fin d'un point ou la fin d'une réunion : cela fait appel à la capacité de l'animateur·ice à repérer les points essentiels des discussions et à les synthétiser pour les rendre claires à l’ensemble du groupe et enfin à les faire valider. Le compte-rendu reprendra donc les éléments de cette validation.
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