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Cette page s'adresse plutôt aux débutant-e-s avec Google Docs.
Pour celles et ceux qui pratiquent déjà Google Docs, vous pouvez juste aller faire une pique de rappel avec la vidéo ci-dessous "Un truc utile pour bien partager".

Google Document et Google Drive

Google Docs est une suite intégrée de bureautique en ligne, gratuite. Elle permet notamment de créer et éditer son travail, de rédiger à plusieurs et simultanément un document (tout en voyant toutes les modifications en temps réel) et de le stocker. En somme, de travailler en ligne de manière efficace et collaborative !

Présentation

Pré-requis


Avantages

  • Le fait que tous les fichiers soient en ligne permet un partage facile avec les autres. Très bon outil collaboratif.
  • Permet de consulter tous ces documents de n'importe quel poste.
  • Permet d'être sûr que le document consulté est le dernier mis à jour.
  • Dispose de fonctionnalités avancées intéressantes : gestion et diffusion d'un questionnaire en ligne, export d'un document en PDF...
  • Est lié avec l'outil Google Drive, service de synchronisation de fichiers

Inconvénients

  • L'écriture simultanée n'est pas toujours possible
  • Propriété des données et respect de la vie privée : ces 2 questions ne relèvent pas que de l'éthique, et pose l'enjeu d'une entreprise mondiale qui détient les données de plusieurs millions d'individus.

Exemples d'application

  • Comptabilité d'un petit projet sous forme de tableur
  • Écriture d'un rapport à plusieurs
  • Écrire un diaporama en équipe (chacun sa diapo)

Prise en main

Cette vidéo comporte une erreur puisqu'il ne faut pas forcément d'adresse Gmail pour créer/utiliser Google Drive et Google Docs.


Un "truc" utile pour bien partager



Pour aller plus loin


Google Drive

Google Docs n'est plus seulement un outil de co-écriture (texte, tableur...). Couplé avec Google Drive, il est alors possible de synchroniser vos fichiers entre plusieurs ordinateurs, à l'instar d'un Dropbbox.
Avec un seul outil, il est donc possible de :
  • synchroniser des fichiers entre plusieurs personnes, sur leurs ordinateurs (synchronisation et sauvegarde en local, dans les disques durs de l’ordinateur)
  • d'ouvrir l'accès à ces dossiers/fichiers à d'autres personnes, qui peuvent contribuer directement en ligne (pas nécessaire de s'inscrire au service de synchronisation)

Des alternatives libres

Il existe des alternatives libres aux services de la suite Google. Dans ce domaine, le logiciel Nextcloud semble être le concurrent le plus solide. Il permet de stocker et partager des fichiers entre plusieurs utilisateurs et permet l'ajout de diverses fonctionnalités. Avec l'extension Documents, il est également possible de rédiger des documents à plusieurs et simultanément, à l'instar de Google Docs. Deux solutions sont possibles pour utiliser ce logiciel :


Auteure de la fiche : Emilie Hullo, Outils Réseaux, mis à jour par le Collectif Inter-Animacoop


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Utiliser les Wiki pour écrire collectivement


Définition "Wiki"
"Wiki" signifie "rapide" en Hawaïen. Les Wiki sont des sites Web que l'on peut modifier de façon simple, rapide et interactive, sans connaissance technique et, la plupart du temps, sans avoir besoin d'utiliser un identifiant et un mot de passe.
Voir la définition dans Wikipédia

Les différents outils wiki

Yeswiki

Description : Yeswiki est une version customisée d'un autre moteur de Wiki : Wikini. L'équipe d'informaticiens d'Outils-réseaux a développé des extensions pour faciliter la coopération : simplification de la saisie, personnalisation de l'interface graphique...
Avantages : Les nouvelles fonctionnalités offertes par les extensions offrent de multiples possibilités coopératives.
Inconvénients : Les extensions "tools" ajoutent aussi de la complexité : il faut veiller à ne les ajouter que lorsque le groupe est suffisamment mature.
Bac à sable : Des espaces de test ou fermes à wikis sont mises en place par plusieurs structures pour se familiariser avec l'outil la ferme Animacoop

Exemples d'utilisation


Documentation pour découvrir, personnaliser et/ou installer Yeswiki

Un seul lien à mettre dans ses marque-pages : https://yeswiki.net/?DocumentatioN

Mediawiki

Description : Mediawiki est le moteur de wiki le plus connu. Et pour cause ! Avec Wikipedia comme égérie, tout le monde connaît, même sans le savoir, ce logiciel libre qui permet la co-rédaction !
Avantages : Il dispose d'une grosse communauté de développeurs. Il est bien connu et utilisé dans des contextes différents : il y a donc de la documentation, des exemples...
Inconvénients : Pas très simple d'utilisation, ni à installer-configurer, il ne permet pas aisément de personnaliser la mise en page. Il n'est pas possible, dans la version de base, d'intégrer des éléments extérieurs (widgets, iframe) ce qui limite l'interopérabilité avec d'autres systèmes.

Exemples d'utilisation




Documentation Mediawiki

Ce cours s’appuie sur les fiches d'Outils Réseaux.

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Pads

Un Pad est un outil en ligne qui permet de prendre des notes à plusieurs personnes simultanément (qui nécessite donc une connexion Internet). Un tchat est généralement associé à chaque page de rédaction.





Classique des premières expériences irréversibles de coopération, le pad peut répondre à différents usages :
  • Prise de notes collaboratives dans une réunion. Les conséquences sur les rapports de domination dans un groupe sont importants, cet usage contribue à faire "bouger les lignes".
  • Prises de notes entre partenaires à distance en couplant le pad avec un outil de visioconférence. Cependant, il n'est pas toujours aisé de partager son attention et son écran pour deux applications.
  • Suivi en direct de l'avancée d'une réunion, avec possibilité de poser des questions dans l'espace "tchat".

Avantages

  • Le grand classique des premières expériences irréversibles de coopération.
  • Très très simple d'utilisation, toute participation est directement visible par les autres, beaucoup de possibilités d'export, permet une co-rédaction en synchrone, "WYSIWYG" (la mise en page se fait comme dans un traitement de textes classique).
  • Les notes prises sont plus complètes.

Inconvénients

  • Créer un pad directement à partir de la barre d'adresse du navigateur peut constituer un obstacle méthodologique important.
  • Limité à 16 connexions simultanées
  • Selon la qualité de la connexion Internet, l'expérience peut être totalement contre productive

Comment créer un pad ?

Etherpad est un logiciel libre qui permet de créer des pads facilement. Il est possible de l'installer directement sur son serveur ou d'utiliser des versions déjà en ligne de ce service (gratuites ou à prix libre) :

Deux vidéos pour détailler l'outil et ses usages

Jean-Michel Cornu nous explique les bases du pad et les cas les plus fréquents d'utilisation.


Gatien Bataille et Laurent Marseault nous font une petite revue de cas d'usages de pad dans différents collectifs ou projets.



Pour aller plus loin

MyPads est un service de Framasoft qui propose à chaque utilisateur une interface pour accéder à ses pads personnels. Il permet également la création de pads à accès restreint, protégés par des mots de passe personnels et dont l'accès est réservé aux membres d'un groupe.

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Écrire collectivement

ecrit collaboratif
Libérant l'écriture de l'univers clos du support imprimé, le Web 2.0 induit une conception profondément différente de l'information. Il est désormais possible d’écrire à plusieurs sur le même document et en même temps ! En cela, le Web 2.0 est un support à la construction d'un savoir collectif.


Le succès rencontré par l'Encyclopédie Wikipédia - bien commun sous licence libre - l'un des dix sites les plus consultés au monde, a ouvert la voie à de nouvelles pratiques d'écriture. Écrite collectivement, cette encyclopédie libre a démontré combien la collaboration était porteuse de qualité et pouvait doter l'écrit d'une plus grande richesse :
  • richesse pour la communauté qui bénéficie de la rencontre de points de vue différents sur un même sujet.
  • richesse pour l'individu qui participe à un projet qui le conduit à élaborer de nouvelles stratégies d’écriture et à se nourrir de nouvelles idées.

Co-écrire, un processus difficile reposant sur la dynamique de groupe


La réalisation d'un écrit collaboratif est le fruit d'un processus souvent jugé complexe et difficile. Dans l'article A Taxonomy of Collaborative Writing... (article en français), Lowry P.B., Curtis A. et Lowry M.R. expliquent cette difficulté par le fait qu'à la démarche d'écriture individuelle (qui a pour fondement, selon eux, la planification, la traduction et la révision), l'écriture collective ajoutent trois niveaux de complexité supplémentaire :
  1. Une complexité intellectuelle
  2. Une complexité sociale
  3. Une complexité procédurale

Ces nouvelles complexités correspondent à trois questions que pose l'écriture collaborative :
  1. Comment mutualiser et harmoniser des connaissances individuelles pour produire un savoir collectif ?
  2. Comment coordonner les membres et leurs différents avis pour mener à bien ce projet ? Comment dépasser les conflits socio-affectifs générés par cet exercice collectif ?
  3. Comment mettre en place une planification et une finalisation commune ?

Au-delà de la dimension intellectuelle et procédurale c'est véritablement la dimension sociale qui constitue la clé de voûte de l'écriture collaborative. C'est à partir de cette dimension que va découler le "bon fonctionnement" du reste de la démarche collective.


Par dimension sociale, on entend la capacité à créer une dynamique de groupe qui va fédérer chaque membre autour d'un objectif commun (la production d'un texte) et au sein duquel chacun va trouver sa place. Une dynamique qui va faciliter au maximum l'implication de ses membres et sans laquelle tout projet coopératif est voué à l'échec.
L'écriture collaborative peut en effet générer des conflits socio-affectifs (points de vue divergents, sentiment d'être jugé etc.) qui peuvent s'avérer difficiles à dépasser.


L'acte de co-écriture nécessite ainsi :
  • Un haut niveau d'interaction réciproque entre les membres alimenté par des échanges fréquents.
  • La prise en compte des différents points de vue, la valorisation des apports de chaque membre à la communauté, l'encouragement de chacun à participer, en gardant en tête cette phrase de Paul Ricoeur « La tolérance n'est pas une concession que je fais à l'autre, elle est la reconnaissance du principe qu'une partie de la vérité m'échappe. »
  • La capacité de l'animateur à réguler les conflits sociaux-cognitifs générés par les idées et natures divergentes.


Le travail de l'animateur de réseau va justement être d'apporter une convergence au sein de la communauté et de créer ainsi une dynamique constructive de travail propice à l'implication de chacun


Trois approches pour réaliser un écrit collaboratif

Réaliser un écrit collectif peut se faire de différentes manières, selon trois niveaux de collaboration :
  • Un membre commence par rédiger un article qui est ensuite modifié et enrichi par un autre membre et ainsi de suite jusqu'à obtenir un document jugé complet par le groupe et faisant l'objet d'un consensus.
  • Une approche plus collaborative que coopérative consiste à ce que chaque membre travaille sur une partie de l'article. Les diverses parties produites sont ensuite reliées entre elles et harmonisées pour former un seul et même article. Une variante à cette coopération consiste à ce que chaque membre, selon ses compétences et ses appétences, effectue une partie du travail. Par exemple, un membre rédige, l'autre corrige, le troisième relit etc.
  • Enfin, l'approche la plus collaborative est peut-être celle qui inclut tous les membres, de la conception à la réalisation de l'écrit, celle où il n'y pas véritablement de distinction de rôle. Chacun participe ainsi aux différentes phases d'élaboration.

Les phases d'élaboration : trucs et astuces pour l'écriture participative


Chaque groupe peut trouver sa propre méthode, celle qui lui correspond. Cependant, pour avoir quelques points de repère, voici quelques trucs et astuces pour initier une écriture participative :

1. Faire vivre une expérience irréversible de coopération

Rien de mieux pour préparer un groupe à la réalisation d'un écrit collectif que de commencer déjà par lui faire vivre une Petite Expérience Irréversible de Coopération (PEIC). Ceci afin de résoudre des points de blocage éventuels, faire naître les premiers échanges et donner du sens à la démarche collaborative. L'une des grandes astuces consiste à utiliser un pad en y mettant du contenu imparfait, à corriger ou comportant de nombreuses fautes d'orthographe. Ce simple fait va pousser instinctivement les personnes, malgré les barrières qu'elles pourraient avoir, à corriger les fautes. Cette astuce est encore plus efficace quand la faute porte sur le nom d'une personne : au souci de l'orthographe irréprochable, s'ajoute l'ego...
Le mal est fait : la personne vit sa première expérience de collaboration !

2. Le brainstorming

Ce premier pas réalisé, une deuxième étape peut être franchie par l'organisation d'un brainstorming collectif c'est-à-dire d'une réunion de collecte d'idées qui permet de rassembler tous les points de vue et les propositions d'écriture du groupe. Cette technique incite les membres à verbaliser les idées, à les confronter entre eux et à les reformuler. Elle stimule en outre la créativité. L'utilisation d'une carte heuristique s'avère très efficace pour recueillir toutes ces données, les hiérarchiser entre elles et offrir une vue d'ensemble.
Le principe est simple : l'animateur fabrique une carte mentale qui reprend les points énoncés par chaque membre et les classe par thème et sous-thème. Projetée à l'écran, celle-ci permet à chacun de voir s'il manque une donnée et d'intervenir ainsi plus facilement. Cela permet de rapidement faire fuser les idées et de prendre en compte chaque point de vue.
Pour en savoir plus sur les cartes mentales

3. La rédaction

Une fois ce travail effectué, le groupe est en mesure d'établir un plan de l'écrit à réaliser. A partir de ce plan, le vrai travail de rédaction va commencer. En amont, il peut être utile de tester différentes modalités d’écritures (individuelles ou directement en groupe, dans quel cadre etc.) pour trouver la configuration qui conviendra le mieux au groupe.
La rédaction peut se faire au travers d'outils en ligne qui permettent à chaque membre d'éditer et de modifier le document, d'améliorer le travail commun d'écriture et d'avoir une vision en temps réel de l'état du document.

Pour un petit groupe
Les Pads se prêtent bien à la rédaction en petit groupe. La mise en page reste cependant limitée. Google Document, comme les Pads, permet de rédiger à plusieurs et de manière synchrone ou pas un document en ligne. Toute modification est automatiquement intégrée à l'écrit de base. L'avantage de ce type d'outil est que le travail n'est jamais isolé et que les membres peuvent voir la construction au fur et à mesure de l'écrit et par là-même faire évoluer leurs idées sur le sujet.


Pour un grand groupe
Pour un plus grand groupe, le Wiki peut être une bonne option. Tout comme Google Doc et le pad, il permet de publier instantanément toute création ou modification de page et d'avoir une vue d'ensemble mais possède d'autres options intéressantes. Il offre en effet la possibilité de commenter les pages, d'avoir une mise en page des contenus plus visuelle, de décider du moment de l'édition du travail en ligne et de gérer l'historique des rédactions. Il permet ainsi un travail collaboratif peut-être plus structuré.




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