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Texte et infographie publié par Gatien Bataille et mis à disposition sous licence Creative Commons By-SA

Organisation de son temps et son travail : la technique Pomodoro

Trois minutes. C'est le temps de concentration moyen des adultes sur une tâche intellectuelle, mesuré en 2012 à l'université de Californie. Le reste du temps, on décroche. Surtout en présence d'un écran, d'un smartphone, d'une porte de bureau ouverte à tous les collègues de passage...
Quand on sait qu'il nous faut 10 minutes pour être dans un état de concentration correct pour mener une tâche intellectuelle... On est mal ;-)


En quoi consiste la technique Pomodoro ?

Elle consiste à ne se consacrer pleinement qu'à une tâche à la fois. C'est-à-dire que vous allez choisir une seule et unique tâche (SI c'est possible !) et choisir le nombre de pomodoros pour l'accomplir puis :

1) Pendant 25 minutes, vous n'allez porter attention qu'à la réalisation de cette tâche. Vous ne vous laisserez pas distraire par quoique ce soit d'autres. Vous ne pouvez pas interrompre cette activité pour autre chose et revenir ensuite à votre tâche initiale. Vous ne pouvez pas poursuivre au-delà des 25min, même si vous pensez terminer la tâche avec quelques secondes de plus.

2) Après chaque pomodoro (25min) , vous faites une pause de 3 à 5 min. Il s'agit d'un break total pendant lequel vous ne faîtes rien de stimulant : juste de la relaxation et du fun en somme.

3) Après 4 pomodoros accomplis, vous devez faire une pause plus longue de 15 à 30 min. C'est le moment idéal pour vous livrer à vos actions gourmandes en temps, peu rentables mais faussement libérateurs. Exemple : lisez vos mails, surfez sur le net...

4) Enfin, n'oubliez pas de prendre des notes sur vos pomodoros ;-) Gardez une trace de vos actions pendant la journée et faites le bilan de vos prouesses à la fin de la journée. Cela peut même vous aider à décompter le temps passé sur tel ou tel projet ou activité...

Les outils de la méthode Pomodoro

Pour une méthode qui se veut simple, vous vous douterez que le matériel requis est élémentaire :
  • un minuteur
    • Idéalement un minuteur de cuisine en forme de tomate si vous voulez respecter scrupuleusement la tradition et l'esprit pomodoro
    • Sinon un téléphone, une montre ou un timer en ligne fera l'affaire. A titre d'exemple : https://tomato-timer.com/

Pourquoi la technique de la "tomate" est-elle efficace ?

La méthode de prime abord peut vous sembler contraignante. C'est ce qui fait sa force.
Elle introduit une composante indispensable à tout modèle de réussite : la discipline.

Discipline de la concentration

Idée reçue n °1 : Je suis multitâche, je réalise plusieurs choses à la fois
C'est sans doute une des idées reçues les plus néfastes à la productivité. Des études scientifiques ont prouvé que nous ne pouvons répondre qu 'à un stimulus à la fois.
Si vous croyez être capable de penser ou faire plusieurs choses en même temps, vous êtes dans l'erreur. Vous ne ferez qu'osciller entre les réponses aux différents stimuli qui auront pour effet de vous disperser intellectuellement et physiquement.
Oubliez le multitâche, restez pleinement dévoué à une action unique.

Discipline du temps

Vous ouvrez les yeux. C'est le matin, il est 9h. Horreur, le réveil n'a pas sonné ! On vous attend à l'autre bout de la ville dans 30min.
Vous allez alors vous surprendre à être terriblement efficace.
Pas de temps perdu, vous allez droit à l'essentiel et réussissez à vous préparer pour arriver à l'heure. Ce scénario vous est-il familier ?
Très souvent, si vous vous laissez une certaine durée pour faire une tâche donnée, vous allez de manière élémentaire vous arranger pour réaliser la dite tâche pendant la durée définie. (voir La loi de Parkinson nous dit qu'une tâche s'étale sur la durée qui lui a été allouée)

La technique de la tomate impose de gérer son temps sur une durée de 25 min. Pourquoi cette unité de temps ?
Ces 25 min correspondent à la durée moyenne pendant laquelle le cerveau peut se concentrer sur une chose sans faillir.
La méthode consiste donc à adapter vos périodes de travail à vos facultés de concentration.

Les pauses

Elles sont aussi nécessaires que le travail. Sans elles vous ne pourrez pas durer et votre travail perdra sensiblement de son efficacité.
Elles permettent d'éliminer le stress.
Il vous faut relâcher la pression. Etirez-vous. Bougez. Dansez. Le corps autant que l'esprit a besoin de se régénérer.
Les longues pauses, elles, permettent également d'échapper un instant à une discipline trop rigoureuse. Trop de discipline tue la discipline.

Les limites de la tomate

  • Il est parfois frustrant d'interrompre une activité stimulante au bout des 25 minutes. Mais discipline oblige...
  • Il est aussi indiqué de ne pas employer cette technique pendant son temps libre, lorsqu'on s'adonne à une passion ou dans ses relations avec les autres (famille, amis et amours).
  • Enfin, si la technique Pomodoro permet de bien faire, il reste indispensable de définir quoi faire.

image infographie_pomodoro.png (0.2MB)

Vous avez compris que c'est un cadre dont on peut s'extraire ;-)
Le plus important est de retenir qu'on est efficace quand on travaille sur UNE et UNE seule chose à la fois, que ce soit pendant 15, 25 ou 40 min.



Texte et infographie publié par Gatien Bataille et mis à disposition sous licence Creative Commons By-SA

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Comme d'habitude, ces "outils" ne se suffisent souvent pas à eux-mêmes et ne nous rendent pas "efficient" du jour au lendemain. Nous en présentons quelques-uns durant Animacoop afin de conscientiser nos logiques de travail et de cibler des façons d'améliorer notre organisation personnelle.
Dans la vraie vie, il est très probable que votre organisation sera un mix de plusieurs méthodes, avec plus ou moins de rigidité dans l'application de celles-ci.


La matrice d'Eisenhower


Cette matrice propose de classer ses tâches à faire selon 4 cadrans.

image matrice_eisenhower_adaptation_Collecticc.png (58.9kB)


Dan NOEL vous détaille cela en vidéo, à partir de 3'10 (lecture automatique)





Besoin de retours ? Fabienne utilise cette matrice dans son bureau, au quotidien. Demandez-lui ! ;-)



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Texte publié par Lilian Ricaud (formateur Animacoop Toulouse) et mis à disposition sous licence Creative Commons By-SA

La méthode Co-pomodoro


Votre assiduité et votre mémoire sans faille vous auront signalé que nous avons décrit la méthode "Pomodoro" dans le module 2. La méthode ci-dessous rajoute une dimension collaborative à cette méthode.

Ingrédients du Co-Pomodoro

Pour éviter que vous recopiez bêtement la recette sans en comprendre les points importants, je livre d’abord les ingrédients choisis et la raison de ce choix. En comprenant leur rôle vous pourrez en remplacer certains avec vos propres ingrédients.

Souvent négligée l’invitation est un des ingrédients les plus importants. Elle permet d’indiquer aux participants pourquoi ils devraient être là et comment va se dérouler la rencontre.
Si les participants ont le choix de venir ou non, l’invitation leur donne des clés pour savoir ce que leur présence à la réunion va leur apporter et ce qu'eux-mêmes pourront apporter à la rencontre.
Celui qui lance l’invitation à une certaine légitimité à proposer un format particulier. Si c’est le cas, il est intéressant de proposer les règles du jeu en amont en lançant l’invitation.

Clarifier bien votre intention avant de lancer l’invitation. Pourquoi nous réunissons nous ? Quel est le but ? La durée ? La méthode ? Pour que ce soit clair pour les autres, il faut que ce soit d’abord clair pour vous.
Les facilitateurs Art of Hosting (une approche de facilitation de rencontre très reconnue) utilisent beaucoup la notion de check in et de check out (que je traduis par ouverture/inclusion et clôture/séparation).

Le check-in est le moment où les participants s’intègrent dans le groupe et le moment présent pour travailler ensemble autour d’un objectif commun. Ce moment est particulièrement important, car il permet à chacun de se mettre en phase, de s’aligner avec le groupe et d’être vraiment dans ce que l’on fait.

Pour l’ouverture j’utilise la technique de la météo intérieure. Très simple et néanmoins très puissante, cette technique consiste à partager avec le groupe son état d’esprit du moment sous forme de météo.
Quelle couleur de ciel êtes vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelque nuages ? Est ce que vous êtes embrumé parce que vous avez fini un projet très tard la nuit dernière et que vous n’avez pas assez dormi ?


Ce moment d’ouverture/inclusion a deux avantages:
  • il permet à la personne qui parle de « laisser ses bagages à l’entrée », c’est à dire sortir ce qui lui pèse, ce qu’elle peut avoir en tête ou sur le cœur. En verbalisant ce qu’on a en soi et en se sentant accepté on peut ensuite être pleinement dans la rencontre et s’y consacrer entièrement.
  • il permet au groupe d’avoir un contexte pour la discussion. Si je sais que tu n’as pas assez dormi ou que tu as un projet en retard, je comprendrai mieux tes impatiences, signes d’irritation ou ton manque de participation. C’est particulièrement important à distance ou tout un tas de signaux non verbaux ne sont pas présents.

Comme la technique « Souvenir du futur » (voir cet article sur la co-création d’un kit d’évènements co-créatifs) ce format est intéressant car il permet à chacun de partager un peu de sa personnalité tout en gardant un contrôle complet sur ce que l’on livre de soi. On peut ainsi choisir de livrer des choses très personnelles ou bien rester général sans avoir besoin de trop se dévoiler.

Sur les Check in, lisez https://bloculus.com/core-protocols-2-check-in/
Avez vous déjà assisté à une réunion de travail prévue pour durer 2h, mais qui déborde, empêchant de planifier d’autres taches et qui au final fait perdre une demi journée ?
La loi de Parkinson stipule que « Un travail s’étend jusqu’à occuper tout le temps qui lui est imparti ». C’est à dire que si vous planifiez une réunion de deux heures pour un travail, ce travail sera fait en deux heures, même si une seule aurait suffit. Si aucune durée n’est précisée, cela peut durer indéfiniment… Sans aller dans l’excès une certaine contrainte de temps est donc utile et force à avancer et à faire des choix. De plus le fait que tout le monde sache que le temps prévu ne sera pas dépassé augmente la motivation de participer.

Pour la gestion du temps et des cycles de travail j’ai donc adapté la technique Pomodoro pour un travail en ligne.

Dans la technique originale, le temps de chaque cycle est de 25 minutes. En travail en groupe ce temps est bien trop court pour arriver à la fois à se mettre dedans et à produire quelque chose. D’un autre coté, une heure de travail à distance commence à faire beaucoup et au delà l’attention décline. 45 minutes, c’est plus long qu’un Pomodoro classique, mais assez court pour forcer le groupe à faire des choix et devoir être efficace pour avancer.
La pause est un élément important, particulièrement à distance où on est obligé de focaliser attentivement sur l’écoute pour compenser l’absence de contact direct et ou la fixation de l’écran crée de la fatigue nerveuse.

Accepter qu’une pause est un moment à part entière de la rencontre c’est reconnaître que nous ne sommes pas des machines ou des cerveaux sur pattes, mais des humains avec un corps, vivant, avec ses propres besoins, que nous avons une capacité d’attention limitée et qu’il est utile de se laisser un temps libre pour mieux repartir avec l’esprit clair.

Pendant la pause, il est possible d’aller au toilette, boire, fumer une cigarette, marcher, s’étirer, fermer les yeux, …
Les facilitateurs Art of Hosting insistent sur l’importance de bien conclure la rencontre. C’est le moment ou le groupe se sépare et les individus retournent à leur routine. Bien finir permettra de bien reprendre la prochaine fois.
Je n’ai pas encore de format check out précis, mais généralement 5 minutes avant la fin, nous faisons un petit bilan de ce qu’il reste à faire, qui va faire quoi et fixons une date pour la prochaine rencontre.

Sur le check-out, vous pouvez lire https://bloculus.com/core-protocols-4-check-out/
Pad de co-écriture, Google Doc, Mindmap en ligne. Le choix est le votre, mais dans tous les cas il vraiment intéressant d’avoir un outil de prise de note à plusieurs et en direct.

Créer le compte rendu en direct évite d’avoir y revenir péniblement plus tard et permet aussi à chacun de le corriger sur le moment.

Le compte rendu permet ensuite à ceux qui n’étaient pas présents de revoir ce qui s’est passé mais peut aussi servir de fil conducteur entres les rencontres, garder une trace des choses à faire et de qui les fait.

Si au départ il est intéressant de désigner un « scribe » chargé de prendre les notes (avec possibilité de faire tourner le rôle à chaque réunion), pour les groupes « matures » la prise de note collaborative marche généralement bien avec un souvent une ou deux personnes plus à l’aise ou spontanément impliquées dans la prise de note.

Recette du Co-Pomodoro

Invitation
Annoncer clairement intention: but, format, durée de la rencontre

Ouverture
Pour se mettre tous en phase et rentrer dans la réunion, commencer par un tour du cercle, où chacun donne brièvement sa “météo intérieure”. Quelle couleur de ciel êtes vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelques nuages ?

Pomodoro 1
45 min de travail. Un chrono est mis en place. au bout de 45 min, on arrête, même si la discussion était intéressante.

pause
5 min de pause. On se déconnecte, on va chercher un café, on marche un peu, on respire avant de reprendre

Pomodoro 2
45 min de travail, 5-10 min avant la fin on fait le bilan, liste des choses à faire, on fixe la prochaine réunion

Clôture
5 minutes pour planifier la prochaine rencontre, vérifier la répartition des tâches, se dire au revoir.

Fin de la rencontre

D’autres techniques de réunion efficaces en ligne ?

Même si le télétravail existe depuis longtemps on ne trouve pas beaucoup de formats de rencontres spécifiquement adaptés pour des réunions en ligne.

Le Co-Pomodoro, format assez court pour être programmé régulièrement et assez long pour avoir le temps de travail donne un cadre qui facilite une interaction productive.

Cette trame peut être modifiée avec vos propres ingrédients. Par exemple, les séquences pomodore peuvent être combinée avec un format particulier d’animation, de prise de paroles, de réflexion ou d’action collective.

> Article initial de Lilian Ricaud


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Prendre des décisions dans mon collectif


Avertissement : cette page est (trop chargée). Ne tentez pas de tout lire, mais repérez ce qui est important pour vous et les besoins de vos groupes et vos projets


Cette page traite de la prise de décision pour des groupes de quelques dizaines de personnes (COPIL, groupes projets, équipes,...). Ces contenus ne sont plus nécessairement toujours pertinent quand on s'adresse à des groupes de plusieurs centaines ou milliers de personnes (concertation de territoires, démocratie participative...).


Une petite vidéo introductive :



"La prise de décision est un processus cognitif complexe, différent de la réaction instinctive et immédiate, visant à la sélection d'un type d'action parmi différentes alternatives. Ce processus est théoriquement basé sur des critères de choix, et sur une analyse des enjeux et des options et conduit à un choix final." Wikipédia, prise de décision

On distinguerait donc la prise de réaction, qui implique la conscience d'un choix ainsi qu'un processus de réflexion plus ou moins long, de la réaction instinctive immédiate. La réalité est sans doute beaucoup plus complexe, les neurosciences commençant tout juste à mettre à jour les notions d'intelligence émotionnelles et la place de nos émotions dans des choix que l'on pense "rationnels" et analytiques.


Nos réflexions et expérimentations autour de la prise de décision partagée nous amène à partager quelques idées directrices sur le sujet :






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Gérer la sur-information, éviter l'infobésité


Pour varier les plaisirs, et en fonction de votre temps disponible, voici 3 façons d'accéder au contenu sur ce sujet

Cette vidéo est composé de 30 minutes d'intervention puis 20 minutes d'échanges libres.


Cette carte mentale a servi de support au webinaire ci-dessus. Est-elle compréhensible sans le discours oral qui l'accompagne ? Je serai curieux d'avoir vos avis...

Cliquez sur l'image pour accéder à la carte interactive.
Carte mentale

Sandrine Percheval (Esper) a attrapé les éléments-clés de ce webinaire, et les a dessiné.

Etape 1 : comprendre les mécanismes. Mais que nous arrive-t-il ?

image image_gererlasurinformationeviterlinfobesite2_infobesite_1_ccbysaesper_web.png (0.3MB)
Etape 1 : comprendre les mécanismes. Mais que nous arrive-t-il ?

Etape 2 : passer à l'action pour retrouver un peu de contrôle

image image_conseilsdejedipourgerersoninfobesite_infobesite_2_ccbysaesper_web.png (0.3MB)
Etape 2 : passer à l'action pour retrouver un peu de contrôle



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Le vrai parcours d'un projet


Cette petite BD humoristique appuie là où ça fait mal : le décalage entre les prévisions de la gestion de projet "classique" et le résultat final...
Nous vous la proposons en guise d'introduction aux méthodes dites "agiles", c'est à dire des méthodes de gestion de projet plus flexibles et adaptables.

NB : vous n'êtes pas obligé·e·s de cliquer sur la carte mentale de la dernière diapo. Elle vous présente plus en détail les méthodes agiles, mais nous y revenons tranquillement dans ce module 6 et surtout lors du 2ème regroupement.

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Organiser un événement participatif… en 4 étapes

Comment envisager la « participation » à toutes les étapes d'un événement ? Quelles méthodes et quels outils peut-on utiliser pour faire d'un événement un bien commun ?

Remarque
Le déroulé ci-dessous n'est pas une méthode pas-à-pas (qui n'existe évidemment pas), il montre simplement le champ des possibles. Dans la réalité, vous ne pourrez/devrez sans doute pas être "en mode participatif" à toutes les étapes de votre événement.

Bien avant : concevoir l'événement

Le but de cette étape consiste à :
  • imaginer les possibles,
  • réunir les organisateurs,
  • resserrer le champ des possibles peu à peu pour aller vers l'opérationnel.

L'enjeu est d'ouvrir sincèrement l'organisation de l'événement, c'est-à-dire que tout individu ou toute structure ayant envie de rejoindre les organisateurs initiaux doit pouvoir le faire (y compris si cela apporte des avis différents des initiateurs !). Afin de réguler les tensions et conflits, il sera peut-être nécessaire de co-écrire une charte qui énonce clairement les valeurs et les règles de la « communauté d'organisateurs ».

Deux cas de figure :
  • un événement co-organisé dès le début par un collectif (de personnes et/ou de structures) : l'enjeu consiste ici à faire converger peu à peu les intérêts du groupe et à trouver les méthodes et outils adaptés au travail collectif de ce groupe.
  • un événement récurrent initié par une structure, qui souhaite s'ouvrir sur un collectif d'organisation plus large. Cette ouverture se fait progressivement année après année, au fil des éditions de l'événement. L'objectif est alors d'abaisser les barrières à l'entrée de nouveaux co-organisateurs : rendre visibles les éditions précédentes, rendre accessibles les dates de réunions et les outils de suivi des tâches à faire (compte-rendus, tableau kanban), avoir une liste de discussion ouverte à toute personne intéressée...

Outils adaptés à cette étape
  • Faire émerger de nouvelles idées|Brainstorming : Scrumblr, Méthode "Souvenirs du futur"
  • Partager les compte-rendus
    • Notes partagées en direct : pad
    • Partager les compte-rendus sur invitation (stockage et synchronisation de documents) : Dropbox, Hubic, Google Drive, Framadrive
    • Partager les compte-rendus sans connexion préalable : wiki, site web
  • Faciliter les échanges hors-réunion
  • Faciliter l'accès aux réunions
    • Ordre du jour co-construit : pad
    • Visioconférence : Zoom, Jitsi Meet, Skype, Google Hangout
  • Planifier, organiser un retroplanning
    • Outils de gestion de projets : Trello, Framaboard, Wekan
    • Agendas partagés : agenda intégré à un wiki, Google Agenda

Avant : faire connaître l'événement, communiquer

Au cours de cette étape, il s'agit de :
  • faire connaître l'événement,
  • générer le « buzz » social.

Le collectif d'organisateurs constitue en lui-même un outil de communication : les personnes ou structures qui le composent sont autant de relais de communication très impliqués durant cette phase.
En plus du traditionnel plan média (radio, presse, ...), deux types d'outils principaux sont à animer pour cette étape :

1) Les Réseaux sociaux

Facebook :
  • créer un « événement » facebook, où tous les co-organisateurs invitent leur « amis »
  • faire vivre cette page « événement », avec 2 publications par semaine (en alternant par exemple un post fun et un post sérieux, ou des post sous forme de questions qui renvoient vers le site web...)
Twitter : créer un hashtag dédié à l'événement
Linked In ou Viadeo : créer des événements professionnels
Instagram, Pinterest ou Flickr : pour partager ses photos


L'animation des réseaux sociaux peut devenir rapidement chronophage. Répartissez-vous l'animation entre co-organisateurs ou sélectionnez les réseaux sociaux qui vous semblent les plus adaptés à votre public et à votre communication.

2) Un site Internet « gare centrale »

C'est l'espace qui concentre toutes les informations. Il vise à :
  • donner les informations de bases
    • dates et lieu
    • programme détaillé
    • détails pratiques : carte interactive qui montre la localisation de l'événement, ainsi que les transports alentours (accès, covoiturage)
  • mettre en place une inscription qui incite au « tous participants »
    • inscriptions et tarifs, avec un formulaire en ligne
  • poser des questions annexes :
    • chacun donne trois motivations à s'inscrire à cet événement (cela pourra servir à générer des nuages de mots clés affichés durant l"événement)
    • chacun propose trois mots clés à la thématique de cet événement
    • chacun cite deux références bibliographiques qu'il recommande
    • Indiquez ce que vous pouvez avec les autres participants sur cette thématique (pépites, initiatives positives, problématique particulière...)
  • initier un espace d'offre/demande, (voir la Fiche de la Maison des biens communs éphémères) )
    • ce que chacun peut partager avec les autres participants ?
    • ce que chacun est venu chercher sur cet événement ?

Ces questions seront notamment utiles si on prévoit un temps de barcamps durant l'événement.


Barcamp
C'est une rencontre, une non-conférence ouverte, qui prend la forme d'ateliers-événements participatifs où le contenu est fourni par des participants qui doivent tous, à un titre ou à un autre, apporter quelque chose au Barcamp.
C'est le principe « pas de spectateur », « tous participants ».
Source: https://fr.wikipedia.org/wiki/BarCamp

Dans l'idéal, ce site Internet reprendra les publications des réseaux sociaux (reprise du fil Twitter, remontée des publications Facebook, partage des photos postées sur Instagram...)

Outils adaptés à cette étape
  • Réseaux sociaux
    • Facebook : événement à créer, y inviter le plus d'amis possible, animer la page de publications régulières
    • Twitter : définir un hashtag dédié, et commencer à envoyer des tweet qui donne envie d'aller voir le site Internet
    • Réseaux sociaux professionnels : Linkedin ou Viadeo
  • Site Internet « gare centrale »
    • Outil souple type Worpress, SPIP ou Yeswiki
    • Questionnaire intégré : Framaform, LimeSurvey, Google Form sous forme « d'embed », questionnaire bazar directement intégré dans Yeswiki ou extensions sous Wordpress
    • Pour créer un nuage de mots-clés : wordle, tagcrowd


2 exemples inspirants
Les rencontres MOUSTIC (Mise en Œuvre des Usages Sociaux des TIC) sont une iniative de l'association Outils-Réseaux à l'origine. Au fil des éditions, le collectif d'organisateurs s'est élargi et Outils-Réseaux s'est effacée.
L'événement Co-construire illustre aussi parfaitement un événement participatif à toutes les étapes.

Pendant : le(s) jour(s) J !

À cette étape il s'agit de rendre l'événement participatif :
  • en présence : animation participative, possibilité d'interagir (ateliers ou conférence)
  • à distance : retransmission, interaction à distance

Susciter de la participation en présence

En complément (ou en remplacement) de conférence plénière, on pourra recourir à des animations participatives :
  • Jeux coopératifs et brise-glace pour mieux se connaître (peuvent fonctionner avec plusieurs dizaines de participants). Vous trouverez plusieurs boites à outils dans le module 7 également.
  • Ateliers . On choisira des formats d'ateliers adapté à l'objectif qu'on s'est donné. (dans le présent module 7, voir la page "Conseils pour prolonger l'espérance de vie d'un·a animateur·ice"). Par exemple, des « barcamp » permettront aux participants de découvrir de nombreux projets/méthodes (voir détails sur l'organisation d'un barcamp sur le wiki de MoviLab), alors que des « Accélérateurs de projets » permettent de débloquer un projet en organisant l'intelligence collective du groupe. Voir la partie « Pour aller plus loin » pour découvrir d'autres formats.
  • Temps « off », pauses et autres moments informels . Il s'y passe toujours beaucoup de choses, de nouvelles idées, de mises en réseau… autour d'un accueil café-gâteaux. À ne pas négliger !
On veillera à ne pas oublier les personnes qui ne sont pas intégrées dans les réseaux et qui risquent de trouver ces pauses ennuyeuses et/ou improductives. A cet effet, on peut afficher un trombinoscope sous forme de carte (le même que le formulaire d'inscription), ou encore des « avis de recherche » pour s'échanger des services et compétences (Voir un exemple avec la Fiche de la Maison des biens communs éphémères)

Susciter de la participation à distance

On cherche ici à permettre aux personnes qui n'ont pas pu faire le déplacement de participer malgré tout à l'événement. Évidemment, ces outils seront aussi utilisés par les participants présents physiquement !

Sur le site Internet « gare centrale », on intégrera plusieurs outils :
  • Retransmission vidéo des conférences en plénière. Deux cas de figure peuvent apparaître :
    • un événement de grande ampleur avec de nombreux participants. On fera une captation vidéo en direct, soit pour retransmission live, soit pour montage post-événement et on pourra utiliser des solutions d'hébergement en ligne : Ustream, Live Stream.
    • un nombre de participants plus restreint. On peut alors envisager une visioconférence classique, avec interaction audio/vidéo entre les participants en présentiel et les participants à distance. Voir le cours sur les outils audio et visio pour les solutions techniques.
  • Proposer un espace de prises de notes collaborative (pad)
  • Interaction via des messages courts : le « tweetwall » est souvent utilisé. Cet espace concentre tous les messages dans lequel apparaît le hashtag dédié à l'événement, défini dans la seconde étape.
  • Partage en direct de photos et vidéos : exemple de Instagram, Pinterest ou Flickr décrits dans l'étape 2.

Remarque : les conditions de mise en ligne des documents, présentations, images... doivent être clairement annoncées :
  • Les intervenants acceptent-ils que leurs écrits soient diffusés sur le site ?
  • Les intervenants et les organisateurs acceptent-ils que ces écrits soient publiés sous licence Creative Commons ?
  • Les participants qui partagent des photos acceptent-ils d'apposer la licence Creative Commons sur leur œuvre ?

Trucs et astuces (valable à distance et en présence)

Prévenir les participants que l’ensemble des présentations seront mises en ligne sur le site quelques jours à quelques semaines après le séminaire. Cela permet d'éviter que les gens ne passent leur temps à écrire durant les présentations et... n’écoutent plus le contenu !

Les animateurs effectueront des synthèses le plus régulièrement possible au cours du séminaire, quasiment en direct selon la nature des débats, leur complexité, et les moyens informatiques (vidéoprojecteur avec logiciel Free Mind, par ex.). Là encore, cela permettra au public de s'attacher à écouter, à réfléchir et à débattre, plutôt qu’à fixer par écrit les paroles des intervenants.

Après : évaluer et collecter la mémoire

Dernier temps fort de l'événement, il s'agit de :
  • Évaluer via l'envoi
    • à tous les participants : un questionnaire en ligne pour recueillir leurs avis, satisfactions et autres retours.
    • aux participants intéressés pour s'impliquer dans la prochaine édition : inscription à une liste de discussion mail et/ou une date de réunion « débriefing » à venir.
  • Partager : on continuera la collecte de photos et autres notes/retours sur l'événement, afin de transformer le site « gare centrale » en un site « mémoire de l'événement ».



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