travailler sur les représentations, de préférence en début de formation ou de rencontre : partir de représentations individuelles pour construire des représentations collectives
travailler à la fois en individuel, en petits groupes et en grand groupe : permet d'observer les individus e groupe
Durée : 1h15
Ici l'exemple sera avec 3 questions différentes (donc 3 couleurs de post-it et 3 groupes de dépouillement)
Préparation
Choisir la thématique et les phrases.
Exemple sur l'animation de projet collaboratif :
1. A En tant qu'animateur de projet collaboratif, je dois...
2. A Je choisis le mode collaboratif pour mon projet parce que ...
3.A Ce que je crains quand j'anime des projets collaboratifs c'est ...
Préférez une formulation en "je" plutôt qu'une formule générique
Matériel à prévoir : post-it de 3 couleurs différentes, paper-board, feutres
Étape 1 : introduction (5')
Expliquer que cette méthodo permet de parler tous en même temps tout en s'écoutant
Distribuez et les post-it et demandez aux participants de les numéroter de la manière suivant :
3 post-it de la première couleur : A1 A2 A3
3 post-it de la deuxième couleur : B1 B2 B3
3 post-it de la troisième couleur : C1 C2 C3
Étape 2 : Écriture en individuel (15')
Vous énoncez la phrase A en demandant aux participants d'écrire leur première réponse sur le post-it A1, puis leur seconde réponse sur le post-it A2 etc...
Puis vous demandez de prendre le post-it A2 et vous énoncez la même phrase.
Et de même avec le post-it A3.
Étape 3 : Dépouillement en petits groupes (20')
Constituez 3 groupes de participants. Chaque groupe va dépouiller une question.
Vous leur demandez de regroupement les idées similaires pour dégager des tendances.
Explications sur les pondérations :
Une première manière de pondérer est de valoriser les réponses spontanées : les réponses 1 ont alors 3 points, les 2 ont 2 points et les 3 ont 1 point.
Une deuxième manière de pondérer est de valoriser les réponses les plus réfléchies : les réponses 1 ont alors 1 point, les 2 ont 2 points et les 3 ont 3 points.
Vous pouvez aussi proposer de compter le nombre de post-it par grande idée.
Mettez à leur disposition une feuille de paperboard et des feutres.
Donnez rdv 20 minutes plus tard pour la restitution en grand groupe.
Étape 4 : Restitution en plénière (20')
Chaque groupe présente le résultat de son dépouillement en plénière. Le groupe peut avoir désigné un rapporteur ou présenter collectivement.
Éventuellement debriefing collectif
Avis sur la méthode
Avantages
partager des représentations individuelles sur un sujet, un enjeu
discuter ces représentations en groupes
synthétiser et prioriser ces représentations
Inconvénients
on discute des idées émises par d'autres (voire on les interprète parfois, si la formulation du post-it n'était pas claire ou par mauvaise fois), pas de possibilité de "changer d'avis"
En une phrase
Des rôles plutôt que des fonctions !
Type de fiche
Astuces
Thématique concernée
Partage et circulation de l'information (en présence)
Description
L'animation de la réunion peut être “distribuée” à plusieurs personnes pour des rôles tels que :
un animateur, qui gère le déroulement de l'ordre du jour
un facilitateur qui facilite le passage de parole de l'un à l'autre, qui s'assure que les participants s'écoutent et ne se coupent pas la parole et qui est attentif à ce que chacun puissent parler
un maître du temps qui garantit le “timing” pour chaque point à l'ordre du jour et qui prévient des débordements de temps => "combien de temps pour ce point ?", "il reste X min"...
un scribe pour prendre des notes et/ou garder une trace, réaliser un compte-rendu, un relevé de décisions
Il existe d'autres rôles potentiels, selon les besoins :
un accueilleur, qui accueille les personnes en retard (à voix basse, sans interrompre la réunion) et leur précise où en est la réunion. Les personnes se sentent ainsi intégrées à la réunion sans que le déroulement s'en trouve interrompu.
un scrutateur d'ambiance ou responsable de la convivialité ou garant de la bienveillance ou dynamiseur, qui s'attache à repérer les signes non verbaux des participants et fait des propositions à l'animateur pour adapter le rythme de la réunion.
un scrutateur de la circulation de la parole qui note, sous forme d'un schéma, les personnes qui ont pris la parole et à qui elles se sont adressées (au collectif ? à une personne en particulier ?) et qui le montre en fin de réunion par exemple.
Il peut être intéressant de faire tourner les rôles pour que les personnes du groupe partagent les responsabilités.
Ressources CC-BY-SA Auteures : Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Circulation de la parole
Circulation de la parole
En une phrase
Des règles et un cadre qui sécurisent les participants.
Type de fiche
Astuces
Thématique concernée
Partage et circulation de l'information (en présence)
Description
Quelques outils
Le Bâton de parole : un objet qui est placé au milieu du cercle à prendre pour prendre la parole et à reposer quand on a fini de parler ; pas d'intervention tant que l'objet n'est pas reposé (évite la surréaction et permet à l'intervenant d'aller au bout de son cheminement) ; si on souhaite intervenir, on prend des notes ; on peut aussi prendre l'objet de parole pour créer un silence.
Accords de groupe sur les prises de parole. Il s'agit de décider ensemble des règles de prise de parole (ou règles de vie en réunion) et les afficher ensuite au mur à chaque réunion (des Panneaux indicateurs de paroles). Ex : “Savoir lâcher prise et relativiser”, “Écouter de sorte de pouvoir parler”, “Parler de sorte de pouvoir Écouter”, “le silence est bon”, “Parole consciente”, “Parler avec élan”, “Parler en "Je"”, “Parler au centre” (s'adresser au collectif), “Suspendre ses jugements”, “Laisser de la place à l'autre” et “Savoir trouver sa place”. Il peut y avoir aussi des règles sur les horaires, la mise en place d'un quorum (=nombre minimum de personnes) et les modalités de prise de décision.
Éventuellement prévoir des temps de parole précis pour chaque personne, pour éviter les débordements.
Ressource CC-BY-SA, auteures : Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Ecouter... ...le groupe !
Ecouter... ...le groupe !
En une phrase
Etre en attention au groupe, prendre du recul
Description
"Sentir" un groupe n'est pas toujours aisé, mais il est parfois bien utile de jauger l'ambiance, les tensions, le niveau d'attention des personnes...
Lorsque l'animateur·ice détecte un frein (participants fatigués, tendus) ou une opportunité (envie partagé de travailler ou de discuter d'un sujet...) , deux possibilités :
soit on propose de ré-orienter le déroulé de la réunion (parfois une simple pause supplémentaire suffit, parfois il faut réguler en "crevant" l'abcès des tensions)
soit on invite le groupe à prendre conscience de sa propre dynamique : "si on regarde la situation de l'extérieur, qu'est-il en train de se passer dans notre groupe ?"
En effet, vous avez raison, cette posture est en partie incompatible avec la précédente posture sur l'écoute active :-/
Valider les échanges
Valider les échanges
En une phrase
Est-ce que ça convient à tout le monde ?
Description
La validation des échanges par le groupe, sert à marquer la fin d'un point ou la fin d'une réunion : cela fait appel à la capacité de l'animateur·ice à repérer les points essentiels des discussions et à les synthétiser pour les rendre claires à l’ensemble du groupe et enfin à les faire valider. Le compte-rendu reprendra donc les éléments de cette validation.
S'adapter en live
S'adapter en live
En une phrase
Rester souple et agile
Description
Sans doute la compétence la plus fine de la facilitation : "sentir" le groupe.
Lorsqu'on s'aperçoit que son animation patauge, que le groupe n'est pas dans de bonnes conditions (tensions palpables, actualité hors-norme qui empêche toute concentration...), il vaut mieux arrêter l'animation en cours.
2 solutions sont alors possibles :
1/ vous proposez un autre déroulé sur le vif, en revoyant les ambitions de la réunion à la baisse et en proposant un autre déroulé. Parfois, cela peut signifier changer complètement l'objectif de la réunion, notamment en prenant les tensions à bras le corps et en les traitant avec méthode
1/ Vous aviez prévu que le contexte pouvait être difficile et vous avez donc un plan B ! C'est plus confortable, mais demande plus de préparation et pas toujours facile à anticiper.
Définir des accords de groupe
Définir des accords de groupe
En une phrase
Un cadre qui sécurise les individus et leurs besoins
Type de fiche
Concepts
Astuces
Thématique concernée
Partage et circulation de l'information (en présence)
Description
Les accords de groupes peuvent se définir comme la formalisation d'un cadre collectif qui sécurise la participation des individus à un temps de réunion et qui permet ainsi de remplir les besoins individuels de chacun des participants.
Il est l'aboutissement de l’expression des besoins de chaque participant et, si nécessaire, d'une négociation entre besoins contradictoires. Les accords de groupe prennent souvent la forme d'un nuage de mots ou de petites phrases qui permettent de rendre visible au groupe l'ensemble des besoins de ses membres afin de permettre leur prise en compte par chacun.
Le but des accords de groupe, c'est qu'à travers l'expression des besoins de tous, le temps collectif ne rencontre les limites de personnes. On parle donc bien a priori ici de besoins profonds sur et non de simples préférences, que les participants peuvent formuler à travers une phrase commençant par "Pour que ce moment passé ensemble ne rencontre pas mes limites, j'ai besoin de...". On valide donc généralement les accords de groupe au consentement, en ce sens qu’ils ne remplissent pas nécessairement les préférences de chacun, mais qu'ils ne percutent les limites de personne.
Puisqu'ils sont garants d'un cadre collectif sécurisant, c'est au collectif dans sa globalité qu'il incombe de veiller au respect des accords de groupe. Un rôle peut-être attribué pour dédier à quelqu'un la tâche d'être en attention du respect du cadre à une personne en particulier, mais il ne dédouane personne de sa responsabilité quand à son respect individuel des besoins et limites des autres.
Les accords de groupe doivent
Être co-créés par chaque participant : puisque aucune personne ne peut formuler les besoins ou les limites du moment d'une autre. Une petite méthode d'animation pour co-créer vos accords de groupe. Le temps de formulation des besoins du collectif doit être sanctuarisé et être suffisamment accueillant /serein pour permettre à chacun d'exprimer ses besoins en toute liberté et authenticité,
Être redéfinis dés lors que la composition du groupe change : puisqu'ils sont liés aux individus, dés que la composition du groupe évolue, il faut faire évoluer les accords qui s'adaptent aux besoins des personnes présentes;
Être re-validés à chaque nouveau regroupement : puisque si la composition d'un groupe ne change pas, les besoins et limites de chacun évoluent chaque jour. La re-validation des accords de groupe peut donc être rapide mais elle est nécessaire (à travers un tour de consentement par exemple);
Être rendus visibles : puisqu'ils doivent être respectés tout le temps, ils doivent être visibles et accessibles en permanence, d'autant plus que c'est le groupe dans sa globalité qui est garant du respect de ces accords.
Les accords de groupe ne permettent pas
De sécuriser de manière globale les échanges au sein d'un projet collectif ou d'une organisation : ils sont à privilégier pour les moments de rencontres physiques ou distants de type réunion, mais doivent être complétés par des architectures plus fines à l'échelle d'une organisation (moments dédiés à l'apaisement des tensions, rituels de gestion des conflits, etc...).
De sécuriser les échanges sur des sujets trop brûlants ou dans l'urgence : les accords de groupe reposent principalement sur la capacité de chacun à exprimer avec authenticité ses besoins à respecter les besoins des autres. En situation de conflit interpersonnels ou dans des contextes trop chargés émotionnellement, les accords de groupe doivent être remplacés par des dispositifs de médiation plus complet et pertinents.
Et si nos besoins se marchent sur les pieds ?
Il arrive parfois que les besoins de deux personnes ou plus se percutent, s'opposent. On ne peut pas commencer à travailler sereinement dans ces conditions, les concernés ne pouvant être sereins à ce moment. Dans ce cas, trois petites étapes permettent de débloquer la situation :
Clarifier : inviter chaque concerné à reformuler son besoin pour vérifier qu'il y a vraiment une opposition et bien comprendre ce qu'il y a derrière les mots;
Effectuer une nouvelle proposition : une fois bien compris les besoins exprimés, une reformulation peut-être proposée et passée au consentement auprès des deux intéressés. Exemple :"J'ai besoin de calme VS j'ai besoin de bouger" deviendrait "j'ai besoin de moments de calme ET j'ai besoin de moments pour bouger"
Les "trucs" ci-dessous ciblent la posture d'animateur·ice durant un temps de réunion. A bien différencier de la posture d'animateur·ice d'un projet et/ou d'un groupe, pour laquelle vous trouverez des ressources dans le module 3.
Afin de favoriser l'implication de chacun et l'émergence de nouvelles idées au sein d'un groupe, le psychologue spécialiste des sciences cognitives Edward de Bono a développé en 1987 la méthode dite des "6 chapeaux". Partant du postulat que la recherche de solutions passe par six phases bien distinctes, celle-ci invite chaque membre du groupe à explorer lors d'une réunion six modes de pensée spécifique, symbolisés par six chapeaux de couleurs différentes.
En résumé, les objectifs sont de :
Permettre à chaque membre de percevoir une idée, de la penser, sous un angle différent et ainsi de faire évoluer son point de vue sur une question
Empêcher la censure d'idées nouvelles au sein d'un groupe
Créer un climat favorable aux échanges et à la créativité, favoriser la liberté de parole
Résoudre collaborativement des problèmes
Offrir une vision globale et approfondie de la situation
Concrètement, une fois le problème posé, chaque membre endosse tour à tour une stature différente en revêtant virtuellement un chapeau et commence à explorer de nouvelles solutions :
Le Chapeau blanc symbolise la neutralité. Lorsqu'elle le porte, la personne doit s'attacher à énoncer simplement les faits, en laissant de côté tout ce qui peut relever de l’interprétation
Le Chapeau rouge : l’émotion. La personne énonce librement ses sentiments et ses intuitions
Le Chapeau vert : la créativité. Elle cherche des alternatives, en essayant de considérer le problème sous un angle nouveau
Le Chapeau jaune : la critique positive. Elle admet ses rêves et ses idées les plus folles
Le Chapeau noir : la critique négative, le jugement. Elle énonce les faiblesses et les risques que comporte selon elle cette idée
Le Chapeau bleu : l'organisation, la canalisation des idées, le processus. Elle s'attache à prendre du recul sur le sujet énoncé
Cette méthode, qui pousse les participants à sortir de leur mode de pensée habituel peut s'avérer très utile dans le cadre de la réalisation d'un écrit collectif.
Cette page reprend quelques bases de l'animation de réunion. Nous verrons des contenus plus ciblés "réunions participatives" plus tard dans la formation.
Pour varier les plaisirs, et en fonction de votre temps disponible, voici 3 façons d'accéder au contenu sur ce sujet
Trucs et astuces pour construire une animation participative
Avant de choisir son animation : 2 conseils
1- Clarifier les objectifs de l'animation
2- Faire un état des lieux
Quelle animation pour quel objectif ?
Choisir une animation en vue d'un objectif
Le site de communagir.org vers lequel nous vous renvoyons est intéressant par la proposition d’animations en fonction d’objectifs principaux et de maturité du processus de planification collective.
Objectif "Ouvrir ou cloturer une réunion"
Des temps courts qui permettent de poser un cadre, puis de le refermer sereinement.
La météo intérieure
La météo intérieure
En une phrase
Un bon délesteur émotionnel avant de démarrer une réunion
Objectif·s de l'animation
Ouvrir/cloturer une réunion
DescriptionLa méthode synthétisée
Un exercice où l’on demande aux participants d’exprimer leur état intérieur du moment sous forme de météo.
1. Demandez aux participants de partager leur humeur du moment sous forme de météo: « Si vous étiez un ciel, de quelle couleur seriez vous aujourd’hui ? »
2. À tour de rôle chacun s’exprime autant qu’il le souhaite, sans être interrompu par les autres.
Les brise-glaces (ou energisers) ont vocation à donner le ton des rencontres. Dynamique, interactive, "tous participants" etc.
Durant la formation Animacoop, nous en avons déjà expérimenté plusieurs, par exemple :
Jeux de positionnements / Visualisation de données avec les pieds
Jeux de positionnements / Visualisation de données avec les pieds
En une phrase
Les participants se positionnement les uns par rapport aux autre
Objectif·s de l'animation
S'énergiser, briser la glace
Description
Ce jeu d'inclusion spécial "données ouvertes" permet de démarrer une réunion tout en restant sur le terrain de jeu de la journée... Le principe est simple. Les personnes d'un groupe se répartissent dans l'espace de manière à représenter visuellement des données. Idéalement un animateur donne les consignes, aide les personnes à se placer et donne quelques commentaires de chaque figure.
L'animation dure 10-15 minutes et nécessite un groupe d'au moins une douzaine de personnes.
1ère figure
Le groupe est invité à se répartir dans un espace défini. Il lui est expliqué à quoi peut servir une donnée (mesurer la répartition socio professionnelle d'un groupe, l'âge des individus...). Une des premières formes permettant de faire ce type de mesure est le camembert : l'animateur invite alors le groupe à former un cercle pour représenter le camembert et demande ce qu'il est possible de mesurer avec. En fonction des réponses (exemple : parité), on invite alors les personnes à se répartir dans le cercle par catégorie (H/F)...ce qui permet de réaliser la mesure et la commenter.
2ème figure
Pour la deuxième figure, on peut choisir les histogrammes qui, par exemple, peuvent mesurer par tranche d'âge. Le groupe est alors invité à se mettre en rang en fonctions de repères qu'aura fixé l'animateur et selon leur tranche d'âge. Il est alors possible de commenter la répartition.
3ème figure
Le groupe est invité à se répartir sur une cartographie fictive (NORD-EST-SUD-OUEST) définie dans l'espace, en fonction, par exemple, de son lieu de naissance. Dans un second temps, on lui demande de se répartir sur cette cartographie en fonction de son lieu de travail. On peut aussi commenter les flux migratoires ;-) . La fin peut se faire de manière festive en demandant à toutes et à tous de se rejoindre sur le lieu de la manifestation en cours...
En une phrase
Brise glace simple et ludique où une personne en guide une autre qui chemine les yeux fermés.
Objectif·s de l'animation
S'énergiser, briser la glace
DescriptionLa méthode synthétisée
0. Choisir un espace favorable à la marche (terrain relativement plat, peu d’obstacles, pas de danger à proximité) avec des environnements variés (sols différents, dedans/dehors, stimulations auditives/olfactives).
1. Demander aux participants de se mettre par binôme. L’un ferme les yeux, l’autre guide le premier par la voix et/ou un contact physique.
2. Cheminer quelques minutes avant d’inverser les rôles.
En une phrase
Utiliser une image pour s'exprimer plus facilement en groupe
Objectif·s de l'animation
S'énergiser, briser la glace
Se rencontrer, se présenter
Description
- Mettre à disposition une collection variée d’images/cartes postales et choisir la question.
- Poser la question (image qui vous représente, humeur du jour, opinion sur un sujet).
- Choisir: « Choisissez 1 ou 2 images qui représentent au mieux votre réponse ».
- Échanger en groupe: Chaque participant présente au groupe son image en la posant contre son torse et donne une explication.
Si le groupe est important, présenter en 1 mot
Lorsque la personne s'est exprimée, elle a partagé avec le groupe sa réponse. Il est important d'en tenir compte pour la suite de l'animation (ex : moi j'ai choisi... parceque mon humeur c'est à l'orage, ça ne va pas du tout...)
C’est souvent une étape oubliée des rencontres : on rentre dans le vif des sujets, des thématiques traitées et personne n’ose intervenir, surtout dans des groupes où les personnes présentes ne se connaissent pas ou peu. Même dans le cas où elles se connaissent déjà, il peut être intéressant de démarrer la rencontre par un temps d’échange sur un élément encore inconnu du groupe.
Plusieurs activités dites “brise-glace” permettent de sortir du classique tour de table.
Photolangage
Photolangage
En une phrase
Utiliser une image pour s'exprimer plus facilement en groupe
Objectif·s de l'animation
S'énergiser, briser la glace
Se rencontrer, se présenter
Description
- Mettre à disposition une collection variée d’images/cartes postales et choisir la question.
- Poser la question (image qui vous représente, humeur du jour, opinion sur un sujet).
- Choisir: « Choisissez 1 ou 2 images qui représentent au mieux votre réponse ».
- Échanger en groupe: Chaque participant présente au groupe son image en la posant contre son torse et donne une explication.
Si le groupe est important, présenter en 1 mot
Lorsque la personne s'est exprimée, elle a partagé avec le groupe sa réponse. Il est important d'en tenir compte pour la suite de l'animation (ex : moi j'ai choisi... parceque mon humeur c'est à l'orage, ça ne va pas du tout...)
En une phrase
Marre des tours de table de présentation ?
Objectif·s de l'animation
Se rencontrer, se présenter
Description
Les participants se regroupent en binôme avec la consigne de se présenter à l’autre selon deux ou trois axes choisis par l’animateur (exemple : parcours professionnel / activité actuelle / intérêt pour la rencontre ; travaux en cours / sujet préféré du métier exercé / hobby) pendant 5mn.
Puis le groupe se reconstitue et chaque binôme doit exprimer ce qu’il a retenu de la présentation de l’autre (2mn par personne). La personne présentée peut compléter si des éléments ont été oubliés.
L'intérêt de l'exercice est double :
présenter une autre personne peut être plus facile pour une personne n’osant pas trop s’exprimer;
ce premier échange de proximité permet d'échanger au moins plus directement avec une des personnes de l’assemblée et de mieux connaître l’ensemble du groupe.
Suite aux jeux d’interconnaissance, l’étape suivante est souvent de poser les bases communes de la thématique principale de la réunion ou de la rencontre. Celle-ci permet de “mettre à niveau” les connaissances de chacun, les méthodes participatives permettant qu’elle ne soit pas descendante et de profiter de l’intelligence collective du groupe.
Débat mouvant
Débat mouvant
En une phrase
Créer volontairement la polémique dans un cadre ludique !
Objectif·s de l'animation
Discuter , échanger, questionner
DescriptionLa méthode en quelques étapes
Ce débat permet d’exprimer son opinion en se déplaçant physiquement.
0. Concevoir une ou plusieurs questions clivantes. Dans un espace ouvert matérialiser deux cotés: d’accord/pas d’accord.
1. Expliquer la règle: chacun peut à tout moment exprimer son avis en se déplaçant.
2. Poser la question et inviter les participants à se positionner.
3. Donner alternativement la parole à un camp puis l’autre en régulant / reformulant.
4. Quand le débat s’essouffle, poser la question suivante ou clore.
En une phrase
Un classique de l'intelligence collective, dont on ne se lasse pas !
Objectif·s de l'animation
Discuter , échanger, questionner
Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations
Description
Une question centrale, à partir de laquelle chaque participant·e peut proposer un atelier thématique.
Une idée simple et empreinte de liberté, mais qui demande un cadre bien préparé.
Description
Cette méthode peut prendre des formes différentes, plus ou moins complexes, mais le processus reste la même :
chaque participant apporte des éléments de réponse ou d’intuition face à une problématique posée via des petits papiers
toutes les contributions sont ensuite commentés et classés devant l’assemblée (soit selon une typologie déterminée en amont, soit en fonction de récurrences constatées sur le moment par l’animateur et le groupe).
Le tableau ainsi réalisé permet à chacun de visualiser la problématique sous tous ses angles avec ses points forts et ses points faibles et de partir d’une base de discussion commune
En une phrase
Se projeter dans le futur en imaginant que le projet est déjà terminé et à « se rappeler » ce qui s’est passé.
Objectif·s de l'animation
Discuter , échanger, questionner
DescriptionLa méthode synthétique
0. Concevoir la question.
1. Poser la question: « Quelques mois ou quelques années ont passé et le projet a réussi. Ça été un grand succès pour tous.tes. Pourquoi ? Décrivez ce qui vous a plu en parlant au passé.
2. Réfléchir: notez de manière lisible un « souvenir » par post-it
3. Mettre en commun les souvenirs
4. Capitaliser (TRI PAR AFFINITÉ, MANDALA HOLISTIQUE, …)
Objectif "Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations"
Forum ouvert
Forum ouvert
En une phrase
Un classique de l'intelligence collective, dont on ne se lasse pas !
Objectif·s de l'animation
Discuter , échanger, questionner
Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations
Description
Une question centrale, à partir de laquelle chaque participant·e peut proposer un atelier thématique.
Une idée simple et empreinte de liberté, mais qui demande un cadre bien préparé.
En une phrase
Les participants débattent d’une question ou d’un sujet en petits groupes autour de tables puis changent de table à intervalles réguliers pour féconder les conversations avec les idées issues des rotations précédentes.
Objectif·s de l'animation
Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations
Description
Débat sur un sujet en petits groupes autour de tables puis changent à intervalles réguliers pour polliniser les idées.
0. Créer un espace convivial avec tables et chaises.
1. Accueillir des participants, présenter le processus et les questions à étudier.
2. Discuter le sujet (20-30 min) avec prise de notes.
3. Tourner: l’hôte reste et accueille de nouveaux participants.
4. Tourner: les participants reviennent à leur table d’origine et rédigent une synthèse.
Objectif "Décider et rendre visible les décisions"
La prise de décision au jugement majoritaire
La prise de décision au jugement majoritaire
En une phrase
Voter ou effectuer le meilleur choix... plutôt que le moins pire !
Objectif·s de l'animation
Décider et rendre visible les décisions
Description
Le principe est simple : il s'agit de demander aux personnes de se positionner sur l'ensemble des choix possibles, en leur demandant si comment ils jugent cette possibilité sur une échelle graduée de "oulala c'est la cata" à "ce serait trop tip-top". Une fois tous les votes effectués il suffit de comptabiliser la somme des positionnements des participants et de décider en fonction de ses propres critères définis à l'avance (exclure tous ceux ayant au moins un avis trop négatif, prendre celui qui recueille les avis le plus positif,...).
C'est un mode de prise de décision qui se marrie très bien avec des habitudes de décisions par consentement, dans des situation où il faut choisir entre plusieurs propositions.
Ainsi le jugement majoritaire permet d'éliminer les propositions rencontrant les limites de certains et de conserver celles qui recueillent le plus d'avis positifs, indépendamment du nombre de voie pour l'un ou l'autre des choix possibles. Cela évite notamment la fameuse "tyrannie de la majorité" au profit d'un consentement autour du meilleur choix pour le groupe.
En une phrase
Une alternative au consensus (parfois mou)
Objectif·s de l'animation
Décider et rendre visible les décisions
Description
Là où, pour agir, le consensus exige que tous les participants à une décision soient unanimes, le consentement se contente du fait qu’aucun membre n’y oppose d’objection raisonnable. Une objection est jugée raisonnable si elle bonifie la proposition à l’étude ou l’élimine complètement. L’objection n’est plus synonyme d’obstruction mais d’identification de limites, de tolérances qui deviennent les conditions de réalisation de la proposition. Le processus permet de faciliter l’identification de ces conditions et la mise en pratique des décisions.
L’évaluation d’une rencontre peut également se faire de manière plus animée qu’un simple questionnaire rempli à la va-vite et trop souvent oublié au fond du sac.
Réaliser une évaluation “à chaud” permet d’avoir un premier retour sur la pertinence du contenu de la rencontre et éventuellement de recueillir un certain nombre d’améliorations pour les suivantes. Exemples : Tête-Corps-Coeur, le questionnaire mobile, etc.
Enchaîner plusieurs animations
S’il peut être difficile de choisir l’animation idéale pour atteindre le résultat souhaité, ce peut être encore plus compliqué d’en choisir plusieurs pour combler une journée en entier. Voici quelques suggestions :
Bien répartir le temps : ne pas oublier les temps de déplacement, de pause, de repas
Au début de la journée, favoriser les animations qui permettent les échanges
Varier la taille des ateliers (petits, moyens, grands groupes)
Utiliser l’affichage sur les murs pour voir l’évolution de la journée et, éventuellement les travaux des autres
A la fin de la rencontre, faire un retour sur la journée, les suites (engagements) et une évaluation rapide “à chaud” de la satisfaction
Attention aux restitutions longues et répétitives. On peut proposer aux rapporteurs un temps limite (2mn) ou de résumer en 10 mots-clés. Il vaut mieux donner 5mn de plus au travail de synthèse en sous-groupe plutôt que de perdre 5mn dans la présentation au reste du groupe.
Ce cours renvoie vers les fiches de Communagir pour emporter, dont le contenu est la propriété de Communagir.
Conditions de réussite
Pour assurer le succès d’une telle démarche, l'animateur rappelle les règles. Les participants apportent leur aide dans un esprit bienveillant et sans "juger". Cet exercice requiert de la part des utilisateurs une attention aux autres. Ne pas faire d'intervention trop longue.
Origine de l'outil
Cette méthode dérive de l'entrainement mental créé pendant la guerre 39-45 par Joffre Dumazedier et développé ensuite par le mouvement d'éducation populaire "peuple et culture".
Elle est utilisée un peu différemment dans le cadre de l'analyse de pratique professionnelle.
Une méthode par étape
Étape 0 : préparation (5 min.)
Au début de la rencontre, le groupe doit choisir :
un exposant, qui présente sa situation-problème : il est conseillé qu'elle prépare sa question en amont à partir de sa réflexion sur ce qu’elle vit comme difficulté dans sa pratique professionnelle.
un animateur : gardien de la méthode, du timing, assure le bon déroulement.
un secrétaire qui prendra les notes (ou fonction partagée sur pad)
Étape 1 : exposé de la problématique ou de la situation (5 min)
La personne qui a accepté de soumettre son problème expose le plus clairement possible la situation et son contexte. Elle exprime ensuite la façon dont elle définit le problème. Les autres membres de l’équipe écoutent. . Cette étape se termine de la part de l'exposant par : (je souhaite que le groupe m'aide à...)
Étape 2 : clarification de la problématique (5 min)
Les membres du groupe formulent les questions pour bien cerner la situation. Ils doivent, à cette étape, s’en tenir à des questions d’information factuelle (meilleure compréhension du contexte par exemple). La personne qui a exposé sa situation apporte les précisions ensuite.
Étape 3 : contrat - reformulation de la question (1 min)
La personne qui a exposé sa situation précise clairement ce qu’elle attend des autres membres du groupe. (je voudrais que le groupe m'aide à ....)
Les autres membres du groupe interviennent : donnent leurs impressions, réactions, interprétations... Ils proposent une façon de voir autrement la situation. Ils peuvent faire des suggestions pratiques ou donner des conseils. La personne qui a exposé sa situation écoute et s'engage à ne pas intervenir. Elle a tout intérêt à noter par écrit ce qui lui paraît pertinent de retenir.
Étape 5 : Synthèse et plan d’action (5–10 min)
La personne qui a exposé sa situation prend quelques instants pour finaliser en mini plan d'action des remarques exprimées par les membres du groupe (une synthèse personnelle de ce qu’elle retient). Pendant ce temps , les autres participants notent les idées et remarques qui peuvent leur être utiles dans leurs projets (idées transversales etc)
Après ce temps d'écriture, la personne qui a exposé sa situation présente son plan d'action, indique la façon dont elle entend donner des suites. Les autres membres du groupe n’ont pas à discuter des choix de la personne ou de son plan d’action ; ils se comportent plutôt comme des témoins du cheminement de cette personne ; ils peuvent exprimer leur soutien et leur encouragement.
Étape 6 : Évaluation et intégration des apprentissages, vécu (5 -10 min)
Pour fermer correctement la rencontre, il convient de faire un retour sur ce qui s’est passé. La personne qui a demandé de l’aide peut exprimer son vécu ; le groupe peut évaluer sa façon de procéder et, au besoin, y apporter des correctifs pour la prochaine rencontre. Il est conseillé de prendre quelques minutes pour noter individuellement ce que chacun retient de cette rencontre.
Ecouter
Ecouter
En une phrase
"Parler est un besoin, écouter est un art"
Description
Cette petite citation de Goethe résume parfaitement la posture essentielle d'animation d'une réunion : se centrer sur l'écoute.
Quelques questions pour interroger sa propre écoute :
M'arrive-t-il d'interrompre les autres ?
M'arrive-t-il de ne plus écouter sincèrement ce que dit l'autre parce que j'ai un besoin intense et urgent d'exposer mon idée ou mon point de vue ?
Ai-je déjà essayé d'écouter quelqu'un en me forçant à ne pas réagir, simplement écouter cette personne en me taisant ?
M'arrive-t-il de laisser mes pensées aller ailleurs alors que quelqu'un est en train de parler ?
Comme tout travail sur soi, l'écoute idéale n'existe pas et ne doit pas devenir un fardeau de culpabilité. La posture d'animateur·ice de réunion implique cependant de faire de son mieux. Ni plus ni moins.
Cadrer et réguler
Cadrer et réguler
En une phrase
S'assurer qu'on reste dans le sujet, de façon constructive
Description
Être vigilant aux échanges hors-sujet qui surgiront (immanquablement), et ramener en douceur vers le sujet de la réunion. Si un point précis focalise les échanges (sujet complexe ou clivant) et risque d'accaparer tout le temps disponible, on peut inviter à le re-programmer lors d'un temps/une réunion dédiée.
Garantir le timing, tant sur le déroulé global de la réunion que des prises de paroles trop longues ou trop répétées.
Aller chercher celles·ceux qui ne s'expriment pas ou peu.
Ces recadrages seront d'autant mieux acceptés et légitimes que vous aurez précisé votre rôle au début de la réunion (mon rôle m'autorise à la concision, à recadrer les débats, à garantir la répartition de la parole, à nous ramener vers des postures constructives etc...)
Les phrases-type du facilitateur : "je vous invite à...", "je vous propose de"...
