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Jeu de la ville : quelques instants de réflexion


De ce jeu expérimenté durant le 2ème regroupement, vous pourrez choisir de retenir :

  • les méthodes Agiles (notamment Scrum et Kanban, détaillées dans le module 6)

  • le processus de co-construction au sein des groupes et entre les groupes. Avez-vous vécu des émotions particulières durant ce jeu ? Qu'est-ce qui a pu provoquer ces ressentis (consignes "relâchées" du jeu, tensions avec d'autres participants, tensions en vous-mêmes...) ? Que pourriez-vous faire dans votre pratique professionnelle/personnelle pour
    • travailler sur vos mécanismes individuels (j'ai une fâcheuse tendance à...) ?
    • soigner des environnements de coopération qui minimisent l'apparition de ces situations ?



Ressource à disposition
Retrouvez les consignes et le déroulé du Jeu de la ville


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Quel niveau de "collaborativité" dans vos projets ?


Consignes
Nous vous invitons à utiliser ce tableau comme ceci
  • les colonnes sont les phases chronologiques de votre projet
  • les lignes sont l'echelon auquel vous avez réalisé/souhaitez réaliser la tâche :
    • individuel : vous agissez vous seul·e
    • collégiale : une partie de votre groupe réalise l'action (ex une commission, un groupe temporaire...)
    • collectif : tout votre groupe réalise l'action
  • réseau : tout votre groupe ET des personnes/structure de votre réseau vous rejoigne pour réaliser cette action



Ce tableau est potentiellement utile, mais
  • c'est un tableau ! Donc il ne prend pas en compte la complexité de la réalité, les situations où il faut écrire entre 2 cases etc... >> vous pouvez donc l'imprimer pour écrire "à la main".
  • il ressemble un peu à un code de la route, notamment les colonnes/phases du projet. Vous êtes libres de (et vivement invité·e·s à) le modifier et l'adapter à votre projet-support ou à votre contexte.


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Comme d'habitude, ces "outils" ne se suffisent souvent pas à eux-mêmes et ne nous rendent pas "efficient" du jour au lendemain. Nous en présentons quelques-uns durant Animacoop afin de conscientiser nos logiques de travail et de cibler des façons d'améliorer notre organisation personnelle.
Dans la vraie vie, il est très probable que votre organisation sera un mix de plusieurs méthodes, avec plus ou moins de rigidité dans l'application de celles-ci.


La matrice d'Eisenhower


Cette matrice propose de classer ses tâches à faire selon 4 cadrans.

image matrice_eisenhower_adaptation_Collecticc.png (58.9kB)


Dan NOEL vous détaille cela en vidéo, à partir de 3'10 (lecture automatique)





Besoin de retours ? Fabienne utilise cette matrice dans son bureau, au quotidien. Demandez-lui ! ;-)



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Texte publié par Lilian Ricaud (formateur Animacoop Toulouse) et mis à disposition sous licence Creative Commons By-SA

La méthode Co-pomodoro


Votre assiduité et votre mémoire sans faille vous auront signalé que nous avons décrit la méthode "Pomodoro" dans le module 2. La méthode ci-dessous rajoute une dimension collaborative à cette méthode.

Ingrédients du Co-Pomodoro

Pour éviter que vous recopiez bêtement la recette sans en comprendre les points importants, je livre d’abord les ingrédients choisis et la raison de ce choix. En comprenant leur rôle vous pourrez en remplacer certains avec vos propres ingrédients.

Souvent négligée l’invitation est un des ingrédients les plus importants. Elle permet d’indiquer aux participants pourquoi ils devraient être là et comment va se dérouler la rencontre.
Si les participants ont le choix de venir ou non, l’invitation leur donne des clés pour savoir ce que leur présence à la réunion va leur apporter et ce qu'eux-mêmes pourront apporter à la rencontre.
Celui qui lance l’invitation à une certaine légitimité à proposer un format particulier. Si c’est le cas, il est intéressant de proposer les règles du jeu en amont en lançant l’invitation.

Clarifier bien votre intention avant de lancer l’invitation. Pourquoi nous réunissons nous ? Quel est le but ? La durée ? La méthode ? Pour que ce soit clair pour les autres, il faut que ce soit d’abord clair pour vous.
Les facilitateurs Art of Hosting (une approche de facilitation de rencontre très reconnue) utilisent beaucoup la notion de check in et de check out (que je traduis par ouverture/inclusion et clôture/séparation).

Le check-in est le moment où les participants s’intègrent dans le groupe et le moment présent pour travailler ensemble autour d’un objectif commun. Ce moment est particulièrement important, car il permet à chacun de se mettre en phase, de s’aligner avec le groupe et d’être vraiment dans ce que l’on fait.

Pour l’ouverture j’utilise la technique de la météo intérieure. Très simple et néanmoins très puissante, cette technique consiste à partager avec le groupe son état d’esprit du moment sous forme de météo.
Quelle couleur de ciel êtes vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelque nuages ? Est ce que vous êtes embrumé parce que vous avez fini un projet très tard la nuit dernière et que vous n’avez pas assez dormi ?


Ce moment d’ouverture/inclusion a deux avantages:
  • il permet à la personne qui parle de « laisser ses bagages à l’entrée », c’est à dire sortir ce qui lui pèse, ce qu’elle peut avoir en tête ou sur le cœur. En verbalisant ce qu’on a en soi et en se sentant accepté on peut ensuite être pleinement dans la rencontre et s’y consacrer entièrement.
  • il permet au groupe d’avoir un contexte pour la discussion. Si je sais que tu n’as pas assez dormi ou que tu as un projet en retard, je comprendrai mieux tes impatiences, signes d’irritation ou ton manque de participation. C’est particulièrement important à distance ou tout un tas de signaux non verbaux ne sont pas présents.

Comme la technique « Souvenir du futur » (voir cet article sur la co-création d’un kit d’évènements co-créatifs) ce format est intéressant car il permet à chacun de partager un peu de sa personnalité tout en gardant un contrôle complet sur ce que l’on livre de soi. On peut ainsi choisir de livrer des choses très personnelles ou bien rester général sans avoir besoin de trop se dévoiler.

Sur les Check in, lisez https://bloculus.com/core-protocols-2-check-in/
Avez vous déjà assisté à une réunion de travail prévue pour durer 2h, mais qui déborde, empêchant de planifier d’autres taches et qui au final fait perdre une demi journée ?
La loi de Parkinson stipule que « Un travail s’étend jusqu’à occuper tout le temps qui lui est imparti ». C’est à dire que si vous planifiez une réunion de deux heures pour un travail, ce travail sera fait en deux heures, même si une seule aurait suffit. Si aucune durée n’est précisée, cela peut durer indéfiniment… Sans aller dans l’excès une certaine contrainte de temps est donc utile et force à avancer et à faire des choix. De plus le fait que tout le monde sache que le temps prévu ne sera pas dépassé augmente la motivation de participer.

Pour la gestion du temps et des cycles de travail j’ai donc adapté la technique Pomodoro pour un travail en ligne.

Dans la technique originale, le temps de chaque cycle est de 25 minutes. En travail en groupe ce temps est bien trop court pour arriver à la fois à se mettre dedans et à produire quelque chose. D’un autre coté, une heure de travail à distance commence à faire beaucoup et au delà l’attention décline. 45 minutes, c’est plus long qu’un Pomodoro classique, mais assez court pour forcer le groupe à faire des choix et devoir être efficace pour avancer.
La pause est un élément important, particulièrement à distance où on est obligé de focaliser attentivement sur l’écoute pour compenser l’absence de contact direct et ou la fixation de l’écran crée de la fatigue nerveuse.

Accepter qu’une pause est un moment à part entière de la rencontre c’est reconnaître que nous ne sommes pas des machines ou des cerveaux sur pattes, mais des humains avec un corps, vivant, avec ses propres besoins, que nous avons une capacité d’attention limitée et qu’il est utile de se laisser un temps libre pour mieux repartir avec l’esprit clair.

Pendant la pause, il est possible d’aller au toilette, boire, fumer une cigarette, marcher, s’étirer, fermer les yeux, …
Les facilitateurs Art of Hosting insistent sur l’importance de bien conclure la rencontre. C’est le moment ou le groupe se sépare et les individus retournent à leur routine. Bien finir permettra de bien reprendre la prochaine fois.
Je n’ai pas encore de format check out précis, mais généralement 5 minutes avant la fin, nous faisons un petit bilan de ce qu’il reste à faire, qui va faire quoi et fixons une date pour la prochaine rencontre.

Sur le check-out, vous pouvez lire https://bloculus.com/core-protocols-4-check-out/
Pad de co-écriture, Google Doc, Mindmap en ligne. Le choix est le votre, mais dans tous les cas il vraiment intéressant d’avoir un outil de prise de note à plusieurs et en direct.

Créer le compte rendu en direct évite d’avoir y revenir péniblement plus tard et permet aussi à chacun de le corriger sur le moment.

Le compte rendu permet ensuite à ceux qui n’étaient pas présents de revoir ce qui s’est passé mais peut aussi servir de fil conducteur entres les rencontres, garder une trace des choses à faire et de qui les fait.

Si au départ il est intéressant de désigner un « scribe » chargé de prendre les notes (avec possibilité de faire tourner le rôle à chaque réunion), pour les groupes « matures » la prise de note collaborative marche généralement bien avec un souvent une ou deux personnes plus à l’aise ou spontanément impliquées dans la prise de note.

Recette du Co-Pomodoro

Invitation
Annoncer clairement intention: but, format, durée de la rencontre

Ouverture
Pour se mettre tous en phase et rentrer dans la réunion, commencer par un tour du cercle, où chacun donne brièvement sa “météo intérieure”. Quelle couleur de ciel êtes vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelques nuages ?

Pomodoro 1
45 min de travail. Un chrono est mis en place. au bout de 45 min, on arrête, même si la discussion était intéressante.

pause
5 min de pause. On se déconnecte, on va chercher un café, on marche un peu, on respire avant de reprendre

Pomodoro 2
45 min de travail, 5-10 min avant la fin on fait le bilan, liste des choses à faire, on fixe la prochaine réunion

Clôture
5 minutes pour planifier la prochaine rencontre, vérifier la répartition des tâches, se dire au revoir.

Fin de la rencontre

D’autres techniques de réunion efficaces en ligne ?

Même si le télétravail existe depuis longtemps on ne trouve pas beaucoup de formats de rencontres spécifiquement adaptés pour des réunions en ligne.

Le Co-Pomodoro, format assez court pour être programmé régulièrement et assez long pour avoir le temps de travail donne un cadre qui facilite une interaction productive.

Cette trame peut être modifiée avec vos propres ingrédients. Par exemple, les séquences pomodore peuvent être combinée avec un format particulier d’animation, de prise de paroles, de réflexion ou d’action collective.

> Article initial de Lilian Ricaud


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Prendre des décisions dans mon collectif


Avertissement : cette page est (trop chargée). Ne tentez pas de tout lire, mais repérez ce qui est important pour vous et les besoins de vos groupes et vos projets


Cette page traite de la prise de décision pour des groupes de quelques dizaines de personnes (COPIL, groupes projets, équipes,...). Ces contenus ne sont plus nécessairement toujours pertinent quand on s'adresse à des groupes de plusieurs centaines ou milliers de personnes (concertation de territoires, démocratie participative...).


Une petite vidéo introductive :



"La prise de décision est un processus cognitif complexe, différent de la réaction instinctive et immédiate, visant à la sélection d'un type d'action parmi différentes alternatives. Ce processus est théoriquement basé sur des critères de choix, et sur une analyse des enjeux et des options et conduit à un choix final." Wikipédia, prise de décision

On distinguerait donc la prise de réaction, qui implique la conscience d'un choix ainsi qu'un processus de réflexion plus ou moins long, de la réaction instinctive immédiate. La réalité est sans doute beaucoup plus complexe, les neurosciences commençant tout juste à mettre à jour les notions d'intelligence émotionnelles et la place de nos émotions dans des choix que l'on pense "rationnels" et analytiques.


Nos réflexions et expérimentations autour de la prise de décision partagée nous amène à partager quelques idées directrices sur le sujet :






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Ecouter...
...le groupe !

En une phrase Etre en attention au groupe, prendre du recul
Description "Sentir" un groupe n'est pas toujours aisé, mais il est parfois bien utile de jauger l'ambiance, les tensions, le niveau d'attention des personnes...
Lorsque l'animateur·ice détecte un frein (participants fatigués, tendus) ou une opportunité (envie partagé de travailler ou de discuter d'un sujet...) , deux possibilités :
  • soit on propose de ré-orienter le déroulé de la réunion (parfois une simple pause supplémentaire suffit, parfois il faut réguler en "crevant" l'abcès des tensions)
  • soit on invite le groupe à prendre conscience de sa propre dynamique : "si on regarde la situation de l'extérieur, qu'est-il en train de se passer dans notre groupe ?"

En effet, vous avez raison, cette posture est en partie incompatible avec la précédente posture sur l'écoute active :-/

Valider les échanges

En une phrase Est-ce que ça convient à tout le monde ?
Description La validation des échanges par le groupe, sert à marquer la fin d'un point ou la fin d'une réunion : cela fait appel à la capacité de l'animateur·ice à repérer les points essentiels des discussions et à les synthétiser pour les rendre claires à l’ensemble du groupe et enfin à les faire valider. Le compte-rendu reprendra donc les éléments de cette validation.

Cadrer et réguler

En une phrase S'assurer qu'on reste dans le sujet, de façon constructive
Description
  • Etre vigilant aux échanges hors-sujet qui surgiront (immanquablement), et ramener en douceur vers le sujet de la réunion. Si un point précis focalise les échanges (sujet complexe ou clivant) et risque d'accaparer tout le temps disponible, on peut inviter à le re-programmer lors d'un temps/une réunion dédiée.
  • Garantir le timing, tant sur le déroulé global de la réunion que des prises de paroles trop longues ou trop répétées.
  • Aller chercher celles·ceux qui ne s'expriment pas ou peu.

Ces recadrages seront d'autant mieux acceptés et légitimes que vous aurez précisé votre rôle au début de la réunion (j'aurai le droit de vous inviter à faire plus concis, à recadrer les débats, à garantir la répartition de la parole, à nous ramener vers des postures constructives etc...)

Les phrases-type du facilitateur : "je vous invite à...", "je vous propose de"...

S'adapter en live

En une phrase Rester souple et agile
Description Sans doute la compétence la plus fine de la facilitation : "sentir" le groupe.
Lorsqu'on s'aperçoit que son animation patauge, que le groupe n'est pas dans de bonnes conditions (tensions palpables, actualité hors-norme qui empêche toute concentration...), il vaut mieux arrêter l'animation en cours.

2 solutions sont alors possibles :
1/ vous proposez un autre déroulé sur le vif, en revoyant les ambitions de la réunion à la baisse et en proposant un autre déroulé. Parfois, cela peut signifier changer complètement l'objectif de la réunion, notamment en prenant les tensions à bras le corps et en les traitant avec méthode
1/ Vous aviez prévu que le contexte pouvait être difficile et vous avez donc un plan B ! C'est plus confortable, mais demande plus de préparation et pas toujours facile à anticiper.
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Écrire collectivement

ecrit collaboratif
Libérant l'écriture de l'univers clos du support imprimé, le Web 2.0 induit une conception profondément différente de l'information. Il est désormais possible d’écrire à plusieurs sur le même document et en même temps ! En cela, le Web 2.0 est un support à la construction d'un savoir collectif.


Le succès rencontré par l'Encyclopédie Wikipédia - bien commun sous licence libre - l'un des dix sites les plus consultés au monde, a ouvert la voie à de nouvelles pratiques d'écriture. Écrite collectivement, cette encyclopédie libre a démontré combien la collaboration était porteuse de qualité et pouvait doter l'écrit d'une plus grande richesse :
  • richesse pour la communauté qui bénéficie de la rencontre de points de vue différents sur un même sujet.
  • richesse pour l'individu qui participe à un projet qui le conduit à élaborer de nouvelles stratégies d’écriture et à se nourrir de nouvelles idées.

Co-écrire, un processus difficile reposant sur la dynamique de groupe


La réalisation d'un écrit collaboratif est le fruit d'un processus souvent jugé complexe et difficile. Dans l'article A Taxonomy of Collaborative Writing... (article en français), Lowry P.B., Curtis A. et Lowry M.R. expliquent cette difficulté par le fait qu'à la démarche d'écriture individuelle (qui a pour fondement, selon eux, la planification, la traduction et la révision), l'écriture collective ajoutent trois niveaux de complexité supplémentaire :
  1. Une complexité intellectuelle
  2. Une complexité sociale
  3. Une complexité procédurale

Ces nouvelles complexités correspondent à trois questions que pose l'écriture collaborative :
  1. Comment mutualiser et harmoniser des connaissances individuelles pour produire un savoir collectif ?
  2. Comment coordonner les membres et leurs différents avis pour mener à bien ce projet ? Comment dépasser les conflits socio-affectifs générés par cet exercice collectif ?
  3. Comment mettre en place une planification et une finalisation commune ?

Au-delà de la dimension intellectuelle et procédurale c'est véritablement la dimension sociale qui constitue la clé de voûte de l'écriture collaborative. C'est à partir de cette dimension que va découler le "bon fonctionnement" du reste de la démarche collective.


Par dimension sociale, on entend la capacité à créer une dynamique de groupe qui va fédérer chaque membre autour d'un objectif commun (la production d'un texte) et au sein duquel chacun va trouver sa place. Une dynamique qui va faciliter au maximum l'implication de ses membres et sans laquelle tout projet coopératif est voué à l'échec.
L'écriture collaborative peut en effet générer des conflits socio-affectifs (points de vue divergents, sentiment d'être jugé etc.) qui peuvent s'avérer difficiles à dépasser.


L'acte de co-écriture nécessite ainsi :
  • Un haut niveau d'interaction réciproque entre les membres alimenté par des échanges fréquents.
  • La prise en compte des différents points de vue, la valorisation des apports de chaque membre à la communauté, l'encouragement de chacun à participer, en gardant en tête cette phrase de Paul Ricoeur « La tolérance n'est pas une concession que je fais à l'autre, elle est la reconnaissance du principe qu'une partie de la vérité m'échappe. »
  • La capacité de l'animateur à réguler les conflits sociaux-cognitifs générés par les idées et natures divergentes.


Le travail de l'animateur de réseau va justement être d'apporter une convergence au sein de la communauté et de créer ainsi une dynamique constructive de travail propice à l'implication de chacun


Trois approches pour réaliser un écrit collaboratif

Réaliser un écrit collectif peut se faire de différentes manières, selon trois niveaux de collaboration :
  • Un membre commence par rédiger un article qui est ensuite modifié et enrichi par un autre membre et ainsi de suite jusqu'à obtenir un document jugé complet par le groupe et faisant l'objet d'un consensus.
  • Une approche plus coopérative que collaborative consiste à ce que chaque membre travaille sur une partie de l'article. Les diverses parties produites sont ensuite reliées entre elles et harmonisées pour former un seul et même article. Une variante à cette coopération consiste à ce que chaque membre, selon ses compétences et ses appétences, effectue une partie du travail. Par exemple, un membre rédige, l'autre corrige, le troisième relit etc.
  • Enfin, l'approche la plus collaborative est peut-être celle qui inclut tous les membres, de la conception à la réalisation de l'écrit, celle où il n'y pas véritablement de distinction de rôle. Chacun participe ainsi aux différentes phases d'élaboration.

Les phases d'élaboration : trucs et astuces pour l'écriture participative


Chaque groupe peut trouver sa propre méthode, celle qui lui correspond. Cependant, pour avoir quelques points de repère, voici quelques trucs et astuces pour initier une écriture participative :

1. Faire vivre une expérience irréversible de coopération

Rien de mieux pour préparer un groupe à la réalisation d'un écrit collectif que de commencer déjà par lui faire vivre une Petite Expérience Irréversible de Coopération (PEIC). Ceci afin de résoudre des points de blocage éventuels, faire naître les premiers échanges et donner du sens à la démarche collaborative. L'une des grandes astuces consiste à utiliser un pad en y mettant du contenu imparfait, à corriger ou comportant de nombreuses fautes d'orthographe. Ce simple fait va pousser instinctivement les personnes, malgré les barrières qu'elles pourraient avoir, à corriger les fautes. Cette astuce est encore plus efficace quand la faute porte sur le nom d'une personne : au souci de l'orthographe irréprochable, s'ajoute l'ego...
Le mal est fait : la personne vit sa première expérience de collaboration !

2. Le brainstorming

Ce premier pas réalisé, une deuxième étape peut être franchie par l'organisation d'un brainstorming collectif c'est-à-dire d'une réunion de collecte d'idées qui permet de rassembler tous les points de vue et les propositions d'écriture du groupe. Cette technique incite les membres à verbaliser les idées, à les confronter entre eux et à les reformuler. Elle stimule en outre la créativité. L'utilisation d'une carte heuristique s'avère très efficace pour recueillir toutes ces données, les hiérarchiser entre elles et offrir une vue d'ensemble.
Le principe est simple : l'animateur fabrique une carte mentale qui reprend les points énoncés par chaque membre et les classe par thème et sous-thème. Projetée à l'écran, celle-ci permet à chacun de voir s'il manque une donnée et d'intervenir ainsi plus facilement. Cela permet de rapidement faire fuser les idées et de prendre en compte chaque point de vue.
Pour en savoir plus sur les cartes mentales

3. La rédaction

Une fois ce travail effectué, le groupe est en mesure d'établir un plan de l'écrit à réaliser. A partir de ce plan, le vrai travail de rédaction va commencer. En amont, il peut être utile de tester différentes modalités d’écritures (individuelles ou directement en groupe, dans quel cadre etc.) pour trouver la configuration qui conviendra le mieux au groupe.
La rédaction peut se faire au travers d'outils en ligne qui permettent à chaque membre d'éditer et de modifier le document, d'améliorer le travail commun d'écriture et d'avoir une vision en temps réel de l'état du document.

Pour un petit groupe
Les Pads se prêtent bien à la rédaction en petit groupe. La mise en page reste cependant limitée. Google Document, comme les Pads, permet de rédiger à plusieurs et de manière synchrone ou pas un document en ligne. Toute modification est automatiquement intégrée à l'écrit de base. L'avantage de ce type d'outil est que le travail n'est jamais isolé et que les membres peuvent voir la construction au fur et à mesure de l'écrit et par là-même faire évoluer leurs idées sur le sujet.


Pour un grand groupe
Pour un plus grand groupe, le Wiki peut être une bonne option. Tout comme Google Doc et le pad, il permet de publier instantanément toute création ou modification de page et d'avoir une vue d'ensemble mais possède d'autres options intéressantes. Il offre en effet la possibilité de commenter les pages, d'avoir une mise en page des contenus plus visuelle, de décider du moment de l'édition du travail en ligne et de gérer l'historique des rédactions. Il permet ainsi un travail collaboratif peut-être plus structuré.




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La méthode des 6 chapeaux

Afin de favoriser l'implication de chacun et l'émergence de nouvelles idées au sein d'un groupe, le psychologue spécialiste des sciences cognitives Edward de Bono a développé en 1987 la méthode dite des "6 chapeaux". Partant du postulat que la recherche de solutions passe par six phases bien distinctes, celle-ci invite chaque membre du groupe à explorer lors d'une réunion six modes de pensée spécifique, symbolisés par six chapeaux de couleurs différentes.

En résumé, les objectifs sont de :
  • Permettre à chaque membre de percevoir une idée, de la penser, sous un angle différent et ainsi de faire évoluer son point de vue sur une question
  • Empêcher la censure d'idées nouvelles au sein d'un groupe
  • Créer un climat favorable aux échanges et à la créativité, favoriser la liberté de parole
  • Résoudre collaborativement des problèmes
  • Offrir une vision globale et approfondie de la situation

Concrètement, une fois le problème posé, chaque membre endosse tour à tour une stature différente en revêtant virtuellement un chapeau et commence à explorer de nouvelles solutions :
  • Le Chapeau blanc symbolise la neutralité. Lorsqu'elle le porte, la personne doit s'attacher à énoncer simplement les faits, en laissant de côté tout ce qui peut relever de l’interprétation
  • Le Chapeau rouge : l’émotion. La personne énonce librement ses sentiments et ses intuitions
  • Le Chapeau vert : la créativité. Elle cherche des alternatives, en essayant de considérer le problème sous un angle nouveau
  • Le Chapeau jaune : la critique positive. Elle admet ses rêves et ses idées les plus folles
  • Le Chapeau noir : la critique négative, le jugement. Elle énonce les faiblesses et les risques que comporte selon elle cette idée
  • Le Chapeau bleu : l'organisation, la canalisation des idées, le processus. Elle s'attache à prendre du recul sur le sujet énoncé

Cette méthode, qui pousse les participants à sortir de leur mode de pensée habituel peut s'avérer très utile dans le cadre de la réalisation d'un écrit collectif.

image Fichemthode_6_CHAPEAUX_Universit_du_Nous.jpg (0.3MB)
Schéma sous licence CC-By-SA. Auteur : Université du Nous

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Le vrai parcours d'un projet


Cette petite BD humoristique appuie là où ça fait mal : le décalage entre les prévisions de la gestion de projet "classique" et le résultat final...
Nous vous la proposons en guise d'introduction aux méthodes dites "agiles", c'est à dire des méthodes de gestion de projet plus flexibles et adaptables.

NB : vous n'êtes pas obligé·e·s de cliquer sur la carte mentale de la dernière diapo. Elle vous présente plus en détail les méthodes agiles, mais nous y revenons tranquillement dans ce module 6 et surtout lors du 2ème regroupement.

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Ecouter

En une phrase "Parler est un besoin, écouter est un art"
Description Cette petite citation de Goethe résume parfaitement la posture essentielle d'animation d'une réunion : se centrer sur l'écoute.
Quelques questions pour interroger sa propre écoute :
  • M'arrive-t-il d'interrompre les autres ?
  • M'arrive-t-il de ne plus écouter sincèrement ce que dit l'autre parce que tu as un besoin intense et urgent d'exposer ton idée ou ton point de vue ?
  • Ai-je déjà essayé d'écouter quelqu'un en te forçant à ne pas réagir, simplement écouter cette personne en te taisant ?
  • M'arrive-t-il de laisser tes pensées aller ailleurs alors que quelqu'un est en train de parler ?

Comme tout travail sur soi, l'écoute idéale n'existe pas et ne doit pas devenir un fardeau de culpabilité. La posture d'animateur·ice de réunion implique cependant de faire de son mieux. Ni plus ni moins.
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Organiser un événement participatif… en 4 étapes

Comment envisager la « participation » à toutes les étapes d'un événement ? Quelles méthodes et quels outils peut-on utiliser pour faire d'un événement un bien commun ?

Remarque
Le déroulé ci-dessous n'est pas une méthode pas-à-pas (qui n'existe évidemment pas), il montre simplement le champ des possibles. Dans la réalité, vous ne pourrez/devrez sans doute pas être "en mode participatif" à toutes les étapes de votre événement.

Bien avant : concevoir l'événement

Le but de cette étape consiste à :
  • imaginer les possibles,
  • réunir les organisateurs,
  • resserrer le champ des possibles peu à peu pour aller vers l'opérationnel.

L'enjeu est d'ouvrir sincèrement l'organisation de l'événement, c'est-à-dire que tout individu ou toute structure ayant envie de rejoindre les organisateurs initiaux doit pouvoir le faire (y compris si cela apporte des avis différents des initiateurs !). Afin de réguler les tensions et conflits, il sera peut-être nécessaire de co-écrire une charte qui énonce clairement les valeurs et les règles de la « communauté d'organisateurs ».

Deux cas de figure :
  • un événement co-organisé dès le début par un collectif (de personnes et/ou de structures) : l'enjeu consiste ici à faire converger peu à peu les intérêts du groupe et à trouver les méthodes et outils adaptés au travail collectif de ce groupe.
  • un événement récurrent initié par une structure, qui souhaite s'ouvrir sur un collectif d'organisation plus large. Cette ouverture se fait progressivement année après année, au fil des éditions de l'événement. L'objectif est alors d'abaisser les barrières à l'entrée de nouveaux co-organisateurs : rendre visibles les éditions précédentes, rendre accessibles les dates de réunions et les outils de suivi des tâches à faire (compte-rendus, tableau kanban), avoir une liste de discussion ouverte à toute personne intéressée...

Outils adaptés à cette étape
  • Faire émerger de nouvelles idées|Brainstorming : Scrumblr, Méthode "Souvenirs du futur"
  • Partager les compte-rendus
    • Notes partagées en direct : pad
    • Partager les compte-rendus sur invitation (stockage et synchronisation de documents) : Dropbox, Hubic, Google Drive, Framadrive
    • Partager les compte-rendus sans connexion préalable : wiki, site web
  • Faciliter les échanges hors-réunion
  • Faciliter l'accès aux réunions
    • Ordre du jour co-construit : pad
    • Visioconférence : Zoom, Jitsi Meet, Skype, Google Hangout
  • Planifier, organiser un retroplanning
    • Outils de gestion de projets : Trello, Framaboard, Wekan
    • Agendas partagés : agenda intégré à un wiki, Google Agenda

Avant : faire connaître l'événement, communiquer

Au cours de cette étape, il s'agit de :
  • faire connaître l'événement,
  • générer le « buzz » social.

Le collectif d'organisateurs constitue en lui-même un outil de communication : les personnes ou structures qui le composent sont autant de relais de communication très impliqués durant cette phase.
En plus du traditionnel plan média (radio, presse, ...), deux types d'outils principaux sont à animer pour cette étape :

1) Les Réseaux sociaux

Facebook :
  • créer un « événement » facebook, où tous les co-organisateurs invitent leur « amis »
  • faire vivre cette page « événement », avec 2 publications par semaine (en alternant par exemple un post fun et un post sérieux, ou des post sous forme de questions qui renvoient vers le site web...)
Twitter : créer un hashtag dédié à l'événement
Linked In ou Viadeo : créer des événements professionnels
Instagram, Pinterest ou Flickr : pour partager ses photos


L'animation des réseaux sociaux peut devenir rapidement chronophage. Répartissez-vous l'animation entre co-organisateurs ou sélectionnez les réseaux sociaux qui vous semblent les plus adaptés à votre public et à votre communication.

2) Un site Internet « gare centrale »

C'est l'espace qui concentre toutes les informations. Il vise à :
  • donner les informations de bases
    • dates et lieu
    • programme détaillé
    • détails pratiques : carte interactive qui montre la localisation de l'événement, ainsi que les transports alentours (accès, covoiturage)
  • mettre en place une inscription qui incite au « tous participants »
    • inscriptions et tarifs, avec un formulaire en ligne
  • poser des questions annexes :
    • chacun donne trois motivations à s'inscrire à cet événement (cela pourra servir à générer des nuages de mots clés affichés durant l"événement)
    • chacun propose trois mots clés à la thématique de cet événement
    • chacun cite deux références bibliographiques qu'il recommande
    • Indiquez ce que vous pouvez avec les autres participants sur cette thématique (pépites, initiatives positives, problématique particulière...)
  • initier un espace d'offre/demande, (voir la Fiche de la Maison des biens communs éphémères) )
    • ce que chacun peut partager avec les autres participants ?
    • ce que chacun est venu chercher sur cet événement ?

Ces questions seront notamment utiles si on prévoit un temps de barcamps durant l'événement.


Barcamp
C'est une rencontre, une non-conférence ouverte, qui prend la forme d'ateliers-événements participatifs où le contenu est fourni par des participants qui doivent tous, à un titre ou à un autre, apporter quelque chose au Barcamp.
C'est le principe « pas de spectateur », « tous participants ».
Source: https://fr.wikipedia.org/wiki/BarCamp

Dans l'idéal, ce site Internet reprendra les publications des réseaux sociaux (reprise du fil Twitter, remontée des publications Facebook, partage des photos postées sur Instagram...)

Outils adaptés à cette étape
  • Réseaux sociaux
    • Facebook : événement à créer, y inviter le plus d'amis possible, animer la page de publications régulières
    • Twitter : définir un hashtag dédié, et commencer à envoyer des tweet qui donne envie d'aller voir le site Internet
    • Réseaux sociaux professionnels : Linkedin ou Viadeo
  • Site Internet « gare centrale »
    • Outil souple type Worpress, SPIP ou Yeswiki
    • Questionnaire intégré : Framaform, LimeSurvey, Google Form sous forme « d'embed », questionnaire bazar directement intégré dans Yeswiki ou extensions sous Wordpress
    • Pour créer un nuage de mots-clés : wordle, tagcrowd


2 exemples inspirants
Les rencontres MOUSTIC (Mise en Œuvre des Usages Sociaux des TIC) sont une iniative de l'association Outils-Réseaux à l'origine. Au fil des éditions, le collectif d'organisateurs s'est élargi et Outils-Réseaux s'est effacée.
L'événement Co-construire illustre aussi parfaitement un événement participatif à toutes les étapes.

Pendant : le(s) jour(s) J !

À cette étape il s'agit de rendre l'événement participatif :
  • en présence : animation participative, possibilité d'interagir (ateliers ou conférence)
  • à distance : retransmission, interaction à distance

Susciter de la participation en présence

En complément (ou en remplacement) de conférence plénière, on pourra recourir à des animations participatives :
  • Jeux coopératifs et brise-glace pour mieux se connaître (peuvent fonctionner avec plusieurs dizaines de participants). Vous trouverez plusieurs boites à outils dans le module 7 également.
  • Ateliers . On choisira des formats d'ateliers adapté à l'objectif qu'on s'est donné. (dans le présent module 7, voir la page "Conseils pour prolonger l'espérance de vie d'un·a animateur·ice"). Par exemple, des « barcamp » permettront aux participants de découvrir de nombreux projets/méthodes (voir détails sur l'organisation d'un barcamp sur le wiki de MoviLab), alors que des « Accélérateurs de projets » permettent de débloquer un projet en organisant l'intelligence collective du groupe. Voir la partie « Pour aller plus loin » pour découvrir d'autres formats.
  • Temps « off », pauses et autres moments informels . Il s'y passe toujours beaucoup de choses, de nouvelles idées, de mises en réseau… autour d'un accueil café-gâteaux. À ne pas négliger !
On veillera à ne pas oublier les personnes qui ne sont pas intégrées dans les réseaux et qui risquent de trouver ces pauses ennuyeuses et/ou improductives. A cet effet, on peut afficher un trombinoscope sous forme de carte (le même que le formulaire d'inscription), ou encore des « avis de recherche » pour s'échanger des services et compétences (Voir un exemple avec la Fiche de la Maison des biens communs éphémères)

Susciter de la participation à distance

On cherche ici à permettre aux personnes qui n'ont pas pu faire le déplacement de participer malgré tout à l'événement. Évidemment, ces outils seront aussi utilisés par les participants présents physiquement !

Sur le site Internet « gare centrale », on intégrera plusieurs outils :
  • Retransmission vidéo des conférences en plénière. Deux cas de figure peuvent apparaître :
    • un événement de grande ampleur avec de nombreux participants. On fera une captation vidéo en direct, soit pour retransmission live, soit pour montage post-événement et on pourra utiliser des solutions d'hébergement en ligne : Ustream, Live Stream.
    • un nombre de participants plus restreint. On peut alors envisager une visioconférence classique, avec interaction audio/vidéo entre les participants en présentiel et les participants à distance. Voir le cours sur les outils audio et visio pour les solutions techniques.
  • Proposer un espace de prises de notes collaborative (pad)
  • Interaction via des messages courts : le « tweetwall » est souvent utilisé. Cet espace concentre tous les messages dans lequel apparaît le hashtag dédié à l'événement, défini dans la seconde étape.
  • Partage en direct de photos et vidéos : exemple de Instagram, Pinterest ou Flickr décrits dans l'étape 2.

Remarque : les conditions de mise en ligne des documents, présentations, images... doivent être clairement annoncées :
  • Les intervenants acceptent-ils que leurs écrits soient diffusés sur le site ?
  • Les intervenants et les organisateurs acceptent-ils que ces écrits soient publiés sous licence Creative Commons ?
  • Les participants qui partagent des photos acceptent-ils d'apposer la licence Creative Commons sur leur œuvre ?

Trucs et astuces (valable à distance et en présence)

Prévenir les participants que l’ensemble des présentations seront mises en ligne sur le site quelques jours à quelques semaines après le séminaire. Cela permet d'éviter que les gens ne passent leur temps à écrire durant les présentations et... n’écoutent plus le contenu !

Les animateurs effectueront des synthèses le plus régulièrement possible au cours du séminaire, quasiment en direct selon la nature des débats, leur complexité, et les moyens informatiques (vidéoprojecteur avec logiciel Free Mind, par ex.). Là encore, cela permettra au public de s'attacher à écouter, à réfléchir et à débattre, plutôt qu’à fixer par écrit les paroles des intervenants.

Après : évaluer et collecter la mémoire

Dernier temps fort de l'événement, il s'agit de :
  • Évaluer via l'envoi
    • à tous les participants : un questionnaire en ligne pour recueillir leurs avis, satisfactions et autres retours.
    • aux participants intéressés pour s'impliquer dans la prochaine édition : inscription à une liste de discussion mail et/ou une date de réunion « débriefing » à venir.
  • Partager : on continuera la collecte de photos et autres notes/retours sur l'événement, afin de transformer le site « gare centrale » en un site « mémoire de l'événement ».



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Trucs et astuces pour des réunions efficaces


Cette page reprend quelques bases de l'animation de réunion. Nous verrons des contenus plus ciblés "réunions participatives" plus tard dans la formation.

Pour varier les plaisirs, et en fonction de votre temps disponible, voici 3 façons d'accéder au contenu sur ce sujet

Cette vidéo est composée de 30 minutes d'intervention puis 20 minutes d'échanges libres. Si la vidéo ne s'affiche pas, cliquez ici : https://videos.lescommuns.org/videos/watch/5cd2f69a-6ea0-423d-98d7-9dbd01fc2825


Cette carte mentale a servi de support au webinaire ci-dessus.

Cliquez sur l'image pour accéder à la carte interactive.
Carte mentale 
Lien vers: https://framindmap.org/c/maps/487965/public

Sandrine Percheval (Esper) a attrapé les éléments-clés de ce webinaire, et les a dessiné.

Etape 1 : la réunion est-elle nécessaire ?

image reunionefficace1_ccbysa_esper_web.png (0.4MB)
Le jeu de la réunion efficace - Ilustration CC-By-Sa, Esper

Etape 2 : si oui, alors rendons-la efficace !

image reunionefficace2_ccbysa_esper_web.png (0.5MB)
Le jeu de la réunion efficace 2/2 - Ilustration CC-By-Sa, Esper




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Trucs et astuces pour construire une animation participative


Avant de choisir son animation : 2 conseils


Quelle animation pour quel objectif ?




Choisir une animation en vue d'un objectif
Le site de communagir.org vers lequel nous vous renvoyons est intéressant par la proposition d’animations en fonction d’objectifs principaux et de maturité du processus de planification collective.


Objectif "Ouvrir ou cloturer une réunion"

Des temps courts qui permettent de poser un cadre, puis de le refermer sereinement.

Objectif "Briser la glace"

Les brise-glaces (ou energisers) ont vocation à donner le ton des rencontres. Dynamique, interactive, "tous participants" etc.
Durant la formation Animacoop, nous en avons déjà expérimenté plusieurs, par exemple :


Objectif "Faire connaissance"

C’est souvent une étape oubliée des rencontres : on rentre dans le vif des sujets, des thématiques traitées et personne n’ose intervenir, surtout dans des groupes où les personnes présentes ne se connaissent pas ou peu. Même dans le cas où elles se connaissent déjà, il peut être intéressant de démarrer la rencontre par un temps d’échange sur un élément encore inconnu du groupe.
Plusieurs activités dites “brise-glace” permettent de sortir du classique tour de table.


Objectif "Discuter , échanger, questionner"

Suite aux jeux d’interconnaissance, l’étape suivante est souvent de poser les bases communes de la thématique principale de la réunion ou de la rencontre. Celle-ci permet de “mettre à niveau” les connaissances de chacun, les méthodes participatives permettant qu’elle ne soit pas descendante et de profiter de l’intelligence collective du groupe.



Objectif "Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations"


Objectif "Décider et rendre visible les décisions"


Objectif "Faire des bilans et évaluer"

L’évaluation d’une rencontre peut également se faire de manière plus animée qu’un simple questionnaire rempli à la va-vite et trop souvent oublié au fond du sac.
Réaliser une évaluation “à chaud” permet d’avoir un premier retour sur la pertinence du contenu de la rencontre et éventuellement de recueillir un certain nombre d’améliorations pour les suivantes.
Exemples : Tête-Corps-Coeur, le questionnaire mobile, etc.

Enchaîner plusieurs animations

S’il peut être difficile de choisir l’animation idéale pour atteindre le résultat souhaité, ce peut être encore plus compliqué d’en choisir plusieurs pour combler une journée en entier. Voici quelques suggestions :
  • Bien répartir le temps : ne pas oublier les temps de déplacement, de pause, de repas
  • Au début de la journée, favoriser les animations qui permettent les échanges
  • Varier la taille des ateliers (petits, moyens, grands groupes)
  • Utiliser l’affichage sur les murs pour voir l’évolution de la journée et, éventuellement les travaux des autres
  • A la fin de la rencontre, faire un retour sur la journée, les suites (engagements) et une évaluation rapide “à chaud” de la satisfaction

Attention aux restitutions longues et répétitives. On peut proposer aux rapporteurs un temps limite (2mn) ou de résumer en 10 mots-clés. Il vaut mieux donner 5mn de plus au travail de synthèse en sous-groupe plutôt que de perdre 5mn dans la présentation au reste du groupe.



Ce cours renvoie vers les fiches de Communagir pour emporter, dont le contenu est la propriété de Communagir.


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