Un total de 15 pages a été trouvé avec le mot clé Animations participatives.

Ecouter...
...le groupe !

En une phrase Etre en attention au groupe, prendre du recul
Description "Sentir" un groupe n'est pas toujours aisé, mais il est parfois bien utile de jauger l'ambiance, les tensions, le niveau d'attention des personnes...
Lorsque l'animateur·ice détecte un frein (participants fatigués, tendus) ou une opportunité (envie partagé de travailler ou de discuter d'un sujet...) , deux possibilités :
  • soit on propose de ré-orienter le déroulé de la réunion (parfois une simple pause supplémentaire suffit, parfois il faut réguler en "crevant" l'abcès des tensions)
  • soit on invite le groupe à prendre conscience de sa propre dynamique : "si on regarde la situation de l'extérieur, qu'est-il en train de se passer dans notre groupe ?"

En effet, vous avez raison, cette posture est en partie incompatible avec la précédente posture sur l'écoute active :-/

Valider les échanges

En une phrase Est-ce que ça convient à tout le monde ?
Description La validation des échanges par le groupe, sert à marquer la fin d'un point ou la fin d'une réunion : cela fait appel à la capacité de l'animateur·ice à repérer les points essentiels des discussions et à les synthétiser pour les rendre claires à l’ensemble du groupe et enfin à les faire valider. Le compte-rendu reprendra donc les éléments de cette validation.

S'adapter en live

En une phrase Rester souple et agile
Description Sans doute la compétence la plus fine de la facilitation : "sentir" le groupe.
Lorsqu'on s'aperçoit que son animation patauge, que le groupe n'est pas dans de bonnes conditions (tensions palpables, actualité hors-norme qui empêche toute concentration...), il vaut mieux arrêter l'animation en cours.

2 solutions sont alors possibles :
1/ vous proposez un autre déroulé sur le vif, en revoyant les ambitions de la réunion à la baisse et en proposant un autre déroulé. Parfois, cela peut signifier changer complètement l'objectif de la réunion, notamment en prenant les tensions à bras le corps et en les traitant avec méthode
1/ Vous aviez prévu que le contexte pouvait être difficile et vous avez donc un plan B ! C'est plus confortable, mais demande plus de préparation et pas toujours facile à anticiper.
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Conseils pour prolonger l'espérance de vie d'un·e animateur·ice




Les "trucs" ci-dessous ciblent la posture d'animateur·ice durant un temps de réunion. A bien différencier de la posture d'animateur·ice d'un projet et/ou d'un groupe, pour laquelle vous trouverez des ressources dans le module 3.


Clarifier son rôle

image Participatif_Animateur.jpg (0.2MB)

Être vigilant·e à sa posture


Ecouter...
...le groupe !

Etre en attention au groupe, prendre du recul

Plus de précisions ?

Modifier la fiche

Valider les échanges

Est-ce que ça convient à tout le monde ?

Plus de précisions ?

Modifier la fiche

S'adapter en live

Rester souple et agile

Plus de précisions ?

Modifier la fiche

Ecouter

"Parler est un besoin, écouter est un art"

Plus de précisions ?

Modifier la fiche

Des questions plutôt que des affirmations

Et des questions ouvertes svp :-)

Plus de précisions ?

Modifier la fiche

Cadrer et réguler

S'assurer qu'on reste dans le sujet, de façon constructive

Plus de précisions ?

Modifier la fiche


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La méthode des 6 chapeaux

Afin de favoriser l'implication de chacun et l'émergence de nouvelles idées au sein d'un groupe, le psychologue spécialiste des sciences cognitives Edward de Bono a développé en 1987 la méthode dite des "6 chapeaux". Partant du postulat que la recherche de solutions passe par six phases bien distinctes, celle-ci invite chaque membre du groupe à explorer lors d'une réunion six modes de pensée spécifique, symbolisés par six chapeaux de couleurs différentes.

En résumé, les objectifs sont de :
  • Permettre à chaque membre de percevoir une idée, de la penser, sous un angle différent et ainsi de faire évoluer son point de vue sur une question
  • Empêcher la censure d'idées nouvelles au sein d'un groupe
  • Créer un climat favorable aux échanges et à la créativité, favoriser la liberté de parole
  • Résoudre collaborativement des problèmes
  • Offrir une vision globale et approfondie de la situation

Concrètement, une fois le problème posé, chaque membre endosse tour à tour une stature différente en revêtant virtuellement un chapeau et commence à explorer de nouvelles solutions :
  • Le Chapeau blanc symbolise la neutralité. Lorsqu'elle le porte, la personne doit s'attacher à énoncer simplement les faits, en laissant de côté tout ce qui peut relever de l’interprétation
  • Le Chapeau rouge : l’émotion. La personne énonce librement ses sentiments et ses intuitions
  • Le Chapeau vert : la créativité. Elle cherche des alternatives, en essayant de considérer le problème sous un angle nouveau
  • Le Chapeau jaune : la critique positive. Elle admet ses rêves et ses idées les plus folles
  • Le Chapeau noir : la critique négative, le jugement. Elle énonce les faiblesses et les risques que comporte selon elle cette idée
  • Le Chapeau bleu : l'organisation, la canalisation des idées, le processus. Elle s'attache à prendre du recul sur le sujet énoncé

Cette méthode, qui pousse les participants à sortir de leur mode de pensée habituel peut s'avérer très utile dans le cadre de la réalisation d'un écrit collectif.

image Fichemthode_6_CHAPEAUX_Universit_du_Nous.jpg (0.3MB)

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Trucs et astuces pour des réunions efficaces


Cette page reprend quelques bases de l'animation de réunion. Nous verrons des contenus plus ciblés "réunions participatives" plus tard dans la formation.

Pour varier les plaisirs, et en fonction de votre temps disponible, voici 3 façons d'accéder au contenu sur ce sujet

Cette vidéo est composée de 30 minutes d'intervention puis 20 minutes d'échanges libres. Si la vidéo ne s'affiche pas, cliquez ici : https://videos.lescommuns.org/videos/watch/5cd2f69a-6ea0-423d-98d7-9dbd01fc2825


Cette carte mentale a servi de support au webinaire ci-dessus.

Cliquez sur l'image pour accéder à la carte interactive.
Carte mentale

Sandrine Percheval (Esper) a attrapé les éléments-clés de ce webinaire, et les a dessiné.

Etape 1 : la réunion est-elle nécessaire ?

image reunionefficace1_ccbysa_esper_web.png (0.4MB)

Etape 2 : si oui, alors rendons-la efficace !

image reunionefficace2_ccbysa_esper_web.png (0.5MB)




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Trucs et astuces pour construire une animation participative


Avant de choisir son animation : 2 conseils


image Participatif_objectifs.jpg (0.5MB)

image Participatif_Etat_des_lieux.jpg (0.2MB)

Quelle animation pour quel objectif ?


image Participatif_Temps.jpg (0.7MB)



Choisir une animation en vue d'un objectif
Le site de communagir.org vers lequel nous vous renvoyons est intéressant par la proposition d’animations en fonction d’objectifs principaux et de maturité du processus de planification collective.


Objectif "Ouvrir ou cloturer une réunion"

Des temps courts qui permettent de poser un cadre, puis de le refermer sereinement.

Objectif "Briser la glace"

Les brise-glaces (ou energisers) ont vocation à donner le ton des rencontres. Dynamique, interactive, "tous participants" etc.
Durant la formation Animacoop, nous en avons déjà expérimenté plusieurs, par exemple :


Objectif "Faire connaissance"

C’est souvent une étape oubliée des rencontres : on rentre dans le vif des sujets, des thématiques traitées et personne n’ose intervenir, surtout dans des groupes où les personnes présentes ne se connaissent pas ou peu. Même dans le cas où elles se connaissent déjà, il peut être intéressant de démarrer la rencontre par un temps d’échange sur un élément encore inconnu du groupe.
Plusieurs activités dites “brise-glace” permettent de sortir du classique tour de table.


Objectif "Discuter , échanger, questionner"

Suite aux jeux d’interconnaissance, l’étape suivante est souvent de poser les bases communes de la thématique principale de la réunion ou de la rencontre. Celle-ci permet de “mettre à niveau” les connaissances de chacun, les méthodes participatives permettant qu’elle ne soit pas descendante et de profiter de l’intelligence collective du groupe.



Objectif "Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations"


Objectif "Décider et rendre visible les décisions"


Objectif "Faire des bilans et évaluer"

L’évaluation d’une rencontre peut également se faire de manière plus animée qu’un simple questionnaire rempli à la va-vite et trop souvent oublié au fond du sac.
Réaliser une évaluation “à chaud” permet d’avoir un premier retour sur la pertinence du contenu de la rencontre et éventuellement de recueillir un certain nombre d’améliorations pour les suivantes.
Exemples : Tête-Corps-Coeur, le questionnaire mobile, etc.

Enchaîner plusieurs animations

S’il peut être difficile de choisir l’animation idéale pour atteindre le résultat souhaité, ce peut être encore plus compliqué d’en choisir plusieurs pour combler une journée en entier. Voici quelques suggestions :
  • Bien répartir le temps : ne pas oublier les temps de déplacement, de pause, de repas
  • Au début de la journée, favoriser les animations qui permettent les échanges
  • Varier la taille des ateliers (petits, moyens, grands groupes)
  • Utiliser l’affichage sur les murs pour voir l’évolution de la journée et, éventuellement les travaux des autres
  • A la fin de la rencontre, faire un retour sur la journée, les suites (engagements) et une évaluation rapide “à chaud” de la satisfaction

Attention aux restitutions longues et répétitives. On peut proposer aux rapporteurs un temps limite (2mn) ou de résumer en 10 mots-clés. Il vaut mieux donner 5mn de plus au travail de synthèse en sous-groupe plutôt que de perdre 5mn dans la présentation au reste du groupe.



Ce cours renvoie vers les fiches de Communagir pour emporter, dont le contenu est la propriété de Communagir.


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Ecouter

En une phrase "Parler est un besoin, écouter est un art"
Description Cette petite citation de Goethe résume parfaitement la posture essentielle d'animation d'une réunion : se centrer sur l'écoute.
Quelques questions pour interroger sa propre écoute :
  • M'arrive-t-il d'interrompre les autres ?
  • M'arrive-t-il de ne plus écouter sincèrement ce que dit l'autre parce que j'ai un besoin intense et urgent d'exposer mon idée ou mon point de vue ?
  • Ai-je déjà essayé d'écouter quelqu'un en me forçant à ne pas réagir, simplement écouter cette personne en me taisant ?
  • M'arrive-t-il de laisser mes pensées aller ailleurs alors que quelqu'un est en train de parler ?

Comme tout travail sur soi, l'écoute idéale n'existe pas et ne doit pas devenir un fardeau de culpabilité. La posture d'animateur·ice de réunion implique cependant de faire de son mieux. Ni plus ni moins.

Cadrer et réguler

En une phrase S'assurer qu'on reste dans le sujet, de façon constructive
Description
  • Être vigilant aux échanges hors-sujet qui surgiront (immanquablement), et ramener en douceur vers le sujet de la réunion. Si un point précis focalise les échanges (sujet complexe ou clivant) et risque d'accaparer tout le temps disponible, on peut inviter à le re-programmer lors d'un temps/une réunion dédiée.
  • Garantir le timing, tant sur le déroulé global de la réunion que des prises de paroles trop longues ou trop répétées.
  • Aller chercher celles·ceux qui ne s'expriment pas ou peu.

Ces recadrages seront d'autant mieux acceptés et légitimes que vous aurez précisé votre rôle au début de la réunion (mon rôle m'autorise à la concision, à recadrer les débats, à garantir la répartition de la parole, à nous ramener vers des postures constructives etc...)

Les phrases-type du facilitateur : "je vous invite à...", "je vous propose de"...
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Texte publié par Lilian Ricaud (formateur Animacoop Toulouse) et mis à disposition sous licence Creative Commons By-SA

La méthode Co-pomodoro


Votre assiduité et votre mémoire sans faille vous auront signalé que nous avons décrit la méthode "Pomodoro" dans le module 2. La méthode ci-dessous rajoute une dimension collaborative à cette méthode.

Ingrédients du Co-Pomodoro

Pour éviter que vous recopiez bêtement la recette sans en comprendre les points importants, je livre d’abord les ingrédients choisis et la raison de ce choix. En comprenant leur rôle vous pourrez en remplacer certains avec vos propres ingrédients.

Souvent négligée l’invitation est un des ingrédients les plus importants. Elle permet d’indiquer aux participants pourquoi ils devraient être là et comment va se dérouler la rencontre.
Si les participants ont le choix de venir ou non, l’invitation leur donne des clés pour savoir ce que leur présence à la réunion va leur apporter et ce qu'eux-mêmes pourront apporter à la rencontre.
Celui qui lance l’invitation a une certaine légitimité à proposer un format particulier. Si c’est le cas, il est intéressant de proposer les règles du jeu en amont en lançant l’invitation.

Clarifiez bien votre intention avant de lancer l’invitation. Pourquoi nous réunissons-nous ? Quel est le but ? La durée ? La méthode ? Pour que ce soit clair pour les autres, il faut que ce soit d’abord clair pour vous.
Les facilitateurs Art of Hosting (une approche de facilitation de rencontre très reconnue) utilisent beaucoup la notion de check in et de check out (que je traduis par ouverture/inclusion et clôture/séparation).

Le check-in est le moment où les participants s’intègrent dans le groupe et le moment présent pour travailler ensemble autour d’un objectif commun. Ce moment est particulièrement important, car il permet à chacun de se mettre en phase, de s’aligner avec le groupe et d’être vraiment dans ce que l’on fait.

Pour l’ouverture j’utilise la technique de la météo intérieure. Très simple et néanmoins très puissante, cette technique consiste à partager avec le groupe son état d’esprit du moment sous forme de météo.
Quelle couleur de ciel êtes-vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelques nuages ? Est-ce que vous êtes embrumé parce que vous avez fini un projet très tard la nuit dernière et que vous n’avez pas assez dormi ?


Ce moment d’ouverture/inclusion a deux avantages :
  • il permet à la personne qui parle de « laisser ses bagages à l’entrée », c’est à dire sortir ce qui lui pèse, ce qu’elle peut avoir en tête ou sur le cœur. En verbalisant ce qu’on a en soi et en se sentant accepté, on peut ensuite être pleinement dans la rencontre et s’y consacrer entièrement.
  • il permet au groupe d’avoir un contexte pour la discussion. Si je sais que tu n’as pas assez dormi ou que tu as un projet en retard, je comprendrai mieux tes impatiences, signes d’irritation ou ton manque de participation. C’est particulièrement important à distance où tout un tas de signaux non verbaux ne sont pas présents.

Comme la technique « Souvenir du futur » (voir cet article sur la co-création d’un kit d’évènements co-créatifs), ce format est intéressant car il permet à chacun de partager un peu de sa personnalité tout en gardant un contrôle complet sur ce que l’on livre de soi. On peut ainsi choisir de livrer des choses très personnelles ou bien rester général sans avoir besoin de trop se dévoiler.

Sur les Check in, lisez https://bloculus.com/core-protocols-2-check-in/
Avez-vous déjà assisté à une réunion de travail prévue pour durer 2h, mais qui déborde, empêchant de planifier d’autres tâches et qui au final fait perdre une demi journée ?
La loi de Parkinson stipule que « Un travail s’étend jusqu’à occuper tout le temps qui lui est imparti ». C’est-à-dire que si vous planifiez une réunion de deux heures pour un travail, ce travail sera fait en deux heures, même si une seule aurait suffi. Si aucune durée n’est précisée, cela peut durer indéfiniment… Sans aller dans l’excès, une certaine contrainte de temps est donc utile et force à avancer et à faire des choix. De plus, le fait que tout le monde sache que le temps prévu ne sera pas dépassé augmente la motivation de participer.

Pour la gestion du temps et des cycles de travail, j’ai donc adapté la technique Pomodoro pour un travail en ligne.

Dans la technique originale, le temps de chaque cycle est de 25 minutes. En travail en groupe, ce temps est bien trop court pour arriver à la fois à se mettre dedans et à produire quelque chose. D’un autre côté, une heure de travail à distance commence à faire beaucoup et au-delà l’attention décline. 45 minutes, c’est plus long qu’un Pomodoro classique, mais assez court pour forcer le groupe à faire des choix et devoir être efficace pour avancer.
La pause est un élément important, particulièrement à distance où on est obligé de focaliser attentivement sur l’écoute pour compenser l’absence de contact direct et où la fixation de l’écran crée de la fatigue nerveuse.

Accepter qu’une pause est un moment à part entière de la rencontre, c’est reconnaître que nous ne sommes pas des machines ou des cerveaux sur pattes, mais des humains avec un corps, vivant, avec ses propres besoins, que nous avons une capacité d’attention limitée et qu’il est utile de se laisser un temps libre pour mieux repartir avec l’esprit clair.

Pendant la pause, il est possible d’aller aux toilettes, boire, fumer une cigarette, marcher, s’étirer, fermer les yeux, …
Les facilitateurs Art of Hosting insistent sur l’importance de bien conclure la rencontre. C’est le moment où le groupe se sépare et les individus retournent à leur routine. Bien finir permettra de bien reprendre la prochaine fois.
Je n’ai pas encore de format check out précis, mais généralement 5 minutes avant la fin, nous faisons un petit bilan de ce qu’il reste à faire, qui va faire quoi et fixons une date pour la prochaine rencontre.

Sur le check-out, vous pouvez lire https://bloculus.com/core-protocols-4-check-out/
Pad de co-écriture, Google Doc, Mindmap en ligne. Le choix est le vôtre, mais dans tous les cas, il vraiment intéressant d’avoir un outil de prise de notes à plusieurs et en direct.

Créer le compte rendu en direct évite d’avoir y revenir péniblement plus tard et permet aussi à chacun de le corriger sur le moment.

Le compte rendu permet ensuite à ceux qui n’étaient pas présents de revoir ce qui s’est passé mais peut aussi servir de fil conducteur entres les rencontres, garder une trace des choses à faire et de qui les fait.

Si au départ il est intéressant de désigner un « scribe » chargé de prendre les notes (avec possibilité de faire tourner le rôle à chaque réunion), pour les groupes « matures » la prise de note collaborative marche généralement bien avec souvent une ou deux personnes plus à l’aise ou spontanément impliquées dans la prise de notes.

Recette du Co-Pomodoro

Invitation
Annoncer clairement l'intention: but, format, durée de la rencontre

Ouverture
Pour se mettre tous en phase et rentrer dans la réunion, commencer par un tour du cercle, où chacun donne brièvement sa “météo intérieure”. Quelle couleur de ciel êtes-vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelques nuages ?

Pomodoro 1
45 min de travail. Un chrono est mis en place. Au bout de 45 min, on arrête, même si la discussion était intéressante.

pause
5 min de pause. On se déconnecte, on va chercher un café, on marche un peu, on respire avant de reprendre.

Pomodoro 2
45 min de travail, 5-10 min avant la fin, on fait le bilan, liste des choses à faire, on fixe la prochaine réunion.

Clôture
5 minutes pour planifier la prochaine rencontre, vérifier la répartition des tâches, se dire au revoir.

Fin de la rencontre

D’autres techniques de réunion efficaces en ligne ?

Même si le télétravail existe depuis longtemps on ne trouve pas beaucoup de formats de rencontres spécifiquement adaptés pour des réunions en ligne.

Le Co-Pomodoro, format assez court pour être programmé régulièrement et assez long pour avoir le temps de travail donne un cadre qui facilite une interaction productive.

Cette trame peut être modifiée avec vos propres ingrédients. Par exemple, les séquences pomodoro peuvent être combinées avec un format particulier d’animation, de prise de paroles, de réflexion ou d’action collective.

> Article initial de Lilian Ricaud


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Méthode d’accélérateur de projet

>> La méthode au format pdf

Préambule

Conditions de réussite
Pour assurer le succès d’une telle démarche, l'animateur·rice rappelle les règles. Les participant·e·s apportent leur aide dans un esprit bienveillant et sans "juger". Cet exercice requiert de la part des utilisateurs·rices une attention aux autres. Ne pas faire d'intervention trop longue.

Origine de l'outil
Cette méthode dérive de l'entrainement mental créé pendant la guerre 39-45 par Joffre Dumazedier et développé ensuite par le mouvement d'éducation populaire "peuple et culture".
Elle est utilisée un peu différemment dans le cadre de l'analyse de pratique professionnelle.

Une méthode par étape

image ANIMACOOPaccelerateurprojetA4paysage.jpg (0.7MB)

Étape 0 : préparation (5 min.)

Au début de la rencontre, le groupe doit choisir :
  • un·e exposant·e, qui présente sa situation-problème : il est conseillé qu'elle prépare sa question en amont à partir de sa réflexion sur ce qu’elle vit comme difficulté dans sa pratique professionnelle.
  • un·e animateur·rice : gardien·ne de la méthode, du timing, assure le bon déroulement.
  • un·e secrétaire qui prendra les notes (ou fonction partagée sur pad)

Étape 1 : exposé de la problématique ou de la situation (5 min)


image Etape_2.png (4.8kB)
La personne qui a accepté de soumettre son problème expose le plus clairement possible la situation et son contexte. Elle exprime ensuite la façon dont elle définit le problème. Les autres membres de l’équipe écoutent. . Cette étape se termine de la part de l'exposant par : (je souhaite que le groupe m'aide à...)

Étape 2 : clarification de la problématique (5 min)


image Etape_2.png (5.0kB)
Les membres du groupe formulent les questions pour bien cerner la situation. Ils·elles doivent, à cette étape, s’en tenir à des questions d’information factuelle (meilleure compréhension du contexte par exemple). La personne qui a exposé sa situation apporte les précisions ensuite.

Étape 3 : contrat - reformulation de la question (1 min)


image etape_3.png (5.1kB)
La personne qui a exposé sa situation précise clairement ce qu’elle attend des autres membres du groupe. (je voudrais que le groupe m'aide à ....)


Étape 4 : réactions, commentaires, suggestions (20- 30 min)


image etape_4.png (5.8kB)
Les autres membres du groupe interviennent : donnent leurs impressions, réactions, interprétations... Ils·elles proposent une façon de voir autrement la situation. Ils·elles peuvent faire des suggestions pratiques ou donner des conseils. La personne qui a exposé sa situation écoute et s'engage à ne pas intervenir. Elle a tout intérêt à noter par écrit ce qui lui paraît pertinent de retenir.

Étape 5 : Synthèse et plan d’action (5–10 min)


image etape5.png (6.2kB)
La personne qui a exposé sa situation prend quelques instants pour finaliser en mini plan d'action des remarques exprimées par les membres du groupe (une synthèse personnelle de ce qu’elle retient). Pendant ce temps , les autres participant·e·s notent les idées et remarques qui peuvent leur être utiles dans leurs projets (idées transversales etc)


image etape_7.png (5.0kB)
Après ce temps d'écriture, la personne qui a exposé sa situation présente son plan d'action, indique la façon dont elle entend donner des suites. Les autres membres du groupe n’ont pas à discuter des choix de la personne ou de son plan d’action ; ils·elles se comportent plutôt comme des témoins du cheminement de cette personne ; ils·elles peuvent exprimer leur soutien et leur encouragement.

Étape 6 : Évaluation et intégration des apprentissages, vécu (5 -10 min)


image etape8.png (7.1kB)
Pour fermer correctement la rencontre, il convient de faire un retour sur ce qui s’est passé. La personne qui a demandé de l’aide peut exprimer son vécu ; le groupe peut évaluer sa façon de procéder et, au besoin, y apporter des correctifs pour la prochaine rencontre. Il est conseillé de prendre quelques minutes pour noter individuellement ce que chacun·e retient de cette rencontre.

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Méthode d’accélérateur de projet

>> La méthode au format pdf

Préambule

Conditions de réussite
Pour assurer le succès d’une telle démarche, l'animateur·rice rappelle les règles. Les participant·e·s apportent leur aide dans un esprit bienveillant et sans "juger". Cet exercice requiert de la part des utilisateurs·rices une attention aux autres. Ne pas faire d'intervention trop longue.

Origine de l'outil
Cette méthode dérive de l'entrainement mental créé pendant la guerre 39-45 par Joffre Dumazedier et développé ensuite par le mouvement d'éducation populaire "peuple et culture".
Elle est utilisée un peu différemment dans le cadre de l'analyse de pratique professionnelle.

Une méthode par étape

image ANIMACOOPaccelerateurprojetA4paysage.jpg (0.7MB)

Étape 0 : préparation (5 min.)

Au début de la rencontre, le groupe doit choisir :
  • un·e exposant·e, qui présente sa situation-problème : il est conseillé qu'elle prépare sa question en amont à partir de sa réflexion sur ce qu’elle vit comme difficulté dans sa pratique professionnelle.
  • un·e animateur·rice : gardien·ne de la méthode, du timing, assure le bon déroulement.
  • un·e secrétaire qui prendra les notes (ou fonction partagée sur pad)

Étape 1 : exposé de la problématique ou de la situation (5 min)


image Etape_2.png (4.8kB)
La personne qui a accepté de soumettre son problème expose le plus clairement possible la situation et son contexte. Elle exprime ensuite la façon dont elle définit le problème. Les autres membres de l’équipe écoutent. . Cette étape se termine de la part de l'exposant par : (je souhaite que le groupe m'aide à...)

Étape 2 : clarification de la problématique (5 min)


image Etape_2.png (5.0kB)
Les membres du groupe formulent les questions pour bien cerner la situation. Ils·elles doivent, à cette étape, s’en tenir à des questions d’information factuelle (meilleure compréhension du contexte par exemple). La personne qui a exposé sa situation apporte les précisions ensuite.

Étape 3 : contrat - reformulation de la question (1 min)


image etape_3.png (5.1kB)
La personne qui a exposé sa situation précise clairement ce qu’elle attend des autres membres du groupe. (je voudrais que le groupe m'aide à ....)


Étape 4 : réactions, commentaires, suggestions (20- 30 min)


image etape_4.png (5.8kB)
Les autres membres du groupe interviennent : donnent leurs impressions, réactions, interprétations... Ils·elles proposent une façon de voir autrement la situation. Ils·elles peuvent faire des suggestions pratiques ou donner des conseils. La personne qui a exposé sa situation écoute et s'engage à ne pas intervenir. Elle a tout intérêt à noter par écrit ce qui lui paraît pertinent de retenir.

Étape 5 : Synthèse et plan d’action (5–10 min)


image etape5.png (6.2kB)
La personne qui a exposé sa situation prend quelques instants pour finaliser en mini plan d'action des remarques exprimées par les membres du groupe (une synthèse personnelle de ce qu’elle retient). Pendant ce temps , les autres participant·e·s notent les idées et remarques qui peuvent leur être utiles dans leurs projets (idées transversales etc)


image etape_7.png (5.0kB)
Après ce temps d'écriture, la personne qui a exposé sa situation présente son plan d'action, indique la façon dont elle entend donner des suites. Les autres membres du groupe n’ont pas à discuter des choix de la personne ou de son plan d’action ; ils·elles se comportent plutôt comme des témoins du cheminement de cette personne ; ils·elles peuvent exprimer leur soutien et leur encouragement.

Étape 6 : Évaluation et intégration des apprentissages, vécu (5 -10 min)


image etape8.png (7.1kB)
Pour fermer correctement la rencontre, il convient de faire un retour sur ce qui s’est passé. La personne qui a demandé de l’aide peut exprimer son vécu ; le groupe peut évaluer sa façon de procéder et, au besoin, y apporter des correctifs pour la prochaine rencontre. Il est conseillé de prendre quelques minutes pour noter individuellement ce que chacun·e retient de cette rencontre.

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La méthode détaillée de l'entretien collectif

Objectifs pédagogiques

  • travailler sur les représentations, de préférence en début de formation ou de rencontre : partir de représentations individuelles pour construire des représentations collectives
  • travailler à la fois en individuel, en petits groupes et en grand groupe : permet d'observer les individus et le groupe

Durée : 1h15
Ici l'exemple sera avec 3 questions différentes (donc 3 couleurs de post-it et 3 groupes de dépouillement)

Préparation

Choisir la thématique et les phrases.

Exemple sur l'animation de projet collaboratif :
  • 1. A En tant qu'animateur·rice de projet collaboratif, je dois...
  • 2. A Je choisis le mode collaboratif pour mon projet parce que ...
  • 3.A Ce que je crains quand j'anime des projets collaboratifs c'est ...
Préférez une formulation en "je" plutôt qu'une formule générique

Matériel à prévoir : post-it de 3 couleurs différentes, paper-board, feutres

Étape 1 : introduction (5')

Expliquer que cette méthodo permet de parler tous en même temps tout en s'écoutant

Distribuez et les post-it et demandez aux participants de les numéroter de la manière suivant :
  • 3 post-it de la première couleur : A1 A2 A3
  • 3 post-it de la deuxième couleur : B1 B2 B3
  • 3 post-it de la troisième couleur : C1 C2 C3

Étape 2 : Écriture en individuel (15')

Vous énoncez la phrase A en demandant aux participant·e·s d'écrire leur première réponse sur le post-it A1, puis leur seconde réponse sur le post-it A2 etc...
Puis vous demandez de prendre le post-it A2 et vous énoncez la même phrase.
Et de même avec le post-it A3.

Étape 3 : Dépouillement en petits groupes (20')

Constituez 3 groupes de participant·e·s. Chaque groupe va dépouiller une question.
Vous leur demandez de regroupement les idées similaires pour dégager des tendances.

Explications sur les pondérations :
  • Une première manière de pondérer est de valoriser les réponses spontanées : les réponses 1 ont alors 3 points, les 2 ont 2 points et les 3 ont 1 point.
  • Une deuxième manière de pondérer est de valoriser les réponses les plus réfléchies : les réponses 1 ont alors 1 point, les 2 ont 2 points et les 3 ont 3 points.
  • Vous pouvez aussi proposer de compter le nombre de post-it par grande idée.

Mettez à leur disposition une feuille de paperboard et des feutres.
Donnez rdv 20 minutes plus tard pour la restitution en grand groupe.

Étape 4 : Restitution en plénière (20')

Chaque groupe présente le résultat de son dépouillement en plénière. Le groupe peut avoir désigné un·e rapporteur·rice ou présenter collectivement.

Éventuellement debriefing collectif

Avis sur la méthode

Avantages
  • partager des représentations individuelles sur un sujet, un enjeu
  • discuter ces représentations en groupes
  • synthétiser et prioriser ces représentations

Inconvénients
  • on discute des idées émises par d'autres (voire on les interprète parfois, si la formulation du post-it n'était pas claire ou par mauvaise fois), pas de possibilité de "changer d'avis"

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Les étapes de la vie d'un groupe


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On oublie parfois qu-il y a des étapes importantes à consolider avant de travailler sur un projet commun et tout au long de la vie du collectif, surtout si celui-ci a vocation à être pérenne dans la durée.

Voici quelques questions à se poser pour vérifier que les bases de votre collectif / votre équipe/ votre réseau sont posées :

- L'Interconnaissance : les personnes impliquées dans le groupe/l'équipe/la structure se connaissent-elles ? Y a-t-il un endroit où les personnes (et non les structures) faisant partie du groupe sont identifiées ? Peuvent-elles se contacter ? Leur rôle est-il précisé ? La création de liens entre ces personnes est-elle favorisée ?
Idées: Mettre en place un trombinoscope et ritualiser des moments conviviaux réguliers.

- La raison d'être partagée : l'utilité du groupe et donc les besoins auxquels il répond sont-ils partagés ?
Idées : clarifier et questionner régulièrement la raison d'être, valider un socle de valeurs communs.

- L'attention à chacun·e : les attentes et besoins personnels de chacun·e sont’ils pris en compte ? Le groupe apporte t-il à tou·te·s un retour jugé satisfaisant par rapport à l'investissement personnel (monté en compétences, sentiment d'utilité, rencontres, réseau, gain de temps par ailleurs etc.)
Idées : mettre en place des accords de groupe, ritualiser des moments pour expliciter et partager les besoins individuels, créer un lieu et/ou des moments d'échange de bonnes pratiques, de bons plans, d'entraide.

Ces 3 piliers que sont l'interconnaissance, la raison d'être partagée et l'attention à chacun·e par l'entraide et la réponse aux besoins individuels vont faciliter l'implication ainsi que la mise en place et l'animation du projet commun en lui-même.


C'est seulement ensuite que vient la phase du projet commun. Cette phase est la plus complexe car c'est ici que se joue :

- le choix et la priorisation des missions et des actions : quelles sont nos missions ? quelles actions souhaitons-nous mettre en oeuvre ? quel est le contexte ? à quelle finalité allons-nous réponde ?
Idée : partager une vision collective de l'environnement interne et externe du projet (ex: tous dans le même bateau) partir des valeurs pour en définir les missions et les actions à mener (ex: mandala stratégique), prioriser les actions selon leur efficience (ex: matrice impact/effort)
- la gouvernance et le mode d'animation du projet : qui fait quoi ? qui décide de quoi ? jusqu'où souhaite t'on aller dans la coopération et l'agilité versus la planification et la répartition des tâches ?
Idée : avoir une connaissance et une compréhension collective des modes collaboratifs versus coopératifs, s'inspirer des méthodes agiles, valider collectivement et rendre visible le mode de fonctionnement, définir collectivement les niveaux de prises de décision.
- la définition des moyens,des méthodes et des outils : quel fonctionnement et quels outils mettre en place ? Comment les utilise t'on ?
Idée : Partir des usages et prioriser les besoins pour choisir ses outils numériques collaboratifs, commencer simple, expérimenter et faire évoluer, rendre plus ses réunion participatives, se former à l'animation de projets collectifs (Animacoop, Instant Z, UDN, Fertîles etc. )
- les moyens d'évaluation et d'évolution du projet: quand et comment évaluons-nous et faisons-nous évoluer nos actions et nos pratiques ? Quand célébrons nous et comment ?
Idée : ritualiser des temps de bilans et de célébration (ex: méthode des 3C, l'étoile du changement, feedback nourrisants)

Après la mise en œuvre du projet collectif, vos productions et vos réflexions, votre gouvernance et votre organisation, vos apprentissages et vos expériences peuvent certainement bénéficier à d'autres...

...la phase du rayonnement
Vous avez pu (ou auriez aimé) vous inspirer, utiliser et modifier des ressources et expériences existantes pour votre projet ? Vous pouvez maintenant contribuer à un savoir commun en rendant visible et utilisable/partageable/modifiable vos ressources. Car même si elles ne sont pas parfaites et même si elles vous semblent trop adaptées à votre contexte et votre groupe, vous n’êtes certainement pas les seul·e·s à avoir travailler sur ces problématiques.
Idée : Pour que toute l'énergie mise dans votre projet soit utile et profitable au plus grand nombre et dans le temps, vous pouvez par exemple faciliter la compostabilité de votre projet et donc son appropriation, mettre vos productions sous licence créative commons, rendre visible vos process et ressources via votre gare centrale wiki ou au sein des réseaux auxquels votre groupe appartient ;)
Ces étapes ne sont pas linéaires mais doivent être vu comme une boucle, pour régulierement requestionner et prendre soin de chacune de ces phases. L'interconnaissance et le soin a chacun·e étant particulièrement transversales tout au long de la vie du groupe.

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Définir des accords de groupe

En une phrase Un cadre qui sécurise les individus et leurs besoins
Type de fiche
  • Concepts
  • Astuces
Thématique concernée
  • Partage et circulation de l'information (en présence)
Regroupement
  • Notion du Module 3
Description Les accords de groupes peuvent se définir comme la formalisation d'un cadre collectif qui sécurise la participation des individus à un temps de réunion et qui permet ainsi de remplir les besoins individuels de chacun·e des participant·e·s.

Il est l'aboutissement de l’expression des besoins de chaque participant·e et, si nécessaire, d'une négociation entre besoins contradictoires. Les accords de groupe prennent souvent la forme d'un nuage de mots ou de petites phrases qui permettent de rendre visible au groupe l'ensemble des besoins de ses membres afin de permettre leur prise en compte par chacun·e.
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Le but des accords de groupe, c'est qu'à travers l'expression des besoins de tou·te·s, le temps collectif ne rencontre les limites de personnes. On parle donc bien a priori ici de besoins profonds sur et non de simples préférences, que les participant·e·s peuvent formuler à travers une phrase commençant par "Pour que ce moment passé ensemble ne rencontre pas mes limites, j'ai besoin de...". On valide donc généralement les accords de groupe au consentement, en ce sens qu’ils ne remplissent pas nécessairement les préférences de chacun·e, mais qu'ils ne percutent les limites de personne.

Puisqu'ils sont garants d'un cadre collectif sécurisant, c'est au collectif dans sa globalité qu'il incombe de veiller au respect des accords de groupe. Un rôle peut-être attribué pour dédier à quelqu'un la tâche d'être en attention du respect du cadre à une personne en particulier, mais il ne dédouane personne de sa responsabilité quand à son respect individuel des besoins et limites des autres.

Les accords de groupe doivent

  • Être co-créés par chaque participant·e : puisque aucune personne ne peut formuler les besoins ou les limites du moment d'une autre. Une petite méthode d'animation pour co-créer vos accords de groupe. Le temps de formulation des besoins du collectif doit être sanctuarisé et être suffisamment accueillant /serein pour permettre à chacun d'exprimer ses besoins en toute liberté et authenticité,
  • Être redéfinis dés lors que la composition du groupe change : puisqu'ils sont liés aux individus, dés que la composition du groupe évolue, il faut faire évoluer les accords qui s'adaptent aux besoins des personnes présentes;
  • Être re-validés à chaque nouveau regroupement : puisque si la composition d'un groupe ne change pas, les besoins et limites de chacun évoluent chaque jour. La re-validation des accords de groupe peut donc être rapide mais elle est nécessaire (à travers un tour de consentement par exemple);
  • Être rendus visibles : puisqu'ils doivent être respectés tout le temps, ils doivent être visibles et accessibles en permanence, d'autant plus que c'est le groupe dans sa globalité qui est garant du respect de ces accords.

Les accords de groupe ne permettent pas

  • De sécuriser de manière globale les échanges au sein d'un projet collectif ou d'une organisation : ils sont à privilégier pour les moments de rencontres physiques ou distants de type réunion, mais doivent être complétés par des architectures plus fines à l'échelle d'une organisation (moments dédiés à l'apaisement des tensions, rituels de gestion des conflits, etc...).
  • De sécuriser les échanges sur des sujets trop brûlants ou dans l'urgence : les accords de groupe reposent principalement sur la capacité de chacun·e à exprimer avec authenticité ses besoins à respecter les besoins des autres. En situation de conflit interpersonnels ou dans des contextes trop chargés émotionnellement, les accords de groupe doivent être remplacés par des dispositifs de médiation plus complet et pertinents.

Et si nos besoins se marchent sur les pieds ?

Il arrive parfois que les besoins de deux personnes ou plus se percutent, s'opposent. On ne peut pas commencer à travailler sereinement dans ces conditions, les concernés ne pouvant être serein·e·s à ce moment. Dans ce cas, trois petites étapes permettent de débloquer la situation :
  • Clarifier : inviter chaque concerné·e à reformuler son besoin pour vérifier qu'il y a vraiment une opposition et bien comprendre ce qu'il y a derrière les mots;
  • Effectuer une nouvelle proposition : une fois bien compris les besoins exprimés, une reformulation peut-être proposée et passée au consentement auprès des deux intéressé·e·s. Exemple :"J'ai besoin de calme VS j'ai besoin de bouger" deviendrait "j'ai besoin de moments de calme ET j'ai besoin de moments pour bouger"

Retrouvez une méthode d'animation de co-construction d'accords de groupe dans cette fiche outil : https://interpole.xyz/?CoDefinitionDAccordsDeGroupes

Ressource CC-BY-SA Auteur-e-s :Audrey Auriault, Louise Didier, Romain Lalande
Publié O/N (dans le bocal à bonbon) Non
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